¿Cuáles son los objetivos del departamento de compras?

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El mundo empresarial cambia a pasos agigantados y el departamento de compras no se queda atrás. Como director de compras seguro que te has dado cuenta de que en los últimos años los objetivos del departamento de compras y sus funciones han dado un giro de 180 grados.

El departamento de compras es la parte esencial de toda empresa. Contar con las herramientas adecuadas para llevar a cabo un proceso de compra óptimo es indispensable. Puesto que, este influye de manera radical en la cuenta de resultados de cualquier corporación a final de cada año económico.

Pero, ¿sabes realmente cuáles son sus objetivos? En Avanti Lean queremos ayudarte, por ello vamos a explicarte detalladamente todo. ¡Toma nota!

Nueva llamada a la acción

En este post vamos a analizar esta nueva concepción del departamento de compras dentro del organigrama empresarial. Vamos a establecer los roles de compra más interesantes para su optimización. También trataremos los nuevos matices que caracterizan las compras en una empresa en base a unas políticas alineadas con los objetivos globales de la corporación.

No obstante, el blog de Avanti – Lean  es un espacio online multidisciplinar diseñado para poder compartir contigo el expertise adquirido a lo largo de nuestro bagaje profesional. Por este motivo, aquí te dejamos otros artículos relacionados que consideramos que podrían resultarte de interés.

Objetivos del departamento de compras

 

1. Procedimiento de compras como elemento detector de las necesidades de la empresa.

La ruptura de la verticalidad del proceso productivo explicaría de manera clara el auge de la importancia que las funciones de compras tienen para una empresa a día de hoy. Es por ello que, de manera necesaria, nuestra entidad necesita colaborar con una serie de proveedores para realizar su actividad comercial.

Uno de los principales objetivos del departamento de compras es utilizar el proceso de compra como elemento intermediario entre empresa y proveedores. Se evaluará el coste de los materiales necesarios para el desarrollo de nuestra actividad empresarial al tiempo que propone diferentes categorías de compra que en la actualidad podríamos encontrar en el mercado donde opere nuestra entidad.

 

✍ La comunicación del encargado de compras con el resto de responsables es otra cuestión de superlativa importancia para el correcto funcionamiento del departamento en sí.

Este deberá informar al departamento comercial de una empresa o a su oficina de proyectos de forma constante sobre nuevos materiales y técnicas que se encuentren en el sector económico donde opere nuestra compañía y que resulten beneficiosas para la misma.

Otro aspecto fundamental para cambiar la concepción actual que tenemos sobre el procedimiento de compras de una empresa es la necesidad de acortar la separación que de forma pretérita se imponía en la relación con el departamento de ventas de la misma entidad.

Según una previsión de ventas se realizará un programa de fabricación. En función de sus timings el departamento de compras marcara las necesidades requeridas por la actividad de nuestra empresa para cada categoría de compra.

Nueva llamada a la acción

¿El objetivo? Empoderar nuestro departamento dentro de la estructura empresarial. Se le daría la responsabilidad de que toda la empresa disponga de los mejores materiales, en el momento necesario y con el precio más competitivo.

 

 

 

De esta forma, los diversos tipos de compras que realizamos desde el departamento son vistos como una forma de generar beneficios. Nunca se verán como un elemento de generación de gastos.

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2. ¿Make or buy? La importancia del departamento de compras en esta cuestión.

¿Hacer o comprar? Para la resolución del eterno dilema que se puede apreciar en cualquier corporación, la información aportada por el gerente de compras y su departamento deben convertirse en la brújula principal que oriente las decisiones de nuestra entidad.

Ejemplo práctico de esto podría ser el caso de IBM. No dudó en utilizar al departamento de compras como palanca de apoyo para combatir la crisis que experimentaba la compañía en el año 1993.

La forma en la que negociamos con un proveedor es otro aspecto clave en este punto del proceso.

