Políticas del departamento de compras: aspectos a tener en cuenta

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Las políticas del departamento de compras constituyen de manera relevante los cimientos del departamento de compras de una entidad o corporación.

La antigua cultura empresarial concebía la gestión de compras como un elemento cuyos trabajadores ajenos a él no entendían la importancia superlativa de su actividad para el funcionamiento global de la empresa en su totalidad.

Pero los tiempos cambian, lo podemos observar en la evolución de la forma de actuar de los principales directores de compras. El proceso de compra tiene una enorme importancia en la cuenta de resultados de la empresa, un hecho cuya concienciación ha ido aumentado de manera progresiva.

Las empresas que engloban los diferentes tipos de compras necesarias para la realización de su actividad principal. Lo hacen a través de políticas unificadas del departamento de compras, pueden llegar a lograr una reducción de entre el 15% y el 20% de los costes totales de la empresa.

Para ello, es importante ser conscientes de que las funciones del departamento de compras no se limitan en exclusiva a encontrar los mejores precios. Estos pueden transformarse en los peores costes si no existe la integración interna de las funciones implicadas en este proceso así como una integración funcional de la organización de compra con el resto de la organización.

Nueva llamada a la acción

 

 

Nuestro blog es un espacio abierto y multidisciplinar creado con el objetivo de ofrecerte la mejor información relativa a la actividad de nuestra empresa. ¡Estate atento a todas las novedades semanales!

Por ello, hoy dedicamos un post a las políticas del departamento de compras, explicando qué son, cómo influyen en el proceso de compras de una empresa y qué beneficios pueden aportar a la entidad en su totalidad.

Políticas del departamento de compras: definición del concepto

Las políticas del departamento de compras hacen referencia a una serie de pautas genéricas que se deben aplicar de manera transversal para la consecución de los objetivos del departamento de compras, quedando estos últimos fijados de forma previa.

La definición de compras, así como los objetivos a conseguir por este sector del organigrama empresarial, variarán en función de las especialidades de cada compañía y la actividad económica que desarrolle. 

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Con carácter general, las correctas políticas del departamento de compras deben tener en cuenta aspectos tan variados como:

  • ✔️La relación existente entre compras y proveedores.
  • ✔️Los productos y/o servicios susceptibles de adquisición para el desarrollo de nuestra actividad empresarial.
  • ✔️La determinación de la inversión que podemos realizar por parte de nuestra entidad.

A continuación, pasamos a detallar algunos ejemplos de los aspectos que podríamos encontrar en diferentes políticas de compras y, así poder obtener una mejor definición de este concepto:

OBLIGATORIEDAD PARA QUE TODAS LAS ADQUISICIONES PASEN POR EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Apostar por una estructura centralizada nos permite beneficiarnos del expertise del encargado de compras o de los múltiples trabajadores que desarrollen las funciones de compras en una determinada entidad.

Es por ello que la estructura centralizada se implanta, cada vez más, de manera progresiva en las corporaciones. Puesto que facilita el control de compras de una empresa al tiempo que aumenta la transparencia de las acciones realizadas por el mismo departamento.

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PROHIBICIÓN DE LOS EMPLEADOS A RECIBIR OBSEQUIOS POR ALGÚN AGENTE DE SU CARTERA DE PROVEEDORES

Gestión de compras y proveedores son dos aspectos que hace tiempo caminan de la mano en los principales núcleos empresariales. La concienciación acerca de la integración de estos en la cadena de valor ha hecho que se incrementen todos los procesos previos de búsqueda y evaluación de proveedores.

No obstante, al trasladar esto a la realidad empresarial de gestión de compra y venta a la cartera de proveedores, es habitual escuchar las quejas de las empresas proveedoras relativas al “oscurantismo” que sobrevuela la determinación de estos criterios.

Esta política permite poner un enorme grupo de proveedores en sana competencia, al tiempo que conseguimos acceder a los mejores precios del mercado. Simultáneamente, los proveedores ven estos requisitos como un incentivo a superar para trabajar con nosotros, nunca como un elemento que ponga en entredicho su actividad productiva.

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HOMOGENEIDAD DEL PRODUCTO

El procedimiento de compras de una compañía variará de manera drástica en función de los objetivos del área de compras de una empresa.

