En los últimos años las funciones del departamento de compras han ido aumentado su importancia hasta convertirse en uno de los ejes principales del departamento. 

Si quieres sobrevivir al arduamente complicado mundo empresarial no puedes obviar la influencia que tienen las políticas del departamento de compras sobre el resto de la corporación. Piensa que si tú no le prestas atención lo hará tu competencia. 

✍ Atrás quedaron los tiempos en los que el jefe de compras realizaba tareas meramente administrativas y supervisaba la cuestiones más básicas del departamento de almacén. Salir de esta zona de confort hace tiempo que dejó de ser opcional.

La concepción sobre qué es compra y los diferentes roles de compra posibles han cambiado drásticamente. No es posible la optimización del departamento de compras de nuestra empresa si no hacemos un cambio de enfoque. Cuando no puedes cambiar tus circunstancias, resulta imprescindible hacer un cambio en tu perspectiva.

Hoy dedicamos un post a las funciones del departamento de compras. Vamos a establecer los posibles ámbitos de actuación donde debe intervenir el gerente de compras, las principales tareas del departamento de compras y cuál es su importancia real dentro de una  empresa. ¡Vamos a ello!

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Áreas del departamento de compras : 4 ámbitos de actuación

Antes de establecer las funciones del departamento de compras de una empresa, es importante ser conscientes de que estas siempre pueden variar en función del tipo de fabricación o las características de la empresa en cuestión.

No obstante, el sistema de compras de una empresa abarca de manera necesaria 4 ámbitos:

1.      GESTIÓN DE PRODUCTO: Gestión de compra y venta.

La gestión de producto hace referencia al rol inicial de las organizaciones que implica actividades de definición, evaluación y control del producto o servicio a comprar por parte del encargado de compras de una corporación.

2.      GESTIÓN DE PROCESO: Departamento de aprovisionamiento.

Este área del departamento de compras hace referencia a facilitar, planificar y controlar la entrega de productos y/o servicios suministrados a la organización. Compras y almacén son dos conceptos que empiezan a caminar así de la mano dentro de las funciones del departamento de compras de una empresa.

3.      GESTIÓN DE CONTRATOS: Mucho más que un administrativo de compras.

La gestión de contratos es una función de vital importancia para todos los departamentos de una empresa. Sus funciones con carácter global.

No obstante, en multitud de ocasiones es relegada a un mero trabajo administrativo. Además de las condiciones de precio y entregables, el término gestión de contratos incluye otros criterios. Criterios de rendimiento, la gestión de riesgos, gestión de incentivos u otros que dependerán del proceso de compras de la empresa en cuestión.

4.      GESTIÓN DE PROVEEDORES: El papel del puesto de comprador

De un tiempo a esta parte, la verticalidad del proceso de producción se ha roto completamente. El perfil del responsable de compras está en constante relación con su cartera de proveedores.  

Es por ello que la gestión de proveedores hace referencia a los esfuerzos de cooperación con nuestra cartera de proveedores para que todas las transacciones estén alineadas con la estrategia global de la compañía. Al preguntarnos cómo ser un buen jefe de compras, es probable que este punto sea un aspecto de vital importancia.

No obstante, un gestor de compras debe entender las funciones del departamento de compras en la globalidad de escenarios susceptibles de actuación. Debe entender que la excelencia es sólo posible mediante la combinación de todos los procesos bajo unas directrices centralizadas.

Funciones del departamento de compras: 4 aspectos clave

Las funciones del departamento de compras dependerán en gran medida del trabajo en el área de compras a desarrollar.

El gerente de compras y sus funciones desarrollarán una serie de trabajos según los objetivos del departamento de compras de su corporación. Estos trabajos con toda seguridad influirán en el desarrollo de la actividad comercial en su totalidad.

No obstante, las funciones del departamento de compras podrían resumirse en los siguientes puntos clave:

1.      OBTENCIÓN DE MATERIALES: Un aspecto clave del puesto de compras.

Cuando hablamos de la obtención de materiales dentro del departamento de compras, solemos asociarlo de manera instantánea a la obtención de materias primas. No obstante, esta visión del concepto resulta algo simplificada, ya que las funciones del departamento de compras dentro de esta cuestión van mucho más allá.

Las actividades de un comprador o un equipo de compras dentro de una empresa engloban una amplia variedad. Desde materias primas a herramientas, maquinarias o incluso suministros necesarios de oficina para el departamento de ventas o cualquier otro sujeto de nuestro organigrama empresarial.

La gestión de compras e inventarios es un aspecto clave dentro de esta función. Debemos mantener un nivel razonable de stock en nuestro almacén, pues la inversión de importantes montos económicos con el objetivo de reducir el precio puede generar problemas de stock o falta de capital a largo plazo en la compañía, lo cual dificulta las tareas de otros departamentos, como por ejemplo, el departamento de ventas de una empresa.

2.      EVALUAR PRECIOS: La importancia de comprar objetivos.

Una de las principales funciones del área de compras es evaluar si está recibiendo los mejores materiales para el desarrollo de su actividad y al mejor precio posible, consiguiendo así la máxima rentabilidad para su núcleo empresarial.

