Departamento de compras, ese bendito pilar fundamental de las empresas. Como experto conocerás de sobra la importancia que tiene este departamento para mejorar la gestión y el rendimiento de cualquier empresa, sobre todo en aquellas cuya actividad está centrada en las ventas.
¿Te preguntas cómo optimizar aún más el tuyo? La respuesta está en buscar una solución que te permita automatizar parte del proceso y que brinde a tu empresa la oportunidad de ofrecer un servicio o producto de mayor calidad. Podrás ahorrar también un tiempo considerable.
Todos los departamentos de compras tienen ciertas directrices comunes que pueden seguir. ¡Sigue leyendo para averiguarlas!
10 mandamientos de un departamento de compras
El departamento de compras es el área encargada de resolver las necesidades de abastecimiento de una empresa. Tener este departamento optimizado hará que la empresa gane calidad en sus productos, ahorre en sus costes y pueda responder a las necesidades de sus clientes con mayor rapidez.
Por ello, todo buen departamento de compras que se precie debe seguir una serie de reglas para intentar asegurar su óptimo funcionamiento. Poniendo en marcha estos pasos será mucho más complicado fallar, ¡toma nota!
Controla el stock para evitar una crisis
El departamento de compras debe estar pendiente de lo que hay en la empresa y lo que no. Si algo falta o algo sobra. Controlar el inventario puede llegar a ser un elemento clave para evitar que suceda una crisis. ¡No te dejes pillar desprevenido!
Solo llevando un control exhaustivo del stock podremos ajustar las compras a las necesidades reales de un negocio. En estos casos habrá que tener a mano un buen software de compras como el de Avant+ que nos ayude a sintetizar los datos de forma rápida y sencilla.
La contabilidad será tu mejor amiga
El departamento de compras y el de contabilidad tendrán que trabajar codo con codo. Piensa que no se puede comprar algo o contratar un servicio si no hay recursos destinados a ello.
Después de los recursos humanos, el departamento de compras suele ser el que más soporte económico necesita. Tener claras las cuentas es un elemento imprescindible para que tu empresa pueda funcionar a largo plazo.
Las tareas de ambos departamentos tienen que estar alineadas, dándose mutuamente toda la información que necesiten y marcando claramente los gastos que se lleven a cabo. ¡La comunicación aquí es esencial!
Digitalízate o desaparece
Las nuevas tecnologías han llegado para quedarse. Si no comienzas a utilizar herramientas digitales en tu empresa ¡te vas a quedar atrás!
Esto incluye, por supuesto, el departamento de compras. Ya quedó atrás el tiempo en el que todo se registraba en papel. ¡Es hora de pasar al mundo digital! Debes utilizar softwares y herramientas que te permitan realizar las compras de forma rápida, segura y eficaz.
Planificar los proveedores es fundamental
Sin proveedores no hay ventas. Tener planificado al milímetro cómo trabajan es imprescindible para asegurar el buen funcionamiento de tu empresa. Aquí el departamento de compras tiene que anticiparse a las necesidades de la empresa para asegurar que los materiales o servicios estarán disponibles cuando sean necesarios. ¡No debes dejar esto para el último momento!
Por ejemplo, si tu empresa tiene picos de actividad en temporadas estivales como la Navidad este área deberá tenerlo en cuenta y preparar con antelación todo lo necesario para contar con stock en esas fechas.
Evalúa los proveedores para saber cuál es la mejor opción
Los proveedores, al igual que cualquier otra gestión de una empresa, deben ser evaluados periódicamente para saber si están alcanzando los objetivos, si son útiles o si hay mejores opciones que debes tener en cuenta. Esta es una de las funciones más importantes de este departamento.
Tienes que poner en marcha un análisis objetivo que califique a los proveedores, tanto los contratados como los que puedan llegar a entrar en tu empresa.
Hay que hacer lo mismo en cuestiones de calidad para ver si se están cumpliendo los plazos, cómo funcionan antes situaciones de crisis o si el producto/servicio que ofrecen es de calidad. Si no alcanzan los estándares a los que llegaban antes ¿de verdad querrías seguir contando con ellos?
Ten clara la cadena de mando y optimiza los procesos
Todo es más fácil cuando se trabaja en equipo. Por eso, otro aspecto fundamental para optimizar los procesos en un departamento de compras es trabajar en conjunto para que los procedimientos estén sistematizados de la mejor forma posible.
