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Cómo ampliar tu red de proveedores sin morir en el intento

Ampliar la red de proveedores es un requisito casi indispensable para cubrir la continuidad de los estándares de seguridad, establecer escenarios competitivos e incrementar la flexibilidad de compras. Sin embargo, la carga de trabajo del día a día hace que muchos compradores releguen esta tarea. Cuando llegan los problemas es cuando se dan cuenta de que deberían haber hecho los deberes mucho antes.

Para ayudar a los compradores más noveles (y no tanto) y con el objetivo de dar visibilidad a esta parte fundamental del trabajo de compras, en este artículo recogemos los pasos más importantes a seguir para ampliar la red de proveedores, además de algunas estrategias a seguir cuando la tarea de encontrar alternativas no es tan fácil como parece.

Sigue estos 10 pasos para ampliar tu red

10 es el número mágico para cualquier proceso. Podrían ser 5 pero quedaría demasiado corto. Pero también podrían ser muchos más de 10 y podríamos aburrirte. Vayamos al grano. Estos son los 10 pasos que te proponemos que sigas para ampliar tu red de proveedores.

1. Análisis interno

  • Determina tus necesidades: Identifica las categorías de productos o servicios que requieres. Esto ayudará a buscar proveedores especializados en esas áreas.
  • Evalúa a tus proveedores actuales: Conoce qué proveedores están funcionando bien y cuáles podrías reemplazar.

2. Investigación y búsqueda

  • Ferias y exposiciones: Asiste a eventos comerciales relacionados con tu sector. Es una excelente manera de conocer nuevos proveedores y productos.
  • Búsqueda online: Utiliza directorios de proveedores, plataformas B2B y redes sociales profesionales.
  • Asociaciones y cámaras de comercio: Muchos sectores tienen organizaciones que pueden recomendarte proveedores.
  • Recomendaciones: Pide a colegas, socios y otros contactos empresariales recomendaciones de proveedores.

3. Preselección

  • Primera toma de contacto: Establece una comunicación inicial para evaluar si cumplen con tus requisitos básicos.
  • Solicita muestras: Si es posible, pide muestras de productos para evaluar la calidad.

4. Evaluación y calificación

  • Visitas: Realiza visitas a las instalaciones de los proveedores preseleccionados.
  • Verifica referencias: Habla con otros clientes de los proveedores para obtener feedback.
  • Evaluación financiera: Asegúrate de que el proveedor tiene una situación financiera sólida y puede mantener un suministro constante.

5. Negociación

  • Términos y condiciones: Discute los términos, precios, plazos de entrega, y condiciones de pago.
  • Contratos: Establece acuerdos claros y detallados.

6. Prueba

  • Pedido de prueba: Antes de hacer grandes pedidos, realiza un pedido pequeño para evaluar la calidad, plazos de entrega y servicio al cliente.

7. Integración

  • Sistema de gestión: Integra a los nuevos proveedores en tu sistema de gestión de proveedores, ya sea un software ERP o cualquier otro sistema que utilices (por supuesto, te aconsejamos que utilices Avanti 😉).
  • Comunicación constante: Establece puntos de contacto y asegura una comunicación fluida para resolver cualquier posible inconveniente

8. Revisión y monitorización

  • Evaluaciones regulares: Establece un proceso de revisión periódica para evaluar el rendimiento del proveedor.
  • Feedback: Proporciona retroalimentación a los proveedores y escucha sus comentarios. Una relación mutuamente beneficiosa puede resultar en mejoras para ambas partes.

9. Desarrollo de Relación

  • Formaciones: Puedes considerar ofrecer formaciones a tus proveedores en áreas específicas para mejorar su rendimiento.
  • Reuniones periódicas: Organiza reuniones para discutir posibles mejoras, nuevos productos o cambios en el mercado.

10. Continúa Ampliando

  • Repetir el proceso: El mercado y las necesidades cambian con el tiempo. Siempre es bueno revisar y buscar nuevos proveedores de forma regular.

