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TCO: la importancia de los costes escondidos en Compras

Los (buenos) profesionales del área de compras tienen muy claro que los costes reales de un producto o servicio van mucho más allá del precio de la transacción. De hecho, una de las claves en la función de compras es entender muy bien todos aquellos costes aparentemente ocultos pero que pueden marcar la diferencia en la estrategia de compras, especialmente cuando se cuelan como invitados sin invitación a lo largo del ciclo de vida del producto/servicio.

En este sentido, una de las herramientas más útiles pero que suele generar cierto desaliento es la metodología Total Cost of Ownership (TCO). Y es que, aunque a primera vista puede parecer complicado el analizar todas las variables de costes aparentemente ocultos, este análisis ofrece una visión mucho más precisa del coste real de una compra, permitiendo decisiones más estratégicas que pueden llevar a ahorros significativos y a una mayor eficiencia operativa a largo plazo.

En este artículo explicamos en qué consiste la metodología TCO, cuáles son sus principales componentes, cómo realizar los cálculos de forma sencilla y cuáles son los principales beneficios y retos para los profesionales de compras a la hora de utilizarla.

¿Qué es Total Cost of Ownership?

El «Total Cost of Ownership» (TCO) es una metodología utilizada por el área de compras para realizar una evaluación completa del coste de adquisición y operación de un producto o servicio a lo largo de su vida útil. No se limita únicamente al precio inicial de compra, sino que también incluye todos los costes asociados a lo largo del tiempo como el mantenimiento, las reparaciones, las actualizaciones, el desmantelamiento y todos los costes ocultos.

El análisis TCO permite, por tanto, tomar decisiones de compra más informadas considerando no solo el coste inicial, sino también los costes a largo plazo. Esto puede llevar a elegir opciones que, aunque tengan un precio de compra más alto, resulten más económicas a lo largo del tiempo debido, por ejemplo, a menores costes operativos o de mantenimiento.

Se podría decir que el TCO es especialmente importante en compras significativas, como maquinaria pesada, sistemas informáticos y flotas de vehículos, donde los costes ocultos o a largo plazo pueden superar con creces el precio de compra inicial. Utilizar el TCO como parte del proceso de adquisición ayuda a los compradores a evitar decisiones basadas únicamente en el precio, fomentando una visión más holística y estratégica de las compras.

Principales componentes del TCO

Los principales componentes o tipos de costes a tener en cuenta en la metodología TCO son los siguientes:

Costes de adquisición: El precio de compra del producto o servicio, incluidos los costes de entrega, instalación e impuestos.

Costes de formación y capacitación: Los costes incurridos para capacitar al personal en el uso eficiente del producto o servicio.

Costes operativos o de uso: Todos los gastos necesarios para el funcionamiento del producto o servicio, como la energía, los suministros/consumibles o los costes de parada y reanudación.

Costes de mantenimiento y reparación: Los gastos en mantenimiento regular o actualizaciones, reparaciones imprevistas, costes de almacenamiento o contratación de seguros.

Costes de desmantelamiento y disposición final: Al final de su vida útil, el coste asociado con retirar el producto o servicio y disponer de él de manera apropiada (como cuotas de reciclaje o de tratamiento de residuos).

Costes ocultos: Costes como el impacto en la productividad o eficiencia, los posibles problemas de calidad o garantías, el coste de oportunidades perdidas al elegir una opción sobre otra, etc. Estos costes son muchas veces los más difíciles de localizar.

Cómo calcular el TCO

Calcular el Total Cost of Ownership (TCO) implica un análisis detallado de todos los costes asociados con la adquisición, uso, mantenimiento y eventual disposición de un bien o servicio a lo largo de su vida útil y “cada maestrillo tiene su librillo” a la hora de hacerlo. Pero, si no estás familiarizado con esta metodología, aquí hay un proceso paso a paso para calcular el TCO:

1. Define el alcance del análisis (período y componentes)

Determina el período de tiempo que cubrirá el análisis del TCO según el ciclo de vida del producto/servicio e identifica todos los componentes y procesos relevantes que serán incluidos en el cálculo (puedes ver los principales componentes en el apartado anterior o en el siguiente punto).

2. Calcula y suma todos los costes para todos los componentes identificados

Utiliza una hoja de cálculo o un software avanzado para calcular los costes de cada componente en el período de tiempo analizado. Aquí tienes un listado esquemático de los más comunes, que obviamente variarán según el producto/servicio:

  • Costes iniciales:
    • Precio de compra
    • Envío/Entrega
    • Instalación/Configuración
    • Formación inicial
    • Impuestos
  • Costes operativos
    • Consumo de energía
    • Elementos consumibles
    • Costes de parada y reanudación de operaciones (media)
    • Mano de obra (operación y supervisión)
  • Costes de mantenimiento
    • Mantenimiento regular preventivo
    • Mantenimiento reactivo / reparaciones imprevistas (media)
    • Actualizaciones
    • Servicio de soporte técnico
    • Almacenamiento
    • Seguros / Garantías extendidas
  • Costes de desmantelamiento
    • Desmontaje
    • Eliminación / reciclaje
  • Costes ocultos
    • Costes de oportunidad de no elegir otras opciones (valor de la opción no elegida menos valor de la opción elegida)
    • Pérdidas de productividad/eficiencia (pe. por paradas)
    • Posibles reclamaciones por falta de calidad

3. Compara el TCO para las diferentes opciones de compra

Te recomendamos enumerar cada uno de los costes en filas (separados por componentes de coste) y situar los importes de cada una de las opciones de compra en columnas. Así podrás comparar cada partida de forma agrupada e individual, además de comparar el importe final del TCO. Esta información te será de gran utilidad para mostrar la información relevante a los distintos stakeholders.