El departamento de compras en una empresa habilita la posibilidad de que proveedores cualificados entren en competencia con nuestros proveedores habituales. Este elemento diferencial puede ser una carta perfecta de negociación para ejercer presión frente a este segundo grupo de sujetos y obtener importantes mejoras competitivas muy beneficiosas para nuestra entidad.

En este punto del proceso debemos de desarrollar las pertinentes actividades de búsqueda y evaluación de proveedores de nuestra empresa. Se aportará tras el proceso un estudio final donde se especifiquen cuáles son los sujetos idóneos para satisfacer las necesidades de nuestra corporación.

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3. Conocer a la cadena de proveedores

Otra de las tareas fundamentales del departamento de compras es el conocimiento exhaustivo de su cadena de proveedores como elemento clave para preparar la futura compra. A pesar de que pudiera parecer lo mismo que hemos establecido en el punto anterior, existen fuertes diferencias entre estos procesos.

Uno de los economistas que mejor supo entender esta cuestión fue Theodore Levitt, economista americano y profesor en la escuela de negocios Harvard Business School. En sus diferentes ensayos, el autor hablaba de la relación entre comprador y vendedor como un matrimonio.

✨ La calidad del matrimonio determinará la relación de negocios que existiría entre ambos sujetos, pudiendo ser de larga duración o convocándonos al poco tiempo al divorcio conyugal.

Con independencia de cuál sea el resultado final, hay algo que se impone de manera imperativa en el control de compras de una empresa. Ambos sujetos deben tener interés en esta relación, por lo que ambos deben tomar decisiones para que esta funcione lo mejor posible.

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4. Realizar las compras en una empresa

 

Los anteriores pasos permiten allanar el camino para realizar las adquisiciones finales desde la oficina de compras. Recibidas las propuestas y conocidos los diferentes sujetos proveedores con los que podremos colaborar, debemos tomar las oportunas decisiones de compra.

✨ En contra de lo que pudiera parecer, el cumplimiento de estos objetivos del departamento de compras requieren de una alta profesionalización por parte de nuestro equipo de compras.

La relación entre proveedor y vendedor se consuma en forma de contrato de suministro. Es fundamental que nuestro equipo conozca la legislación comercial vigente, así como los usos y costumbres del mercado en el que vaya a interactuar nuestra entidad.

La administración de compras requiere de manera necesaria de recursos electrónicos para garantizar la consecución de sus objetivos. La plataforma de compras debe adaptarse a las necesidades del departamento y al personal de compras. Tiene que ser el instrumento que nos habilite la posibilidad real de desarrollar una política de compra estratégica que aporte un valor real a nuestra estructura empresarial.

Software de compras que nos permitan obtener una visión global de una categoría de compra. Un portal de proveedores que se convierta en el escenario de recepción de las diferentes ofertas para su futura evaluación o la utilización de una plataforma de compras para empresas que nos permita asegurar las oportunas labores de control y seguimiento.

Compras 4.0 es un concepto que constituye una realidad del tejido empresarial actual. Resulta imposible de obviar si pretendemos operar con las máximas garantías desde nuestra entidad.

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5. Actividades de compras relativas a control y seguimiento

Una de las responsabilidades del departamento de compras quizás más olvidada se encuentre en las tareas de control y seguimiento necesarias tras la firma de los respectivos contratos con nuestra cadena de proveedores.

En este punto del proceso, es importante destacar los beneficios que podemos extraer de la relación entre compras y almacén.

✅ El almacén receptor de las adquisiciones realizadas desde el puesto de compras en una empresa constituye el eslabón intermedio entre el departamento de compras y el de producción.

El departamento de almacén en una empresa deberá focalizarse en la reducción de plazos internos (Tiempo transcurrido entre la recepción de la compra hasta que el producto llega al usuario) así como la correcta gestión de stock para garantizar el aprovisionamiento interno. Solo a través de una buena gestión del stock podemos ajustar las compras a las necesidades reales de la empresa.

No obstante, no debemos olvidar que las especificaciones técnicas del producto son establecidas por el departamento técnico. Al igual que el departamento de compras es el encargado del cumplimiento de las mismas por parte de su cadena de proveedores.

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