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La importancia de la comunicación en Compras

La capacidad de comunicarse claramente y de manera efectiva es fundamental para el éxito en cualquier entorno profesional. Sin embargo, en el caso de Compras la comunicación es todavía más importante que en otros departamentos debido a la gran cantidad de interacciones y relaciones que se dan.

Necesitamos entender muy bien a toda la organización (comunicación interna) pero también a nuestros proveedores (comunicación externa), además de necesitar una dosis adicional de claridad debido a la dificultad de explicar nuestro rol y valor en la empresa.

En este artículo, hemos querido explorar las diversas facetas en las que creemos que es importante la comunicación en Compras para acabar dando algunos tips sobre habilidades de comunicación que puedan ser de utilidad para los profesionales de compras.

Facilitando la colaboración con el cliente interno

El intercambio de información clara y precisa sobre las necesidades y expectativas de las partes es esencial para mejorar la colaboración con el cliente interno. La mejora de la comunicación debería ser, por tanto, una parte fundamental de la labor de los profesionales de Compras.

Gracias a la comunicación es posible entender las necesidades de sus clientes internos y que estos a su vez entiendan cómo Compras puede ayudarles, consiguiendo un alineamiento estratégico y la toma de decisiones informadas que benefician al conjunto de la empresa.

Además, una buena comunicación también ayuda a establecer relaciones de confianza, reducir malentendidos y conflictos, y promover un ambiente de trabajo más cohesionado, donde todos los involucrados se sienten escuchados y valorados.

Al final, Compras trata con las personas y sus necesidades, al tiempo que tiene siempre en mente las necesidades de negocio. Sin una comunicación clara, puede ser visto incluso como un enemigo.

Mejorando la relación con los proveedores

Hablamos mucho de gestionar la relación con los proveedores, pero muchas veces entendemos la gestión como esa parte mecanicista en la que intentamos realizar gestiones para conseguir el mejor resultado. Sin embargo, las relaciones van mucho más allá del intercambio y se deberían basar en el entendimiento mutuo. Es ahí donde la comunicación debería ser una pieza clave para cualquier acción.

Para ello, es muy importante mantener un diálogo abierto y constante con los proveedores que asegure que se entiendan las expectativas mutuas. Por supuesto, esto incluye discutir términos y condiciones, negociar precios, resolver problemas de manera rápida y eficiente pero, sobre todo, establecer relaciones de confianza a largo plazo basadas en la transparencia y honestidad.

En palabras sencillas, deberíamos estar convencidos de que “hablando se entiende la gente”. Aunque, por supuesto, no se trata sólo de hablar sino, mucho más importante, aprender a escuchar. Es desde ahí que se consigue compartir información crítica que facilite la toma de decisiones basadas en datos además de fortalecer la confianza.

Alineación con la Dirección

En el viaje de Compras desde una función de soporte a una función de aporte de valor estratégico, la alineación con la Dirección es clave. En este proceso de alineación, la comunicación cobra un papel muy importante, porque sólo entendiendo la visión estratégica de la Dirección podremos remar en el mismo sentido y saber explicar cómo podemos aportar valor en dicha dirección.

Para mejorar la percepción y la integración del departamento de Compras dentro de la organización, es crucial participar activamente en eventos corporativos y romper las reglas establecidas mediante la creatividad. Es cierto que este punto suele costar mucho a los profesionales de Compras, que muchas veces suelen tener perfiles técnicos, pero para comunicar hay que estar donde se producen las interacciones, las conversaciones, las relaciones cercanas.

Hacer las cosas diferentes, ser creativos en como nos relacionamos y comunicamos con la Dirección y con los otros departamentos puede ayudar a que el departamento de compras sea visto como un aliado estratégico y no solo como un centro de costes.

Rompiendo barreras y estigmas en la organización

En la línea del punto anterior, un punto crítico en nuestra querida función de Compras es la percepción errónea y la falta de comprensión de nuestro rol dentro de la empresa. La figura de los profesionales de Compras a menudo se deshumaniza debido a la automatización y tecnocracia de los procesos de compras. Frases como «somos el departamento de lloros y lamentos» y «compras no interesa» reflejan una percepción negativa que debe cambiarse mediante una mejor comunicación.

