8 Características que Definen una Función de Compras Estratégica

Muchos directores de compañías han pasado a mirar hacia un futuro no muy lejano, en el que las responsabilidades básicas de la función de compras están mucho más automatizadas y cuyos departamentos de compras aspiran a dejar de ser meramente tácticos para convertirse en estratégicos.

La función de compras tiende a reinventarse, ampliando sus funciones más allá de las tareas conocidas como compras, pedidos, negociación, y facturación. Con un mayor acceso a la información que necesitan, los ejecutivos de compras pueden dedicarse a estrategias de re-estructuración que promuevan mayores prioridades, posicionándose para crear mayor valor y contribuyendo con mayor eficacia económica en la empresa.

 

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A medida que la función de compras se vuelve más eficiente, se focalizan menos en el trabajo táctico y la visión a corto plazo y se centran más en las actividades estratégicas a largo plazo. Eso significa un mayor compromiso y responsabilidad sobre la sostenibilidad del coste total y la calidad del producto final, además de una nueva comprensión de cómo sus decisiones, sobre plazos de entrega aceptables o la rotación de inventario, afectan a los costes de la cadena de suministro. Con una mayor colaboración y participación en las decisiones estratégicas de la empresa, la función de compras puede diseñar y definir estrategias, y finalmente ejecutar los acuerdos que apoyan objetivos más amplios, fortaleciendo la salud financiera de la empresa mediante la mejora de su capital circulante.

A través de la coordinación e integración con otros departamentos, como finanzas, la función está trascendiendo en las compañías y haciendo hincapié en las actividades estratégicas. Su evolución en la contribución empresarial es evidente para los altos ejecutivos, que consideran que la función de compras en este nuevo estadio de madurez, se convertirá en una fuente de valor para toda la compañía.

Un factor clave es el uso de la tecnología ya que permite incrementar la eficiencia y la colaboración con otras áreas. La tecnología confiere dos ventajas a la función de compras. En primer lugar, el departamento de compras puede hacer un mejor trabajo en funciones que ya realizan eficazmente como la identificación de oportunidades de reducción de costes y el seguimiento de ahorros anticipados, la supervisión y gestión de proveedores, y la normalización de los datos de gastos para tomar decisiones óptimas de negocio. Por otro lado, con sus funciones no estratégicas cada vez más automatizadas, se libera de su ámbito de competencia pudiendo dirigir su atención hacia una colaboración más productiva.

Características de una función de compras estratégica a tener en cuenta

 

Análisis de gasto

Los equipos de compras estratégicas examinan el gasto por cada categoría de productos o servicios comprados y utilizan estos datos para identificar oportunidades de ahorro.

Gestión de las relaciones con los proveedores (SRM)

Los equipos de compras estratégicas, miden el desempeño de los proveedores, y regularmente se reúnen con sus proveedores clave para la identificación e implementación de mejoras.

Implementación tecnológica

Los equipos de compras estratégicas, frecuentemente buscan nuevas tecnologías que tiendan a reducir el coste total, reducir tiempos de ciclo y hagan un proceso de compras más eficiente. Procesos como B2B «Business to Business», P2P «Purchasing to Payables», plataforma de compras, análisis de gasto «Spend Analysis», etc., son ejemplos de herramientas para la implementación de un nuevo modelo de gestión de compras estratégicas.

Gestión de contratos corporativos

Los equipos de compras estratégicas consolidan el gasto de toda la corporación, y cierran contratos con una base seleccionada de proveedores, para cubrir las necesidades de toda la compañía.

Pronósticos analíticos

Los equipos de compras estratégicas, manejan información relevante que les permitan documentar los cambios que prevén en niveles de precios, materias primas, disponibilidad y mercados, para asegurar una ventaja competitiva para sus organizaciones.

Participación en el desarrollo de especificaciones

Los equipos de compras estratégicas, están involucrados en las fases iniciales del desarrollo de especificaciones. Aportando un conocimiento especializado en relación a la disponibilidad de materiales, elementos de coste, componentes estándar y confiabilidad de la base de proveedores.

Desarrollo de herramientas de productividad

Los miembros del departamento de compras estratégicas, desarrollan herramientas que optimicen el análisis de información para que tareas repetitivas sean hechas más rápido y sin posibilidad de errores así como la identificación de mejores formas de automatizar, reducir costes, delegar o eliminar tareas que no aporten valor a la actividad.

Desarrollo de proveedores

Los equipos de compras estratégicas colaboran y trabajan con sus proveedores clave para el desarrollo constante de nuevas capacidades o productos que tiendan a mejorar su calidad o permitan la reducción sostenible del coste de la cadena de suministro.

Fuentes: emex y nextlevelpurchasing

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