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El portal de proveedores ha pasado a convertirse en un breve periodo de tiempo en una pieza clave para la realización de las funciones del departamento de compras de cualquier corporación.

En un momento empresarial en la que la  verticalidad del proceso productivo se ha roto por completo, la gestión de proveedores pasa a convertirse en un elemento clave en la optimización del departamento de compras de cualquier entidad.

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No obstante, resulta ilógico negar la errónea creencia generalizada de que la figura del proveedor y su relación con nuestra entidad solo es importante en el caso de grandes corporaciones o empresas del sector agroalimentario. Nada más lejos de la realidad.

✅ Cualquier entidad necesitará, más tarde o más temprano, establecer una relación con un proveedor de servicios para desarrollar y cumplir los objetivos y/o metas de su actividad empresarial.

El blog de Avanti – Lean se consolida de manera progresiva como un espacio online multidisciplinar donde compartimos el expertise de la compañía adquirido a lo largo de nuestro bagaje profesional, al tiempo que utilizamos este espacio como palanca de apoyo de conocimiento constante por parte de nuestra empresa.

¿Lo mejor de aprender algo nuevo? Que ya nadie podrá arrebatárnoslo. Por este motivo, hoy reflexionamos sobre el portal de proveedores, una herramienta de trabajo que ha redefinido la concepción sobre qué es un proveedor, utilizando la relación con este como un elemento que sí aporte un valor real a la empresa.

¿Qué es un portal de proveedores?

El portal de proveedores no es más que un software de compras que permite a las empresas agilizar su proceso de compra, al tiempo que potencia valores como la transparencia o trazabilidad a través de sus políticas internas del departamento.

Los proveedores encuentran en el acceso al portal un elemento que les ayuda a entender los requisitos exigidos por cada empresa en sus pliegos de condiciones, entendiendo sus requisitos de solicitud como un elemento a superar para trabajar con una determinada corporación, nunca como un elemento que cuestiona su actividad productiva.  

El portal de proveedores constituye una herramienta de centralización de todas las comunicaciones e interacciones con nuestra cadena de proveedores comerciales, permitiéndonos invertir el tiempo dedicado en este tipo de actividades en un tiempo perfecto a dedicar a otras tareas que sí aporten un valor agregado a la corporación.

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En un momento en el que la digitalización del proceso de compras es una cuestión imposible de negar, dando lugar a lo que en la actualidad conocemos como compras 4.0, la aparición del portal de proveedores fue algo que se produjo de manera prácticamente necesaria.

✍ Sustituir el exceso de tiempo dedicado a cuestiones administrativas, dando lugar a conceptos como la factura electrónica y el software de compras es la única forma de contar con un tiempo de calidad que nos permita desarrollar labores que consoliden nuestro esquema de compra estratégica.

Con independencia de quienes son los proveedores de nuestra corporación, el portal de proveedores debe estar desarrollado en base a las necesidades que presente nuestra entidad. Compras y proveedores son dos aspectos que, a pesar de tener ciertos puntos en común en cualquier empresa, presentan grandes diferencias en su relación en función del núcleo empresarial en cuestión.

✅ Desde la recepción de facturas hasta los criterios exigidos por la entidad para iniciar la colaboración con su departamento de proveedores, pasando por los trámites previos necesarios para proceder al alta de proveedores dentro de esta plataforma.

El portal de proveedores debe adaptarse a las necesidades de nuestra corporación, nunca a la inversa, de forma que este se convierta en la herramienta perfecta para mejorar las relaciones comerciales de nuestra empresa.

Portal de proveedores → 4 problemas que puede resolver esta plataforma

Como ya hemos mencionado anteriormente, la definición de esta plataforma es un aspecto prácticamente baladí si tenemos en cuenta los problemas que esta puede llegar a resolver, constituyendo su carácter resolutorio un aspecto de vital importancia para entender la definición del concepto.

Aunque resulta necesario estudiar de manera previa las necesidades de cada corporación, con carácter general esta plataforma ayuda a optimizar las siguientes cuestiones del departamento de compras de nuestra entidad:

1.      Transparencia → Nombres de proveedores con claridad y concisión.

A pesar de no ser un aspecto plasmado en ningún “manual de proveedores” o libro sobre la teoría de la función de compras, es una realidad más que evidente el oscurantismo que sobrevuela los requisitos exigidos por las empresas a su cadena de proveedores.

✅Esta plataforma permite la consulta de proveedores de todos los sujetos por igual, lo cual aumenta la transparencia de nuestro departamento de compras desde un punto de vista externo.