Recuerda que la clave es ser diligente en cada paso y mantener una buena comunicación. Una relación sólida con tus proveedores puede ser una ventaja competitiva significativa.

¿Y si no encuentro suficientes alternativas?

Si aun siguiendo los pasos que hemos enumerado para aumentar tu red de proveedores no consigues alcanzar las alternativas que te has propuesto, hay todavía mucho más que hacer en favor de una red depurada a nuestra conveniencia. Y es que enfrentarnos a los desafíos en la búsqueda de proveedores alternativos requiere un enfoque estratégico y flexible.

Reevaluar tus criterios de selección es el primer paso, permitiendo ajustes sin comprometer la calidad del negocio. Además, considera el desarrollo de proveedores, colaborando con aquellos que muestran potencial, pero no cumplen todos los requisitos, proporcionando formación o asistencia técnica según sea necesario.

Por otra parte, explorar mercados extranjeros puede ser clave en la ampliación de opciones. La importación directa o la colaboración con agentes de compras internacionales pueden ser vías efectivas para diversificar nuestras opciones. En situaciones más desafiantes, la integración vertical, la posibilidad de considerar producir el bien o servicio internamente podría ser una opción viable, aunque conlleva desafíos y una inversión inicial.

La participación activa en redes y asociaciones sectoriales es también un aspecto clave para ampliar conexiones y descubrir proveedores potenciales. Además, la colaboración con empresas complementarias puede ser estratégica, compartiendo proveedores o combinando pedidos para obtener mejores condiciones.

La innovación juega, como no, un papel crucial en situaciones donde no se encuentran proveedores adecuados. Explora la posibilidad de crear soluciones innovadoras, ya sea mediante nuevos procesos, tecnologías o productos/servicios sustitutivos, disminuyendo la dependencia de proveedores específicos.

Y por supuesto, debemos mantener una vigilancia constante sobre el mercado. Las condiciones cambian, y estar informado te permite adaptarte a nuevas oportunidades o proveedores emergentes.

Finalmente, aunque es vital establecer relaciones sólidas y a largo plazo con los pocos proveedores que cumplen tus criterios, no debemos olvidar que la diversidad en la cadena de suministro es esencial para la resiliencia. Si bien puede ser tentador depender de un proveedor confiable, es siempre recomendable tener múltiples opciones para mitigar riesgos.

También puedes redefinir las especificaciones

Una de las estrategias más útiles para encontrar nuevas opciones y soluciones, sin duda, es redefinir la especificación técnica o el alcance del bien o servicio. Sin embargo, llevarlo a cabo requiere una comunicación efectiva con todos los stakeholders involucrados. Aquí te proponemos un proceso (esta vez en 7 pasos 😉) para cómo proceder:

1. Identificación de la necesidad

  • Descripción clara: Antes de cualquier cambio, debes tener una descripción clara y concisa de la especificación técnica actual y del alcance del bien o servicio.
  • Reconoce el problema: Identifica por qué la especificación o alcance actuales están limitando tus opciones de proveedor o causando otros problemas.

2. Consulta con stakeholders

  • Identificación: Identifica a todos los stakeholders que se verán afectados por un cambio en la especificación o alcance. Esto puede incluir departamentos internos, clientes, proveedores actuales, entre otros.
  • Reuniones: Organiza reuniones para discutir las posibles alternativas. Es crucial obtener el feedback de todos para asegurarte de que cualquier cambio sea beneficioso y aceptado por todas las partes.

3. Investigación de alternativas

  • Búsqueda de soluciones: Investiga qué otras soluciones están disponibles en el mercado que puedan satisfacer la necesidad de manera diferente.
  • Benchmarking: Mira cómo otras empresas o sectores similares han solucionado problemas parecidos.

4. Redefinición

  • Propuesta de cambios: Con la información recopilada, formula una nueva especificación técnica o alcance. Es probable que esto implique compromisos, así que asegúrate de priorizar las características o funciones más importantes.
  • Prototipos y pruebas: Si es posible, crea prototipos o realiza pruebas con las nuevas especificaciones. Esto te permitirá identificar problemas potenciales antes de hacer un cambio completo.

