Negociación en compras, la clave para los reducir costes

En un mundo cada vez más colaborativo, los departamentos de compras necesitan ser más estratégicos que nunca en la negociación en compras. Sobre todo en funciones críticas para las empresas que deben gestionar la colaboración entre partners de forma estrecha y, a través de una fluida comunicación, tener en cuenta las necesidades de su empresa en la contratación de servicios o productos para mayor transparencia y flexibilidad.

En este sentido, tan importante es plantearse cómo y a quién compramos, como analizar los procedimientos y prácticas que se llevan a cabo desde nuestra empresa para estar seguros de la eficacia de nuestra estrategia de reducción de costes. La tradición es un peso muerto que arrastran muchas compañías ya que impide el cuestionamiento de las prácticas adquiridas y la reformulación de las necesidades reales de la empresa en un mercado global en constante evolución.

Preguntarnos sobre las necesidades reales de lo que se compra, las especificaciones técnicas o los tiempos de entrega exigido a los proveedores así como los proveedores con los que se trabaja nos permitirá mantener la competitividad que se nos exige en cada momento, teniendo la capacidad de comparar ofertas, introducir nuevas tecnologías y comprobar la capacidad de nuestros actuales y potenciales proveedores.

Sin olvidar poner foco sobre la logística en la negociación ya que hay categorías en las que este factor puede ser tan crítico o limitante como para cerrar mercado, y, a su vez, convertirse en una oportunidad de ahorro muy importante.

Compras indirectas: cómo se vienen gestionando

Anual. No es hasta el final del contrato para su gestión, tengamos permanencia o no fijada en el mismo.

Precios. Comparamos precios de forma más o menos rápida sin estudio previo del coste total.

Comparativa. No actualizamos los nuevos datos que el mercado ofrece.

Análisis. Nos olvidamos del coste de todas las compras indirectas, teniendo una noción relativa del coste de grandes partidas.

Compras de materias primas: por qué se considera que tienen menos capacidad de ahorro

Menor espacio para la negociación. La compra de materias primas suele venir de nichos menos diversificados, es decir, hay menos proveedores y menos posibilidades de negociación, con lo que el ahorro relativo es menor.

Implementación más lenta. Las compras directas suelen tener una curva de implementación más lenta, por lo que el ahorro se implementa mucho más despacio, resultando mucho menos atractivo a una empresa que necesita ahorrar año tras año.

El riesgo en las compras indirectas es menor. Esto nos permite experimentar e implementar mucho más rápido que con las compras directas.

El ahorro en compras indirectas es más sostenible. Al no depender de los clientes y las tendencias de mercado, como puede ser el caso en las compras de materias primas, los ahorros en las compras indirectas pueden ser más sostenibles.

La pregunta que nos hacemos entonces es ¿queremos ser competitivos y establecer una reducción de costes sostenible y eficaz? Pues a negociar.

Estrategia en la negociación en compras

Cada compra que realizamos para nuestra empresa debe apoyarse en una buena estrategia o táctica de negociación. Para ello, es necesario que los productos o servicios seleccionados cumplan las características que se han definido anteriormente.

Su definición es el paso previo al establecimiento de las pautas de nuestra negociación de compras. A continuación te exponemos aspectos a tener en cuenta para su buen desarrollo.

Definición estratégica. El comprador debe tener claras las siguientes variables: objetivos a conseguir, con quién debe negociar, dónde, cómo y cuándo debe negociar.

Situación del proveedor. Igualmente se tiene que determinar la situación de nuestro potencial proveedor determinando factores como: qué representa para el vendedor conseguir la venta, cuál es su situación en el mercado y cuánto tiempo tiene para cerrar el acuerdo.

Objetivos. Determinar elementos del tipo: urgencia que tenemos para conseguir el producto, alternativas que tenemos, tiempo disponible para el desarrollo de alternativas, volumen de negocio interesante para el proveedor y sobre todo, nuestra información respecto a los costes y precios de mercado.

La relación o vinculación con los proveedores también pueden definir las principales estrategias de negociación ampliamente establecidas:

  • Estrategia de continuidad. Buscamos relaciones a largo plazo basadas en acuerdos de colaboración con aspectos difíciles de evaluar económicamente. En este caso se darán negociaciones que buscan ventajas a largo plazo y no el beneficio rápido o inmediato.
  • Estrategia de oportunidad. Buscamos relaciones a corto plazo con las que minimizar el coste de aprovisionamiento.

En cuanto a la negociación de precios, en primer lugar debemos tener claro que el departamento de compras debe conocer los precios del mercado donde actúa. Algunas de las tácticas para llevar a cabo una negociación de precios:

Precios fijados. Fijamos un precio y realizamos la compra al primer proveedor que lo acepte.

Sondeo de costes. Determinamos el coste que se aplica a un producto concreto, estableciendo un coste determinado para la materia prima utilizada, la mano de obra, gasto en maquinaria y un porcentaje de gasto general.