Por otro lado, cuando nos vamos al lado interno de la entidad, esta plataforma permite que el resto de sectores del organigrama empresarial puedan entender con mayor facilidad la forma de trabajo del departamento de compras de la empresa y la importancia global que este tiene para el resto de la corporación.

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2.      Negociación colaborativa → Aspecto clave en el manual de proveedores de una empresa.

En nuestro post sobre políticas del departamento de compras ya mencionamos la importancia de la postura de negociación que adopta nuestra empresa frente a su cartera de proveedores. Cuando apostamos por una postura colaborativa, el portal de proveedores se convierte en un elemento necesario para mejorar las relaciones de nuestra empresa.

La plataforma permite desarrollar un canal de comunicación y colaboración diario entre ambas partes, de forma que el proveedor se convierte en un aliado estratégico para el cumplimiento de los objetivos de la corporación, al tiempo que de manera interna el departamento se empodera frente al resto de sectores del organigrama empresarial.

La implantación de este sistema aminora las diferencias entre empresas y visibiliza sus puntos de conexión, motivo por el cual a medio y largo plazo se afianzan las relaciones con nuestra cartera de proveedores. 

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3.      Autogestión de la cadena de proveedores → Implantación de la factura digital.

Otra realidad que sobrevuela cualquier departamento de compras es el exceso de tiempo que dedicamos en el mismo a tareas administrativas que poco o ningún valor aportan a nuestra corporación. Y a pesar de que estas sí son necesarias para el correcto funcionamiento de la compañía, el portal de proveedores las simplifica e incrementa la confianza de los proveedores sobre nuestra empresa.

El portal de acceso se convierte en una ventana de autogestión de diversas tareas que mejorarán nuestra eficacia y rendimiento. Así por ejemplo, un importante volumen de cuentas puede encontrarse en proceso de facturación, permitiendo a los proveedores introducir su factura electrónica y hacer un seguimiento conciso a posteriori.

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4.      Proveedores de diversa tipología → Encuentra los más favorables para tu entidad.

Aunque esto siempre dependerá de cada sector económico, como norma general, la oferta de proveedores suele ser mucho mayor que la demanda exigida por las empresas compradoras.

✍ Tanto es así que las empresas acaban dedicado excesivo tiempo a cuestiones administrativas y olvidan que es la búsqueda y evaluación de proveedores lo que puede llegar a aportar un valor real a nuestra compañía.

La diversificación de proveedores es una de las estrategias más utilizadas dentro de cualquier departamento de compras.  No obstante, para hacerlo de manera eficiente, es importante contar con información actualizada de todos y cada uno de los sujetos, lo que supone un aumento de la importancia que nuestra entidad puede dar a la homologación de proveedores.

Esta plataforma permite a los proveedores volcar su información y ofertas tras la publicación de nuestros tenders, de forma que disponemos de ella reduciendo el tiempo dedicado a cuestiones administrativas, y utilizamos ese tiempo para elegir entre diversas posibilidades, algo fundamental para desarrollar una política de compra estratégica.

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Sin lugar a dudas, el portal de proveedores ofrece infinidad de posibilidades a la función de compras de tu compañía y al resto de sectores del organigrama empresarial. No obstante, como comentábamos al principio, es fundamental el análisis previo de las necesidades de tu entidad para desarrollar un portal de proveedores que se adapte a la perfección a las necesidades de tu corporación.

Es en este punto del camino donde radica el éxito de Avanti – Lean. El bagaje profesional de nuestra compañía está cargado de numerosos casos de éxito que han entendido que la clave del expertise de nuestra compañía residía en la versatilidad del mismo para solucionar los problemas existentes en cualquier entidad, haciendo del departamento de compras una palanca de apoyo y mejora de la corporación en su globalidad.

Escuchar las necesidades de cada empresa es requisito previo imprescindible para encontrar las mejores soluciones a los problemas que presente nuestra entidad.

De esta forma, establecemos los cimientos de la compañía y edificamos un departamento de compras sólido, digitalizado y perfecto para desarrollar una política de compra estratégica que minimice los costes de nuestra corporación.

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Ponte en contacto con nosotros. Nuestro equipo multidisciplinar estará encantando de ofrecerte una propuesta de valor que optimice la función de compras de tu compañía, permitiéndote mirar al futuro con seguridad y con unos pilares sólidos en tu presente que se conviertan en la perfectapalanca de apoyode tu entidad.

Desde la instauración de un portal de proveedores, hasta módulos especializados de gestión de contratos o evaluación de proveedores. En Avanti – Lean nos adaptamos a las necesidades de tu empresa, volcando nuestro expertise a través de una metodología altamente cualificada ofrecida de la mano de los mejores software de compras.

✍ ¡Gracias por leernos! Nos vemos en el siguiente post

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