5. Comunicación

  • Presenta las alternativas: Comparte las nuevas especificaciones con los stakeholders, explicando las razones detrás de los cambios y los beneficios esperados.
  • Recopila feedback: Escucha las preocupaciones y sugerencias. Es posible que debas hacer ajustes basados en este feedback.

6. Implementación

  • Actualiza la documentación: Asegúrate de que todos los documentos, como RFPs (solicitudes de propuestas) o contratos, reflejen las nuevas especificaciones.
  • Comunicación con proveedores: Informa a tus proveedores actuales y potenciales sobre los cambios. Esto puede abrir la puerta a nuevas propuestas y soluciones.
  • Capacitación: Si es necesario, capacita a tu equipo y otros stakeholders sobre las nuevas especificaciones o alcance.

7. Monitorización y Ajuste

  • Revisión: Después de un tiempo, revisa cómo están funcionando las nuevas especificaciones. ¿Están resolviendo el problema? ¿Hay nuevas dificultades que no habías anticipado?
  • Ajustes: Basándote en los resultados, haz los ajustes necesarios.

La clave en este proceso es la comunicación y la colaboración. Al involucrar a todos los stakeholders desde el principio y escuchar sus opiniones y preocupaciones, puedes asegurarte de que cualquier cambio en las especificaciones técnicas o en el alcance sea beneficioso y eficaz.

Valora siempre el riesgo del cambio

¿Y cuáles son las claves para minimizar el riesgo al cambiar de proveedor? Aunque no hay una única fórmula que garantice cero riesgos, hay varias estrategias y prácticas que podemos adoptar. Te proponemos unos consejos prácticos para abordar la gestión del riesgo con proveedores:

Analiza y segmenta

Categoriza a los proveedores, clasificándolos según la criticidad de los bienes o servicios y su impacto en tu negocio. Reconoce aquellos proveedores cuyo fallo podría tener un impacto significativo en tu negocio (esos serán tus proveedores clave).

Evalúa continuamente

Realiza auditorías periódicas de tus proveedores clave para identificar cambios en su capacidad de entrega o calidad. Utiliza indicadores clave para monitorear su desempeño (calidad, entrega y costes, entre otros).

Diversifica

No dependas de un único proveedor, especialmente para bienes o servicios críticos. Considera tener múltiples proveedores para mitigar riesgos asociados con la dependencia.

Ten siempre un plan de contingencia

Activa planes en caso de fallos o problemas con proveedores clave. Regularmente verifica la efectividad de estos planes a través de simulacros.

Cierra contratos robustos

Asegúrate de que los contratos tengan cláusulas claras sobre incumplimiento, terminación, calidad y otros aspectos relevantes para protección legal y financiera.

Apuesta por la formación y la capacitación

Asegura que tu equipo esté bien capacitado en la gestión del riesgo proveedor, comprendiendo riesgos, identificación y mitigación.

Invierte en tecnología

Considera invertir en soluciones tecnológicas para monitorear y gestionar riesgos proveedor, ofreciendo alertas en tiempo real y análisis predictivos (en esto ya sabes que Avanti te puede ayudar).

No pares de buscar

Como bien nos decía Pablo Sicilia en el episodio 9 de nuestro podcast «Líderes de compras», hay que buscar nuevos proveedores, pero sin disparar con pólvora del rey. Es necesario establecer bien las especificaciones y centrar nuestra búsqueda en aquellos proveedores que las puedan cumplir.

Para ello, es recomendable realizar una buena planificación de ferias a las que asistir en busca de proveedores. El propio Pablo indicaba en un reciente post estas webs donde se pueden buscar ferias sectoriales en todo el mundo:

ntradeshows
tradefairdates.com
10times
trade-shows
thetradeshownetwork

Así que ya sabes, no dejes de buscar.

Imagen cortesía de rcphotostock en Freepik

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