▷ Optimización del departamento de compras | 5 aspectos clave | A-lean

La optimización del departamento de compras es una cuestión que cobra cada vez un peso mayor dentro de los principales núcleos empresariales. Desde diferentes técnicas para la búsqueda y evaluación de proveedores hasta la no utilización del precio como único valor a tener en cuenta cuando realizamos las labores de gestión de compras en nuestra compañía.

El concepto “optimización del departamento de compras” puede resultar demasiado genérico, llegando incluso a sonar difuso para gran parte de la población. No obstante, resulta mucho más sencillo de lo que parece. La RAE establece el significado de optimizar como buscar la mejor manera de realizar una actividad.

optimización del departamento de compras

Por consiguiente, la optimización del departamento de compras dependerá de la actividad que realice la corporación y del funcionamiento del departamento de compras de la propia compañía. No obstante, es importante tener en cuenta que sí existen unas pautas generales que nos permiten optimizar recursos en nuestra empresa para la mejora del proceso de compra.

Avanti-Lean somos una empresa dedicada a la consultoría de compras con un férreo bagaje profesional a nuestras espaldas. Nuestro blog es un espacio multidisciplinar abierto a ofrecerte toda la información que pueda resultar interesante sobre el procedimiento de compras, así como la relación que tiene este sobre el departamento de ventas y la estructura global de cualquier corporación.

Por ello, hoy en nuestro blog hablaremos sobre  la optimización del departamento de compras. ¿Cuál es el objetivo de este post? Establecer una serie de pautas genéricas que te ayuden a la optimización de costos de tu empresa mediante la mejora de su ciclo de compras. ¡Bienvenido a nuestro blog!

Optimización del departamento de compras: 5 aspectos clave a tener en cuenta

La optimización de procesos de compras de nuestra compañía se debe realizar teniendo en cuenta los siguientes aspectos detallados a continuación:

1.      Entender la importancia del proceso de compras de una empresa

Antes de entrar de lleno en las pautas de optimización del departamento de compras de una empresa, es importante hacer un inciso para concienciarnos de la importancia que este puede tener para el crecimiento de nuestra empresa.

Desde un punto de vista histórico, los procesos de una empresa dedicados a la gestión de compras comenzaron a cobrar importancia tras la finalización de la II Guerra Mundial y el proceso de reindustrialización asociado a esta.

El proceso productivo ya no requería la integración de este en única planta ni ser organizado por un mismo agente. Además, la sociedad de consumo originada a partir de los años 50 creó la necesidad de desarrollar sistemas de distribución para hacer llegar los productos a sus diferentes carteras de clientes, lo que supuso la coordinación y visión sistémica del flujo de aprovisionamiento y producción.

En la actualidad, la tendencia de empresas industriales a desarrollar entramados productivos fragmentados y multilocalizados que les permita satisfacer con excelencia las necesidades de sus clientes ha hecho que la función de compras vea aumentada su importancia dentro del proceso productivo, siendo necesario  desarrollar estrategias de compras que sirvan como palanca de mejora en el proceso de expansión de cualquier compañía.

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2.      Software de compras y mejora de la comunicación interna

Uno de los principales retos para cualquier departamento de compras es la integración de recursos tecnológicos en su día a día laboral.

Es una realdad empresarial que las funciones del departamento de compras implican excesivas horas de trabajo dedicadas a labores administrativas, lo cual disminuye el tiempo que puede dedicar el encargado de compras de cualquier corporación a desarrollar una estrategia de compras que sí aporte un valor real a la compañía.  

✍ Desde obsoletos Check – list plasmados en un Excell hasta la ausencia de repositorios de contratos donde se guarde la información con la que se trabaja día a día en el área de compras de una empresa. La optimización del departamento de compras pasa por entender de manera clara la importancia de contar con recursos tecnológicos que faciliten nuestras labores del día a día, al tiempo que aumenta de manera directa la eficiencia del mismo.

Muy unido a esta cuestión está la integración del departamento de compras con el resto de sectores de nuestro organigrama empresarial.

La utilización de recursos electrónicos permite aumentar el control, la transparencia y la trazabilidad de todas las actividades realizadas por la función de compras, eliminando así las viejas políticas empresariales que hacían que los empleados vieran  el departamento de compras como algo “externo” a la propia corporación.

Esto también se podría aplicar a otros sujetos de la empresa, como las personas encargadas  de realizar las funciones del departamento comercial.

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3.      La importancia del ciclo de negociación en los gastos de compra de tu compañía.

