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Facturación electrónica o manual: diferencias y beneficios

El entorno empresarial está sufriendo cambios importantes con el continuo crecimiento de las tecnologías, y es que la digitalización se está introduciendo en muchas áreas y procesos. Es el caso de significativos negocios,  que han pasado de realizar una emisión de facturas manual en favor de una facturación electrónica, que les permita mejorar el control y seguridad de su actividad. 

La facturación manual está asociada con diversas problemáticas y las empresas deben lidiar con estas trabas en su actividad diaria. La manipulación o el envío erróneo de facturas son algunos de los fallos a los que se tienen que enfrentar, dedicando gran parte de la jornada laboral a solucionar estas tareas administrativas.

Si piensas que tu empresa necesita sumarse al cambio y digitalizar su facturación, en Avanti contamos con una plataforma que puede ayudarte ¡Si quieres saber todos los beneficios de la facturación electrónica continua leyendo!

Diferencias entre la facturación electrónica y manual

Las facturas manuales, o también llamadas tradicionales, son un documento impreso con carácter tributario que refleja impuestos por la compra y venta de productos y servicios. Se usa como comprobante de una operación y en muchas empresas forma parte de su rutina emitir este tipo de documentos.

Con el paso de los años y los avances tecnológicos se ha establecido otro tipo de facturación, la electrónica, que elimina el papel y supone una serie de mejoras para las compañías en el control de sus cuentas. La principal diferencia entre ambas es el uso del papel de la tradicional, mientras que la electrónica se realiza mediante dispositivos informáticos.

Son muchas las empresas que piensan que esta es la única diferencia entre ambos tipos de facturación, pero existen otras diferencias a otros niveles. Por ejemplo, la factura electrónica requiere de una firma electrónica y es más económica, reduciendo gran parte de los gastos del proceso de facturación. Una facturación optimizada registrará a la perfección tu flujo de caja, evitando cualquier situación inesperada de insolvencia.

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La facturación electrónica es más ecológica al eliminar el uso del papel y más segura, ya que viene cifrada con contraseñas y no hay forma de alterarla o modificarla.

En Avanti Lean contamos con una plataforma que ayuda a las empresas a facilitar el proceso de emitir y recibir facturas y se adapta a sus necesidades específicas, evitando duplicar pagos y ahorrar costes.

Beneficios de la facturación electrónica vs manual

Ambos tipos de facturación no pueden considerarse parecidos, siendo los procedimientos de su creación y emisión totalmente distintos. Mientras que la tradicional utiliza la impresión para emitirse, la electrónica utiliza un proceso más complejo que asegura su autenticidad y su correcta difusión.

Existen múltiples beneficios con el cambio hacia una facturación electrónica para los negocios. Algunas de las ventajas de una facturación electrónica serían el aumento de la seguridad en los procesos o la importante reducción de costes administrativos. 

Desde Avanti contamos con un software encargado de la facturación electrónica que centraliza todas las facturas recibidas para incrementar su control y evitar pérdidas y gastos de búsqueda.

Optimización de procesos

La implementación de un sistema que permita pasar a una facturación electrónica optimiza procesos, como los tiempos de ejecución y la eliminación de tareas en la gestión de facturas. Estos procesos integrarían la emisión, gestión y recepción de facturas, aumentando la integración de la información y disminuyendo los errores provocados por el factor humano.

Algunos estudios confirman que el ahorro de horas trabajadas gracias a esta facturación son de alrededor 250.000  al año. Además, el uso de la facturación electrónica es una tendencia al alza en constante crecimiento para las empresas.

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Los trabajadores de tu empresa podrán dedicarse a otras actividades gracias a la disminución de tareas administrativas y el aumento del tiempo laboral correspondiente. Un factor determinante de la facturación electrónica es la gestión de las facturas desde que se emiten hasta que el destinatario la recibe. Además, es posible controlar el estado en el que se encuentran las facturas en todo momento.

Reducción de costes

Además de reducir costes administrativos con la optimización de procesos, la facturación electrónica también supone una importante reducción de recursos destinados a estos procesos, y por consiguiente un ahorro económico. El coste de una factura manual se aproxima a los 3 euros por unidad, mientras que una plataforma de facturación tiene un coste tres veces inferior.

Avanti Lean ofrece su plataforma avant+, con sus módulos correspondientes,  que te ayudarán a reducir significativamente los costes de tu empresa asociados a la facturación gracias a la definición de un flujo de aprobación.

Aumento de la seguridad

Mientras que el uso de una facturación tradicional puede ser copiada o alterada con facilidad, perderse durante el envío o modificada sin notificación previa, disponer de una facturación electrónica aumentará la seguridad de tus facturas

El cifrado mediante contraseñas, el envío directo desde el emisor al receptor sin pasar por intermediarios y la firma electrónica son algunos de sus principales funciones. En este tipo de facturación, una modificación posterior a su creación la invalida para evitar errores. La pérdida o errores en las facturas no se contempla con una plataforma de facturación.

La firma digital aporta grandes beneficios en cuanto a la seguridad en la validación de facturas, mejorando la experiencia de los clientes o la relación con los proveedores. La seguridad de tus facturas no volverá a ser un problema ya que el cambio hacia este tipo de facturación es notable.

La plataforma de Avanti Lean para empresas avant+ y su módulo I, especializado en la facturación electrónica, te permitirá liberar la carga administrativa que supone la recepción de facturas. Además, mejorarás tus ciclos de pago y eliminarás tareas repetitivas.

Puedes probar la versión demo de este módulo o, si lo prefieres, puedes preguntarnos por cualquiera de los servicios que ofrecemos. No dudes en contactarnos¡Te ayudaremos encantados!

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