Para el desarrollo de determinadas actividades empresariales es habitual que uno de los objetivos del abastecimiento de compras sea adquirir un producto lo más homogéneo posible, lo cual facilite a posteriori su utilización por parte de los trabajadores de la empresa.

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Estos son sólo algunos ejemplos de aspectos que podríamos tener en cuenta a la hora de desarrollar las políticas del departamento de compras de nuestra empresa. Y a pesar de que estos variarán en función de nuestros objetivos, es importante que estos se apliquen sobre todos los ámbitos que conforman la función de compras, con el objetivo de alcanzar con eficacia la optimización del departamento de compras de tu empresa.

???? Como se puede observar a través de estos sencillos ejemplos prácticos, las políticas del departamento de compras siempre variarán dependiendo de las necesidades que presente la entidad.

El blog de Avanti Lean es el espacio en el que compartimos información actualizada relativa a las problemáticas reales que se suceden en los departamentos de compras de las diferentes corporaciones. Siempre de manera especializada y basada en nuestro extenso bagaje profesional.

Por ello, dentro de los cuatro ámbitos que engloba la función de compras (Gestión de producto, gestión de proceso, gestión de contratos y gestión de proveedores) la actualidad empresarial nos obliga a centrarnos en estos dos últimos para explicar cómo las políticas del departamento de compras deben hacer hincapié sobre estos con más fuerza que nunca.

Políticas del departamento de compras: la gestión de contratos

Dentro de la gestión de compras de una empresa, la gestión de contratos tenía anteriormente un carácter meramente administrativo. No obstante, las políticas del departamento de compras deben fomentar los siguientes aspectos para optimizar la gestión de compras de cualquier compañía:

  • ✍ COORDINACIÓN  → Entender el negocio y los requisitos de este es fundamental para alinear los contratos con dicha estrategia. Además, se deben potenciar las funciones de liderazgo de la persona encargada de desarrollar esta función, ya que será necesaria la colaboración con distintos grupos de interés para satisfacer con excelencia las necesidades de nuestra empresa.
  • ✍ USO DE TECNOLOGÍA  → Una gestión de contratos eficiente pasa por entender la necesidad de apoyarnos en recursos tecnológicos que faciliten nuestras labores del día a día. De hecho, todas las convenciones que se realizan en la actualidad en relación al sector de compras giran ya en torno al concepto de compras 4.0.

El uso de este tipo de herramientas debe ser potenciado en la medida de lo posible por las políticas del departamento de compras de cualquier empresa. La importancia de la gestión de compras es tal que resulta incompatible con la dedicación excesiva hacia un trabajo administrativo que no aporta un valor real a tu compañía.

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Políticas del departamento de compras: gestión de proveedores

Una política de proveedores adecuada es fundamental para el correcto funcionamiento de nuestra empresa. Aunque no podemos extendernos sobre la importancia de esta cuestión, a la hora de establecer las políticas del departamento de compras de nuestra empresa debemos plantearnos si queremos desarrollar negociaciones colaborativas o posicionales.

Una negociación posicional era desarrollada en la antigüedad por los principales núcleos de compras. Y si bien no tiene por qué ser errónea, lo cierto es que las empresas apuestan cada vez más por la negociación colaborativa, la cual busca satisfacer los intereses subyacentes, los propios e incluso los del oponente.

✍ El método Harvard de negociación, seguido por múltiples corporaciones, apuesta por la negociación colaborativa para alcanzar el éxito de nuestra empresa, algo que se debería potenciar en las políticas de los departamentos de compras de nuestra empresa.

No obstante, es importante tener en cuenta la importancia de utilizar recursos electrónicos para potenciar las negociaciones colaborativas con proveedores. Estos se convierten en un espacio multidisciplinar donde los proveedores acceden a la información que les puede ser útil, al tiempo que aumenta la transparencia de las actividades llevadas a cabo por nuestros directores de compras.

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Esperamos que este post te haya servido para entender en profundidad la importancia de las políticas del departamento de compras para el funcionamiento global de tu compañía. En Avanti – Lean contamos con un importante bagaje profesional que te ayudará en todo momento a conseguir el éxito de tu empresa.

Si te gustaría realizar un análisis en profundidad de la gestión de compras de tu compañía, son múltiples los beneficios que obtendrás de nuestro expertise en el sector compras. Ponte en contacto con nuestro equipo y realizaremos una propuesta de valor que permita optimizar la función de compras de tu empresa. ¡Gracias por leernos!

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