Ya en su momento dedicamos un artículo a la importancia de la búsqueda y evaluación de proveedores. No obstante, una vez hemos seleccionado la cadena de proveedores con los que trabajaremos, es bastante habitual olvidar la importancia que la preparación para una negociación específica puede tener en la optimización del departamento de compras de una empresa.

❌ Es un error habitual no dedicarle el tiempo suficiente a esta preparación, bien por el exceso de confianza de nuestro equipo de compras bien por el interés que esta operación podría suscitar en la empresa proveedora. En cierta forma, se tiende a menospreciar las competencias de la parte proveedora a la hora de afrontar la negociación.

El proceso de preparación se debe encaminar a mejorar la posición de nuestra compañía y las probabilidades de obtener unas condiciones más ventajosas, algo que influirá a la larga en la optimización del departamento de compras de cualquier corporación.

Para ello, es necesario que la preparación contemple al menos los 3 aspectos que se detallan a continuación:

  1. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS: Se deben fijar de manera previa, alineándose con los de la propia empresa y con su política de indicadores de compras y gestión de proveedores.
  2. INFORMACIÓN NECESARIA: Desde las ofertas de los competidores hasta el conocimiento exhaustivo del proveedor, incluyendo todas las vertientes de las necesidades que nuestra empresa pudiera tener, ponderando dónde podremos asumir más riesgos en un futuro.
  3. PROPUESTAS FLEXIBLES: Debemos definir un mayor número de opciones y propuestas que iremos planteando en función del desarrollo de la reunión, enfocadas siempre en la optimización del departamento de compras de nuestra compañía.

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4.      Compras estratégicas

Todos los epígrafes mencionados con anterioridad nos hacen ver la necesidad de desarrollar una estrategia de compras estratégicas para la optimización del departamento de compras de cualquier corporación.

✅ ¿Quieres conocer las 8 características que definen una función de compras estratégica? Aquí te dejamos un artículo al respecto de nuestro blog especializado.

No obstante, para poder plantear una política de compras estratégicas que permita la optimización del departamento de compras de nuestra compañía es necesario que en ella se den al menos 4 requisitos:

✍ La dirección de la empresa debe estar sensibilizada con el impacto estratégico que la función del departamento de compras tendrá sobre la compañía en su totalidad (Véase punto 1 de este post).

✍ El despliegue de objetivos de mejora de compras no se realiza exclusivamente sobre los departamentos de compras de la compañía.

La existencia de un cierto nivel de informatización y automatización para el desarrollo de los subprocesos asociados a la optimización del departamento de compras de cualquier núcleo empresarial (Véase punto 2 de este post)

✍ La monitorización de riesgos y oportunidades de retos de mejora a plantear para la consecución de objetivos estratégicos. La optimización del departamento de compras de cualquier núcleo empresarial implica reducir las labores administrativas y apostar por una política de compra estratégica formal diseñada a largo plazo.

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5.       ¿Dónde y a quiénes comprar? Segmentación de proveedores

El departamento de compras debe plantear una serie de matrices para priorizar entre las familias y categorías de compra de su compañía. Estas matrices deben servirnos como criba, pero no debemos olvidar la importancia de analizar las especialidades que cada empresa proveedora pueda aportar a nuestra cadena de valor.

Un claro ejemplo de estos es la matriz de Kraljic, que en función de dos matrices,  el impacto en el beneficio y el riesgo de suministro, determina la segmentación de los productos que podemos comprar a nuestras empresas proveedoras y la forma en la que debemos hacerlo.

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No obstante, los puntos detallados con anterioridad no son más que pautas genéricas destinadas a la optimización del departamento de compras de cualquier compañía. Sin embargo, las especialidades de cada núcleo empresarial así como las diferencias del mercado en el que operan son clave para poder mejorar la eficiencia de la función de compras de una empresa, como os contábamos al principio de este post.

Contratar una consultora de compras como Avanti – Lean supone la colaboración con un sujeto externo a tu actividad empresarial que permitirá detectar oportunidades de mejora clave para la optimización del departamento de compras de tu empresa.

Nuestro bagaje profesional especializado unido al desarrollo de softwares tecnológicos punteros dentro del sector de compras nos han permitido desarrollar numerosos casos de éxito de los clientes que han colaborado con nuestra compañía.

Ponte en contacto con nosotros y nuestro equipo multidisciplinar analizará las especialidades de tu corporación para ofrecerte una propuesta de valor real que permita la optimización del departamento de compras de tu empresa. En Avanti-Lean caminamos de la mano de las necesidades que tu empresa puede tener en estos momentos. ¡Gracias por leernos!

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