Para contrarrestar esto, es fundamental que los profesionales de compras comuniquen claramente el valor que aportan a la organización. La comunicación es clave para romper estos estigmas y posicionar al departamento de compras como una parte integral y valiosa de la organización. Y es que el valor hay que aportarlo pero también aprender a mostrarlo. De ahí que muchas veces hagamos nuestra la frase de que el comprador también debe saber vender.

Desde Compras tenemos que trabajar cada vez más nuestra marca departamental y nuestras marcas personales si queremos romper las barreras y estigmas históricos.

Comunicando al equipo de Compras

Al pensar en comunicación, muchas veces pensamos en comunicarnos con los proveedores o con el cliente interno, pero no acabamos de darnos cuenta de que la comunicación comienza en nuestra pequeña familia de Compras. Si queremos desarrollar equipos sólidos y eficientes, necesitamos comenzar por mejorar la forma en la que nos comunicamos con ellos.

Todo comienza desde uno mismo, siendo más crítico y trabajando la serenidad. Desde este punto interno de autoconocimiento podremos promover una comunicación abierta y honesta dentro del equipo, permitir que los miembros del equipo brillen y empoderarlos.

La comunicación se convierte así en una herramienta clave para mejorar significativamente la dinámica del equipo y, en última instancia, su rendimiento.

¿Cómo mejorar las habilidades de comunicación?

Mejora la comunicación, ya sea con los clientes internos, con los proveedores, con la Dirección o con nuestro equipo, pasa por trabajar las habilidades individuales y grupales de comunicación. Cómo trabajar las habilidades de comunicación es un tema apasionante, aunque difícil de abordar en un artículo de blog.

Sin embargo, os queremos compartir 25 mensajes clave que trabajamos en un taller práctico de comunicación para profesionales de compras impartido por Rosa del Blanco y Diego Martos. Esperamos que puedan despertar vuestra curiosidad sobre la importancia de la comunicación para Compras y sean un punto de partida para que trabajéis las habilidades de comunicación en vuestro departamentos.

  1. Mejora la escucha y parte siempre de un “te quiero ayudar”.
  2. Escucha bien lo que tu interlocutor está abierto a recibir.
  3. Intenta siempre implicar al resto en las decisiones.
  4. El dato potencia el relato: busca siempre apoyar tu discurso con datos.
  5. La gestión emocional es clave para comunicar. Trabájala.
  6. Si no hay aprendizaje tras un error de comunicación, se repetirá la dinámica.
  7. A veces, es necesario reunirnos alrededor del fuego (en un ambiente adecuado).
  8. Si no comunicas, no existes.
  9. Escuchar para ver aquello que no se dice, es dónde está la llave: desarrolla la empatía.
  10. Importancia de la autoridad: importa más el cómo que el qué.
  11. Importancia de la gestión por preguntas: implica a los otros, preguntándoles.
  12. Conoce a las piezas estratégicas en la organización y ganátelas para tu causa.
  13. Para ser efectivo, pon límites y ten autoridad, combina la bravura con la ternura.
  14. Comete más “sincericidios”, pero sin hacerlo desde la emoción. Primero deja que te traspase. Abraza y suelta. Luego prepara la conversación.
  15. No reprimas las emociones, di lo que piensas y lo que sientes, sin ofender.
  16. Se más crítico contigo mismo, pero sereno y tranquilo.
  17. Pregúntate: este conflicto ¿cuánto peso tiene en mi vida?
  18. No evites el conflicto. Desnaturalízalo.
  19. Merece la pena perder eficiencia con tu equipo, pero acercarte humanamente.
  20. Incluye a tu equipo, aunque sepa el camino. Échate al lado y deja pasar a tu gente.
  21. Somos personas y necesitamos tener más contacto. Sal del piloto automático.
  22. Empodera al equipo de cara al resto de departamentos para que tengan la autoridad que se merecen para establecer una relación de confianza. Dales confianza y apoyo.
  23. Participa más en los eventos corporativos para relacionarte sin timidez
  24. Atrévete a retarte y romper las reglas establecidas.
  25. Crea deseabilidad y expectativa (haciéndolo de una forma distinta a través de la creatividad).

¿Cuál de estas claves te ha llamado más la atención? Elige 3 y procura ponerlas en práctica mañana mismo.

Imagen de Freepik

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