Precio de mercado. Método más frecuente, en el que el comprador y el vendedor negocian el precio en función de la oferta y la demanda.

También, entre las tácticas de negociación habituales destacamos:

Negociación escalada. Con esta táctica se involucran desde el comprador que es quien selecciona, pasando por el jefe de compras que es quien aconseja hasta el director que es quien decide.

Táctica del as en la manga. Con esta táctica tratamos de conseguir una oferta que consideremos buena para guardarla y negociar con ella si algún proveedor la supera.

Táctica de presión. Informamos al proveedor de que su oferta está en una situación desfavorable respecto a la oferta más económica con la intención de que la mejore.

Táctica fantasma. Nos inventamos una oferta y enviamos señales para que el proveedor la mejore.

Táctica del último día. Dejamos que el proveedor se confíe hasta el último momento, obligándole a negociar urgentemente.

Táctica por parejas. Con esta táctica se involucran dos compradores asumiendo uno el rol de duro y el otro comprador, el rol de bueno.

Esquema básico de la negociación en compras

Para una buena ejecución de nuestras negociaciones podemos apoyarnos en un esquema inicial, sin olvidar nuestro objetivo principal: la reducción de costes sostenibles.

Presentaciones

El comprador debe presentarse exponiendo quién es, qué hace y qué representa su empresa. El comprador se informará lo mejor posible sobre la empresa del vendedor, su situación en el mercado, financiera y su futuro probable. Es aconsejable iniciar la negociación con puntos en los que se está de acuerdo o son sencillos de resolver. La idea es dar a entender al vendedor que si hace una buena oferta hay posibilidades de cerrar el acuerdo.

Negociación

Se basará en el intercambio de argumentos, contraargumentos entre comprador y vendedor. Podemos distinguir dos partes, las consideraciones y la negociación en sí.

  • Consideraciones: Fase en la que el comprador realizará las preguntas necesarias y exigirá la justificación de puntos específicos de la propuesta del vendedor. En esta fase es recomendable no desvelar del todo los objetivos lo que le dará la oportunidad de reconfigurarlos si fuera necesario en ese mismo momento.
  • Negociación: En esta fase es el momento de poner en marcha nuestras tácticas además de transmitir credibilidad, comportarnos adecuadamente cuidando nuestra expresión y la comunicación no verbal, poner en marcha la escucha activa para tener recursos y salir de puntos muertos. Realizar un acta de protocolo del acuerdo y la ratificación definitiva.

Argumentos, propuestas y cierre

Argumentación

Es el núcleo de la negociación donde el comprador mostrará sus conocimientos sobre el mercado y la empresa del vendedor, su poder de decisión en su propia empresa y su competencia como negociador. Para establecer su argumentación primero deberá comprobar el poder de negociación de su interlocutor ya que un buen argumento es recomendable reservarlo para una persona con poder de negociación.

Propuestas

Son nuevas peticiones que no se incluyen en la posición anual, aunque dan solución a conflictos y marcan la culminación de la negociación. Las propuestas deben ser firmes en aspectos generales y flexibles en detalles. La proposición final recogerá todas las propuestas. Se podría decir que es la solución global a toda la negociación.

Cierre de la negociación

Para el cierre de la negociación hay que escoger bien el momento y decidir la manera en la que queremos cerrar el acuerdo. En cuanto a su cierre, debemos ser conscientes de que esperar demasiado puede llevarnos a un punto muerto en la negociación. Cierres de negociación más comunes:

  • Con concesión. Se propone el fin de la negociación con una propuesta que haga atractiva la visión general de la negociación.
  • Con resumen de todos los acuerdos destacando las concesiones de cada parte y resaltando las ventajas del cuerdo para ambas partes.
  • Con descanso. Se trata de hacer un resumen general e invitar a la reflexión antes de tomar una decisión.
  • Con ultimátum que comportará una respuesta arriesgada.
  • Disyuntivo. Se ofrecen varias alternativas dentro de límites aceptables por la parte que cierra.

El acuerdo
El acuerdo se ha de formalizar lo antes posible y por escrito. El Institut Català de Logística hace las siguientes recomendaciones:
Recordar los objetivos iniciales y compararlos con el acuerdo propuesto. Si la negociación ha sido larga, se ha de tener en cuenta que se puede haber perdido el punto de referencia inicial.
Puntualizar ante el interlocutor todos los aspectos del acuerdo y obtener su aprobación, ya que después de mucho tiempo negociando cada uno puede tener su propia visión.
Estar alerta hasta el final. No relajarse ante el fin de una negociación inmediata porque nos puede hacer bajar la guardia.
Mostrarnos tranquilos. No demostrar una excesiva satisfacción por un resultado que consideramos muy positivo para nuestros intereses, sería una actitud que destacaría que uno ha ganado más que otro.
Formalizar el acuerdo por escrito.

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