Caso de éxito Tessi Diagonal | Avanti Lean

TESSI DIAGONAL es una de las principales compañías a nivel internacional en externalización de procesos y servicios financieros cualificados y uno de los partners más importantes de las entidades financieras, compañías de seguros, sanidad, telecomunicaciones, utilities y administraciones públicas.

Tiene una gran presencia a nivel nacional (más de 40 delegaciones) e internacional. Sus áreas de servicio son principalmente: gestión hipotecaria, gestión de inmuebles, recuperación de la posesión y control y gestión legal y normativo.

El objetivo de Tessi es ayudar a sus clientes a aumentar la eficiencia y el valor de sus negocios en los nuevos entornos digitales y de multicanalidad, ofreciendo un modelo de externalización diferenciado, con las más avanzadas capacidades tecnológicas y de industrialización, y el conocimiento de los verdaderos especialistas.

EL INICIO DE LA RELACIÓN CON AVANTI:

En febrero de 2018, tras un tender con otra consultora, AVANTI se adjudicó el proyecto con una propuesta técnica que se fundamentó en tres principales vertientes:

  1. Proyecto de consultoría: análisis de la situación actual y propuesta de mejora a aplicar dentro de la compañía.
  2. Soluciones informáticas: implementación de herramientas informáticas que ayudasen en la implantación y cumplimiento de los nuevos flujos de trabajo definidos.
  3. Negociación y optimización de procesos de compra: junto con los departamentos implicados en cada proceso de compra o categoría de gasto, AVANTI llevo a cabo la renegociación y renovación de acuerdos actuales, buscando como finalidad la optimización o mejora del coste, así como una mejora de la operativa o del servicio actual.

PUNTO DE PARTIDA (OPORTUNIDADES DE MEJORA DETECTADAS):

Cuando se puso punto de partida al proyecto y se comenzó a analizar el modo de trabajo del cliente (proyecto de consultoría), se detectaron las siguientes problemáticas:

  1. No existía un departamento de compras definido y centralizado dentro de la compañía, lo que generaba problemáticas como:
  • No existía un director de compras o persona sobre el que recayera la responsabilidad de liderar y controlar todos los procesos de compra e inversiones de la compañía
  • No existía la figura de comprador o persona responsable de controlar y renovar los acuerdos con los proveedores, así como supervisar los niveles de servicio de los mismos
  • El departamento de compras se encontraba descentralizado y, por tanto, muchos de las categorías de gasto se negociaban de forma independiente por cada una de las delegaciones, lo que acaba en problemas como:

– Existencia de multitud de tarifas para un mismo tipo de servicio, lo que generaba grandes problemas en la validación de facturas

– Gran número de proveedores dentro de la compañía, lo que generaba altos volumen de trabajo a la hora de realizar la facturación

– Disgregación del volumen de negociación global, penalizando posible mejora en los acuerdos comerciales

  1. No existía una herramienta informática o ninguna otra solución que permitiese disponer de una trazabilidad a la hora de conocer aspectos básicos como:
  • Gasto anual por cada partida de gasto o categoría de compra
  • Número de proveedores invitados y con los que se negocia una categoría de gasto, así como los términos económicos acordados con el proveedor adjudicatario del servicio o compra
  • Mejoras u ahorros generados en cada una de las partidas de gasto, así como indicadores o SLA´s que ayuden a medir el desempeño de las personas del departamento de compras
  • Términos y condiciones del acuerdo con los proveedores, así como vigencias de los contratos
  • Homologación y evaluación del desempeño de cada uno de los proveedores que prestan algún tipo de servicio dentro de la compañía
  • Aprobación y gestión de compra de inversiones
  • Control presupuestario y del gasto por cada una de las categorías de compra negociadas o inversiones realizadas
  1. Acuerdos obsoletos en las principales partidas de gasto.

TESSI DIAGONAL poseía acuerdos ya vencidos con los proveedores, así como con proveedores con unas antigüedades muy elevadas dentro de la compañía, lo que ocasionada:

  • Acuerdos y tarifas comerciales fuera de mercado, con honorarios en ciertas categorías de gasto por encima de lo que el mercado paga actualmente
  • Proveedores con antigüedades muy elevadas, lo que ocasionaba una merma en la calidad del servicio
  • Poca variedad de proveedores en algunos procesos de compra, lo que podía acarrear problemas futuros de servicio
  1. Control nulo sobre el coste y negociación de las inversiones y solicitudes de gasto dentro de la compañía, así como ningún flujo definido para la aprobación y gestión de cada una de ellas.