También es importante que todo el mundo tenga clara la cadena de mando de administración de tu empresa. Así cada persona tendrá claras sus funciones para no dar lugar a confusiones.
En la búsqueda de la optimización se apostará por la automatización de los procesos mediante el uso de nuestro software especializado que permite llevar a cabo el trabajo del departamento de una forma mucho más ágil.
Los contratos con los proveedores son sagrados…
Como hemos mencionado, los proveedores son una parte fundamental dentro del departamento de compras. Es por eso que hay que dedicarle especial atención a sus contratos:
- No debes utilizar modelos generales sino personalizar cada contrato según las necesidades del momento.
- Tienes que analizar los contratos con un asesor legal para cerciorarte que todo funciona según los parámetros legales.
- Debes estar pendiente de las novedades del sector por si se tienes que realizar alguna modificación al renovar el contrato con un proveedor.
… y las políticas de compra también.
La importancia de un contrato no cuando se firma. Hay que vigilar que todas las condiciones se cumplan. No sirve de nada hacer un convenio ajustado punto a punto a un proveedor si después no se están cumpliendo las partes según lo indicado.
Una de las cosas más importantes a la hora de tener un compromiso con un proveedor es controlar las técnicas de negociación. Que no parezca que estás exigiendo algo sino que es un acuerdo entre ambas partes. Es fundamental ser “duros” cuando las políticas no se cumplen y no tener miedo de cambiar de proveedores en caso de incumplimiento. ¡Tu negocio está en juego!
La comunicación es un factor indispensable
La comunicación es indispensable en cualquier empresa. Si no es fluida todos los procesos acabarán fallando. Esta falta de comunicación podría incluso provocar una gran crisis en tu negocio.
En el caso de este departamento, se debe saber qué recursos hay disponibles y qué necesidades tiene la empresa. También debe estar en contacto con otros aspectos de la empresa para saber qué otras necesidades pueden surgir o qué fondos hay para la compra de nuevos materiales.
Para fomentar una comunicación óptima podrías establecer reuniones periódicas con cada departamento. Así todos estarán al tanto de los aspectos importantes y cada área dispondrá de la información que necesite.
Debes estar al día de lo que ocurre en el mercado
La innovación está al orden del día. Mañana puede aparecer un nuevo material que sea más económico y funcional del que estabas usando para tus productos. A veces es renovarse o morir.
Es por esto que el último gran mandamiento para cualquier departamento de compras es estar al tanto de las novedades del sector.
Convierte a Avanti Lean en una extensión de tu departamento de compras
En Avanti Lean queremos ayudarte a potenciar al máximo tu departamento. Somos una consultora de compras especializada y que tiene la certificación de la norma UNE 15896, una certificación que nos otorga un estatus de garantía frente a los competidores.
Esta herramienta permite optimizar gran parte del proceso de compras, proporcionando mayor control, trazabilidad, transparencia y eficiencia. Para ello cuenta con diferentes módulos, cada uno de ellos dedicados a una función específica que podrás adaptar a tus necesidades. Puedes aprender más sobre ellos haciendo click aquí.
Ellos ya han confiado en nosotros
Piensa que mientras estás leyendo este post tu competencia ya ha contratado algún sistema para gestionar las compras. Ser la mejor opción en tu sector empieza por tener un sistema de compras de vanguardia que te permita ofrecer más calidad en menos tiempo.
Las ventajas de contratar este tipo de software no las decidimos nosotros, son nuestros clientes quienes nos avalan y sentencian que parte del éxito está en la optimización de los procesos.
Para muestra de ello está lo conseguido con empresas como Global Investor, Banca March, Aegon Seguros o Jamones Arroyo. Este último es uno de los referentes jamoneros en España, una compañía moderna y comprometida con la calidad de sus productos.
Tras un estudio detallado del cliente, detectamos varios puntos en los que se podrían implementar ciertas mejoras. Entre ellos la capacidad del departamento para desarrollar las negociaciones con periodicidad adecuada. Si quieres conocer un poco más sobre la metodología implementada en Jamones Arroyo y cómo han mejorado sus procesos desde 2016 puedes verlo aquí.
Juntos podemos encontrar la mejor solución para llevar a tu empresa al siguiente nivel. Contacta con nosotros sin ningún tipo de compromiso, te ofreceremos toda la información que necesites sobre nuestros servicios. ¡Déjanos impulsar tu negocio!