4. Realiza distintos análisis y toma decisiones junto a los stakeholders

Puedes realizar ajustes basados en escenarios futuros posibles para entender cómo los cambios en las diferentes partidas de costes podrían afectar el TCO. Incluso puedes establecer pesos de probabilidades o de relevancia estratégica de los distintos factores. A partir de ahí, podrás tomar decisiones mejor informadas y estratégicas sobre las distintas opciones de compra.

¿Por qué es tan relevante el TCO para los compradores?

El principal beneficio del TCO es que permite tomar decisiones informadas al considerar todos los costes reales de la compra de un producto/servicio. Además, esta metodología ayuda a identificar de forma sistemática todos aquellos costes no tan evidentes en el momento de la compra y, al entenderlos, permite buscar maneras de minimizarlos, ya sea negociando mejores términos con los proveedores, eligiendo productos más eficientes o cambiando procesos operativos.

Por otra parte, el TCO permite a los compradores el mejorar la planificación presupuestaria, consiguiendo presupuestos mucho más precisos, asegurando que los fondos estén disponibles para cubrir todos los gastos relacionados con un producto o servicio a lo largo del tiempo. Esto es muy importante para evitar déficits presupuestarios inesperados que tan poco gustan al departamento financiero.

Otro aspecto relevante de TCO es su mirada hacia el valor a largo plazo, moviendo el enfoque de la decisión de compra del precio inicial a la rentabilidad y valor global. Esto puede llevar a la compra de bienes y servicios de mayor calidad que, aunque sean más costosos en un principio, resultan más económicos y eficientes a lo largo de su vida útil.

Además, el TCO ofrece grandes beneficios para los compradores en muchos otros aspectos de su función. Por ejemplo, en el análisis se pueden incluir la consideración de impactos ambientales y sociales, fomentando prácticas de compra más sostenibles y responsables. O también puede servir para identificar y mitigar riesgos como la posible obsolescencia, la dependencia de proveedores específicos o posibles fluctuaciones en los costes operativos.

Retos de la metodología TCO

TCO es una metodología sencilla de explicar pero, como indicábamos al inicio, también genera cierto desaliento por el trabajo que requiere descubrir todos los costes que pueden pasar desapercibidos, especialmente en compras en las que falta cierta experiencia por parte de los compradores.

En este sentido, los profesionales de compras enfrentan varios retos al aplicar el concepto de Total Cost of Ownership (TCO) en su trabajo, que pueden variar en complejidad y magnitud dependiendo de su sector, el tamaño de la empresa y el tipo de productos o servicios. En este último apartado os dejamos algunos de los retos más comunes:

  • Complejidad de los cálculos. El cálculo del TCO puede ser complejo y requerir mucho tiempo, especialmente para compras grandes o técnicamente complejas. Esto puede ser un obstáculo, especialmente en situaciones donde el tiempo es un factor crítico.
  • Datos incompletos o inexactos. Obtener todos los datos necesarios para un análisis completo de TCO puede ser difícil, especialmente cuando se trata de costes futuros estimados.
  • Variabilidad y predictibilidad. Prever los costes futuros con precisión es complicado debido a la variabilidad de factores como precios de energía, costes de mantenimiento, y posibles fallos del producto. Esta incertidumbre puede dificultar la precisión del análisis de TCO.
  • Evaluación de costes intangibles. Algunos costes, como el impacto en la marca o la satisfacción del cliente, son difíciles de cuantificar. Estos costes intangibles pueden ser importantes para la toma de decisiones, pero su inclusión en el cálculo del TCO puede ser complicada.
  • Cambio de mentalidad. Cambiar el enfoque de decisiones de compra basadas exclusivamente en el precio de adquisición a un enfoque basado en el TCO requiere un cambio cultural y educativo dentro del departamento de compras e incluso a la empresa. Convencer a las partes interesadas internas de la importancia de considerar el TCO a veces no es tan sencillo.
  • Adaptación a cambios en el mercado. Los cambios rápidos en el mercado pueden afectar varios componentes del TCO, como los costes de materias primas o la disponibilidad de tecnologías alternativas. Mantener el análisis de TCO actualizado ante estas fluctuaciones es un desafío.
  • Integración con estrategias de sostenibilidad. Integrar consideraciones de sostenibilidad en el análisis de TCO, como el impacto ambiental y social de las decisiones de compra, puede añadir una capa adicional de complejidad al proceso.

¿Utilizas ya la metodología TCO?

Como habrás visto, la metodología TCO no sólo ofrece un acercamiento mucho más estratégico de las compras, sino que permite distintas mejoras derivadas de un análisis pormenorizado de los componentes del producto/servicio que se compra, que pueden resultar muy útiles no sólo para el departamento de compras sino para el resto de departamentos de la empresa. No obstante, es una metodología no exenta de dificultades como hemos visto en el apartado en el que hemos enumerado algunos de los retos que supone para los compradores.

Desde Avanti, consideramos que se trata de una metodología que merece como mínimo ser conocida y utilizada. Es ya responsabilidad de los profesionales de compras el valorar los costes/beneficios que les puede aportar según la idiosincrasia de sus compras. Así que, si todavía no la has probado, te animamos a hacerlo.

Por cierto, si utilizas el software de Avanti, al lanzar una petición de oferta a los proveedores, podrás indicarles que incluyan una serie de campos informativos (a nivel de proceso de compras, de grupo o de ítem) que te permitirán que los proveedores realicen un desglose de los costes tal y como les solicites. De esta forma, podrás conocer todos aquellos costes adicionales u ocultos en la oferta para homogeneizar, utilizando la metodología TCO o cualquier otra metodología. Si quieres ver cómo funciona, no dudes en agendar una demo aquí.

Imagen de portada de freepik

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