SOLUCIONES APLICADAS:

Una vez analizadas y presentadas todas las ineficiencias detectadas durante el proceso de consultoría, AVANTI propuso las siguientes mejoras:

  1. Definición e implementación de un departamento de compras corporativo que asumiera los siguientes roles:
  • Definición de los procedimientos y estrategias de compra
  • Estandarización y unificación de todos los procesos de compra de la organización
  • Planificación, coordinación y negociación de todas las categorías de gasto
  • Control y seguimiento de todos los acuerdos cerrados con los proveedores, a nivel tanto económico como de servicio
  • Búsqueda y potencialización de nuevos proveedores dentro de la compañía que mejore las coberturas y niveles de servicio y que a su vez ayude a reducir el riesgo
  • Este es un departamento que reportará de forma directa a dirección general
  1. Implementación de herramientas informáticas que ayuden a cumplir cada uno de los flujos de trabajo definidos. Dichas herramientas informáticas incluyen:
  • Módulo de compras avant+: este módulo corresponde con el módulo de negociación y aporta:

– Facilita el lanzamiento de procesos de negociación garantizando la eficiencia y transparencia

– Optimiza los plazos de negociación y facilita la participación de un gran número de proveedores

– Aporta mayor facilidad en la definición y reporting para la medición de los ahorros generados

– Permite estandarizar los procesos de compra 

  • Módulo de homologación Q+: este módulo corresponde con el módulo de homologación y evaluación de proveedores, aportándonos lo siguiente:

– Control y evaluación de los proveedores adjudicados

– Medición del riesgo de cada proveedor

– Análisis de la eficiencia en el servicio de cada uno de los proveedores

3. Negociación de procesos de compra: de forma paralela al estudio de consultoría, así como a la implementación de la nueva gestión de compras de la compañía, se llevó a cabo la renegociación de ciertas partidas de compra que se consideraron estratégicas y con un valor muy importante dentro de TESSI DIAGONAL.

Además de estos ahorros implementados directamente sobre el diferencial de tarifas actuales y negociadas, se han implementado otras mejoras como:

  • Unificación de tarifas a nivel global dentro de la compañía
  • Reducción del número de proveedores en ciertas categorías de gasto que se encontraban descentralizadas
  • Mejora de las coberturas y niveles de servicio
  • Firma y control de contratos con proveedores en todas las negociaciones cerradas

OBJETIVOS Y PLAZOS:

Para el estudio de consultoría, dividido en dos partes, se fijó un plazo de entre tres y cuatro meses, teniendo en cuenta que la primera parte del proceso consistía en el análisis y definición del modo de trabajo actual (un mes y medio aproximadamente).

Una vez se tuvo claro, se llevó a cabo la definición del departamento de compras, así como la configuración de todos los flujos de trabajo dentro de la compañía y que tenían cierta trascendencia sobre dicho departamento. Esto se realizó en un plazo de dos meses.

Previa autorización y validación del nuevo modelo de compras propuesto por AVANTI por parte de la dirección general de TESSI DIAGONAL, se comenzó con la implantación del nuevo modelo, tanto a nivel procedimental como a nivel de sistemas, instaurando el módulo de compras y homologación de proveedores. Dicha implementación se llevó a cabo en unos 6 meses.

Por último, y por ello menos importante, de forma paralela al proyecto de consultoría e implementación del nuevo modelo de compras, se realizaron todas las negociaciones definidas inicialmente. El plazo de negociación, así como de cierre de las mismas se vio supeditado por las siguientes cuestiones:

  1. Vigencias de los acuerdos actuales: prácticamente fueron nulos los casos en donde debido a la vigencia de acuerdos y contratos en vigor, hubo que esperar para la negociación de los mismos
  2. Definición y calendarización de los procesos: definición y detección de los quick wins
  3. Sensibilidad y criticidad de los procesos de negociación: dependiendo del riesgo y la complejidad en la negociación de los procesos, hubo procesos que se dilataron mucho en el tiempo 8más de lo esperado inicialmente)

Todo este proceso de negociación se dilató 10 meses desde el comienzo del proyecto.

RESULTADOS OBTENIDOS:

Los resultados obtenidos tras la implementación de todas las soluciones aplicadas son:

  1. Un ahorro de un 10% en el global de negociaciones llevadas a cabo, sobre un perímetro final de negociación de 6 M€ aproximadamente.
  1. Implementación de un departamento de compras dentro de la compañía que asume todas las funciones definidas

 

POR QUÉ AVANTI LEAN

En Avanti Lean ofrecemos una metodología propia enfocada hacia la reducción sostenible de costes para la optimización del gasto impactando directamente en la competitividad de nuestros clientes.

Nuestra especialización y experiencia en la aplicación de la ingeniería de costes nos ha permitido reunir el conocimiento de las mejores prácticas y las tarifas más competitivas con proveedores líderes en los distintos sectores.

Con nuestro Sistema de Compras avant+ nuestros clientes tienen a su alcance una herramienta eficaz que le permite focalizar el esfuerzo de su departamento de compras hacia la optimización y el ahorro de costes.

 

 

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