La búsqueda y evaluación de proveedores se ha convertido en uno de los aspectos clave dentro de la gestión logística y comercial de cualquier compañía.

A pesar de que la antigua cultura empresarial entendía la definición de proveedor como un agente relativamente externo a nuestra compañía, el proceso de digitalización al que se han visto sometidas las principales corporaciones sumado a un mercado donde las necesidades de los consumidores son más volubles que nunca han hecho entender la gestión de proveedores como uno de los pilares básicos para el desarrollo de cualquier compañía.

La satisfacción de las necesidades de nuestros clientes se debe realizar con nuestro proveedor, nunca contra él. El significado de proveedor ha ido variando de manera progresiva hasta ser entendido como un sujeto externo de máxima relevancia cuyos objetivos deben quedar alineados con los fijados por nuestra compañía de manera previa.

Y aunque muchas empresas siguen viendo la selección del proveedor como una problemática habitual dentro de la actividad de su compañía, otras muchas no han dudado en utilizar la búsqueda y evaluación de proveedores como una oportunidad para hacer crecer su negocio, haciendo del problema un reto que superar testando así sus posibilidades de crecimiento empresarial.

búsqueda y evaluación de proveedores

Por este motivo, hoy en nuestro blog especializado dedicamos un post a la búsqueda y evaluación de proveedores, establecemos las fases del mismo y comentamos algunos errores habituales de la gestión de compras y abastecimiento habituales en la actividad de muchas corporaciones.

Búsqueda y evaluación de proveedores: Fases del proceso

La búsqueda y evaluación de proveedores se compone de varias fases consecutivas que sólo en su conjunto garantizan el éxito del proceso. Estas son detalladas a continuación: 

1.      ¿Cómo buscar proveedores para mi empresa? Primero debes conocer las  necesidades de la misma

No existe un proceso de búsqueda y evaluación de proveedores universal para aplicar en diferentes corporaciones. El concepto de selección variará en función de las necesidades de tu empresa, por lo que es necesario conocer las necesidades de esta antes de iniciar la búsqueda de proveedores.

Un tradicional error de los “antiguos” directores de compras era implementar el precio como el único factor a tener en cuenta a la hora de realizar el análisis de proveedores. Elegir colaborar con una única empresa en función de este resulta excesivamente peligroso en la estrategia a largo plazo de cualquier compañía.

Por ello, la búsqueda y evaluación de proveedores requiere la respuesta de 3 preguntas clave relativas a la actividad de nuestra empresa:

búsqueda y evaluación de proveedores

✍ La respuesta a estas tres preguntas nos da una primera pista a la hora de establecer una eficiente búsqueda y evaluación de proveedores: No se trata de una decisión que debamos tomar de manera unilateral. La respuesta implica como mínimo a los departamentos de aprovisionamiento, fabricación y ventas de la compañía

2.      Lista de proveedores de una empresa

A continuación debemos realizar una lista abierta con ejemplos de proveedores con los que podremos colaborar en un futuro para realizar la actividad principal de nuestra compañía.

En ella debemos apuntar información relevante de las diferentes empresas, concretando sus datos identificativos (Razón social, domicilio legal y comercial, CIF…) y el tipo de producto que ofrece o presta que puede resultarnos útil para mejorar la cadena de valor de nuestra empresa.

La selección y evaluación de proveedores implica una constante actualización de dicha información, tanto si finalmente decidimos colaborar con ellos como si consideramos que no superan nuestros criterios de selección. 

Es posible que las necesidades de nuestros clientes respecto a los servicios o productos que ofrecemos  varíen con el paso del tiempo, lo cual puede suponer una transformación de nuestros métodos de evaluación de proveedores para adaptarnos a las nuevas demandas del mercado.

búsqueda y evaluación de proveedores

3.      Procedimiento de evaluación de proveedores.

La realización de la lista de proveedores con las que trabajaremos en un futuro se convierte en un elemento práctico para contactar con ellos. Durante esta fase del procedimiento de búsqueda y evaluación de proveedores debemos realizar:

  • El envío de la carta a proveedores para la solicitud de información relativa a los productos que fabrica su empresa.
  • Recopilación de los diferentes catálogos de productos con los que podremos trabajar en un futuro.
  • La recepción de ofertas detalladas y plasmadas por escrito. Las bases para desarrollar una relación sólida entre nuestra corporación y cualquier empresa externa excluye la posibilidad de realizar cualquier tipo de acuerdo verbal no escrito.
Es importante saber que cada vez existen más plataformas que ayudan a la automatización de este tipo de procesos. Así por ejemplo, la herramienta de avant + se convierte en un refuerzo clave en esta fase del proceso, aumentando la seguridad de nuestra empresa y generando una trazabilidad total sobre el resto de fases del mismo. Vanguardia tecnológica y optimización del procedimiento de evaluación de proveedores caminan de la mano en la actividad de tu empresa.

búsqueda de evaluación y proveedores

4.      Criterios de selección de proveedores

La evaluación a proveedores debe realizarse acorde a unos criterios previamente fijados, aunque estos no tienen por qué ser iguales para cada proveedor. (Más adelante estableceremos un error muy habitual relacionado con esta fase del proceso).

Los criterios de evaluación de proveedores pueden variar en función de las necesidades de la empresa fijadas con anterioridad (Véase el punto 1 del proceso). Aunque el precio suele ser el factor más utilizado, resulta muy importante analizar el coste real de la colaboración, ya que es lo permite ampliar el margen de beneficios en nuestra cuenta de resultados a final de año.