A estas alturas de la partida resulta fundamental desprendernos de esa arcaica cultura empresarial en la cual el precio más bajo era el único valor a tener en cuenta. Desarrollar lo que se conoce como «compra estratégica» será clave para optimizar el resto de funciones del departamento de compras de una empresa.

✍ En el lado opuesto de la moneda, los expertos encargados de establecer los objetivos del departamento de compras denominan a esta cuestión como “Costes de mala calidad”

El precio al que adquiramos nuestros productos puede influir de manera decisiva sobre las funciones del departamento de ventas. Son por ello cada vez más las personas que entienden que los objetivos del departamento de ventas y compras nunca pueden ser contrapuestos, sino una simbiosis que trabaja por el beneficio de una misma corporación de manera necesaria.

3.      RELACIÓN CON PROVEEDORES: Administración de compras e inventarios.

La búsqueda y evaluación de proveedores representa una de las cuestiones que más ha variado dentro de las funciones del departamento de compras en los últimos años. La necesidad de colaborar con diferentes empresas proveedoras para el desarrollo de una misma actividad empresarial ha supuesto que el programa de compras de una empresa se reinvente casi desde 0.

Podríamos dedicar un libro entero a esta cuestión (De hecho aquí te dejamos nuestro ebook sobre la importancia de la homologación de proveedores). No obstante, hay una idea que se impone de manera suprema dentro de este apartado → Gestiona a tus proveedores antes de que ellos te gestionen a ti.

rjOtro aspecto que influye de manera decisiva en las funciones del departamento de compras es la responsabilidad legal que recae sobre todas aquellas actividades desarrolladas por nuestra cartera de proveedores para el desarrollo de nuestra actividad principal (Artículo 43.1 F de la Ley General tributaria / Artículo 42.2 del Estatuto de los trabajadores).

Sin profundizar en cuestiones jurídicas, esta situación ha supuesto que cada vez sean más los sujetos que conforman el organigrama del área de compras que se apoyan en recursos electrónicos que les permitan llevar a cabo esta cuestión de manera simplificada, dejando en el olvido los arcaicos Excell y check list que resultaban poco seguros para su empresa.

Ejemplo de esto es el módulo Q⁺ de de Avant+, que permite centralizar toda la información de nuestra cartera de proveedores en un mismo software de compras, al tiempo que desarrolla un sistema de alarmas personalizado a las necesidades de tu empresa en caso de que alguno de tus proveedores incumpla lo establecido por tu compañía en el pliego de condiciones.

Y es que aunque el desarrollo de las funciones del departamento de compras siempre estarán cargadas de problemas o incidencias, depende de nosotras convertir estas situaciones en una oportunidad de empoderamiento del departamento dentro de la compañía, realizando una perfecta gestión de incidencias y resaltando así el plan del trabajo de compras.

4.      Trabajo administrativo: Importancia de la gestión de compra

El trabajo de oficina, o trabajo administrativo en su defecto, constituye el manejo de toda la documentación relacionada con las acciones de compra realizadas por nuestra empresa, así como el seguimiento de pedidos para garantizar el stock de almacén.

Y si bien esta es una de las funciones del departamento de compras más tradicionales, ha empezado a convertirse en un problema. ¿Un problema? No las tareas en sí, sino el tiempo que dedicamos a estas, que aminoran el tiempo real disponible para alcanzar los objetivos del área de compras.

Las funciones del departamento de compras deben ir siempre enfocadas a ofrecer un valor real a la corporación en su globalidad. Y si bien las tareas administrativas son necesarias, el exceso de tiempo dedicado a ellas elimina por completo la posibilidad de implementar los objetivos del departamento de compras de una empresa.

Las empresas o se digitalizan o mueren

El resto de sectores del organigrama empresarial han entendido a la perfección la importancia de la digitalización para mejorar los procesos productivos. Y aunque dentro de las funciones del departamento de compras es cada vez más habitual empezar a hablar del concepto compras 4.0, resulta absurdo negar la presente resistencia que aún se palpa en algunos directores de compras.

No obstante, es importante ser conscientes de que digitalizarse ya no es una opción. Y es en este punto donde probablemente resida el éxito de Avanti – Lean , cuyo bagaje profesional está cargado de numerosos casos de éxito de empresas que han optimizado las diferentes estrategias del departamento de compras de su empresa gracias a nuestros servicios.

Desde nuestro módulo para agilizar la gestión de contratos  hasta la plataforma de portal de proveedores que permite aumentar la transparencia en las acciones realizadas por nuestro departamento de compras. Nuestros ingenieros de compras cuentan con un amplio expertise que les ha servido como claro signo distintivo frente a otras empresas de la competencia.

Desde Avanti Lean estamos a tu disposición. Contacta con nosotros si tienes alguna duda y ¡dejanos hacer crecer tu negocio! Si quieres ir rápido puedes ir solo, pero si pretendes ir lejos, nosotros iremos contigo.

Nuestros resultados nos avalan. Muestra de ello es el éxito que conseguimos con la empresa Tessi Diagonal. Detectamos los problemas que tenían en el departamento de compras y les dimos las herramientas que necesitaban para alcanzar sus objetivos. ¡Haz click aquí y descubre cómo lo hicimos!