A pesar de que se suele pensar que la búsqueda y evaluación de proveedores es un proceso 100% objetivo, lo cierto es que debemos considerar también los criterios para evaluar proveedores de carácter subjetivo, como pueden ser la confianza o la facilidad de uso que la empresa externa nos ofrezca.

búsqueda y evaluación de proveedores

5.      Certificación de los proveedores

El faso final del proceso de búsqueda y evaluación de proveedores consiste en la certificación de estos.  Son cada vez más las empresas que deciden hacerlo bajo unas pautas comúnmente establecidas y criterios objetivos, por ejemplo, a través de la utilización de criterios de evaluación de proveedores de la ISO 9001.

No obstante, una creencia errónea relacionada con el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores es considerar que el proceso termina aquí. Realizar una exhaustiva certificación de nuestros proveedores no exime de futuras labores de control sobre la actividad de nuestras empresas proveedoras.

Una vez finaliza el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores, las empresas sólo se acuerdan de ellos cuando suceden diferentes incidentes que afectan a nuestra empresa. Es habitual olvidar que nuestro sistema legal establece la responsabilidad subsidiaria por las actividades realizadas con las empresas proveedoras con las que trabajamos (Por ejemplo, en el artículo 43.1 F de la Ley General Tributaria)

búsqueda y evaluación de proveedores

Un caso concreto de esto fue la conocida trama de los jamones podridos que destapó Economía Digital (Aquí os dejamos el artículo de nuestro blog por si queréis conocer la profundidad del caso). No obstante, esto no se extiende únicamente a las empresas del sector alimentario.

Desde empresas que han trabajado con proveedores que no respetaban lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores para su plantilla hasta productos defectuosos que han manchado de manera directa la reputación empresarial de la compañía.

✍ Un correcto proceso de búsqueda y evaluación de proveedores pasa por entender la importancia de la constante revisión de nuestras relaciones comerciales para satisfacer con excelencia las necesidades de nuestros clientes.

Esta es la idea base sobre la cual se sustentan los servicios de Avanti Lean. Nuestra plataforma de compras tiene una serie de módulos personalizables a las necesidades de tu empresa como puede ser el módulo E+ de evaluación de proveedores o el módulo Q+ de homologación de proveedores , que suponen la herramienta perfecta para complementar el departamento de compras de tu empresa.

búsqueda y evaluación de proveedores

Búsqueda y evaluación de proveedores: 4 errores que debemos intentar NO cometer

Y si bien las fases de búsqueda y evaluación de proveedores pueden resultar más o menos sencillas, lo cierto es que cuando trasladamos esto a la práctica empresarial, existen 4 errores en el proceso de negociación con proveedores que debemos evitar cometer:

ERRORES HABITUALES EN LA BÚSQUEDA Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

✍ JUICIO PROPIO COMO CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES: Ya hemos establecido la importancia de conocer las necesidades de nuestra empresa antes de iniciar el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores.No obstante, sigue siendo un error habitual de muchos directores de compras tomar dichas decisiones en base a su juicio propio sin la interacción necesaria con el resto de departamentos.

✍ CRITERIO ESTABLECIDO: Si carecemos de un criterio previamente establecido por nuestra compañía la información ofrecida por el proveedor en la tercera parte del proceso carecerá de sentido y puede hacer que olvidemos las necesidades de nuestra empresa a la hora de tomar la mejor decisión.

Un procedimiento previamente establecido ayuda al agente de compras a no perder la vista durante el procedimiento de búsqueda y evaluación de proveedores y ofrecer los mejores recursos a su compañía.

✍ CRITERIOS PARA SELECCIONAR UN PROVEEDOR UNIFICADOS: La relevancia de fijar un modelo de evaluación de proveedores previo a nuestra toma de decisiones no implica que deban ser los mismos criterios para todos los proveedores.

Algunos criterios genéricos pueden suponer la base para decidir con qué proveedores no vamos a trabajar. No obstante (Y aunque esto pueda parecer una contradicción con lo establecido en el punto dos) una vez realizado ese primer filtro, el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores pasa por analizar las especialidades de cada empresa, reflejando los beneficios reales que esta puede aportar a nuestra cadena de valor.

✍ OLVIDAR EL PASADO: La búsqueda y evaluación de proveedores óptima implica apostar por la mejora constante a la hora de tomar nuestras decisiones como agentes de compras. No obstante, en muchas ocasiones, las decisiones pasadas que funcionaron de manera efectiva se tienden a utilizar de manera prolongada en el tiempo.

Los aciertos sucedidos en el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores de un año económico pueden no funcionar en periodos posteriores. Revisar constantemente nuestros procesos de selección y control de proveedores resulta clave para conducir nuestra empresa a su expansión comercial.

Sin lugar a duda, el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores se trata de un procedimiento de máxima importancia para el desarrollo de cualquier corporación. Esperamos que la información que te hemos ofrecido en nuestro post te haya resultado lo más útil posible en tu día a día empresarial.  

¿Te gustaría optimizar el proceso de compras de tu empresa?  Ponte en contacto con nuestro equipo multidisciplinar y descubre cómo una consultoría de compras puede incrementar de manera directa el funcionamiento de tu empresa.  Realizaremos una propuesta comercial de valor que se ajuste a las necesidades que tu empresa ahora mismo pudiera solicitar. ¡Llámanos!

búsqueda y evaluación de proveedores

¿TE GUSTAN NUESTROS ARTÍCULOS?

Suscríbete al Newsletter de Avanti Lean, y recibe gratis ebooks y nuevos contenidos sobre el área de compras.

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.

ACEPTAR
Aviso de cookies