La evolución del área de compras hacia una función verdaderamente estratégica dentro de la empresa es imparable, no tenemos ninguna duda. Desde Avanti, llevamos años poniendo nuestro granito de arena para ayudar a los compradores a centrar todos sus esfuerzos en generar valor para la empresa, más allá de la transaccionalidad.
Sin embargo, todavía nos encontramos con muchas empresas o, mejor dicho, con muchos equipos de Dirección, que no entienden el potencial impacto de la función de compras en el negocio y siguen considerando a esta área como un mero instrumento operativo. Como consecuencia, siguen sin dotar a sus departamentos de compras con las herramientas necesarias para que los compradores puedan pasar al siguiente nivel. Estas empresas pueden incluso contar con compradores altamente formados pero que no acaban de ser eficientes y eficaces por no disponer de las herramientas adecuadas.
Si eres CEO o CFO y tu departamento de compras todavía no está digitalizado, en este artículo, te resumimos las 5 principales consecuencias que puede tener para tu empresa la no digitalización de la función de compras. Es importante que las conozcas.
Ineficiencia operativa
Sin un software de gestión de compras avanzado, los procesos de aprovisionamiento pueden volverse lentos e ineficientes. La falta de automatización en tareas como la creación de órdenes de compra, la gestión de proveedores y el seguimiento de entregas puede aumentar el tiempo necesario para realizar estas actividades y propiciar errores humanos. Además, esto puede generar una carga de trabajo adicional para los compradores, lo que afecta la productividad y la satisfacción de los equipos.
Por otra parte, la falta de automatización de estos procesos puede provocar demoras en la aprobación de las órdenes de compra, así como en la comunicación con los proveedores. Esto puede llevar a retrasos en las entregas y, en última instancia, a la interrupción de la cadena de suministro.
Tampoco hay que olvidar que los procesos de compras pueden requerir una gran cantidad de tiempo y recursos si no están digitalizados. Una pérdida de recursos de la empresa, dedicados a tareas repetitivas y administrativas que no serían necesarias. La digitalización, sin embargo, permite optimizar estos procesos, reducir la carga de trabajo del personal y liberar recursos para otras actividades estratégicas.
Funcionalidades avanzadas como la recepción y emisión de facturas electrónicas, permite liberar al departamento de compras de la gran carga administrativa que supone la recepción de facturas, la comprobación de su cumplimiento y su aprobación final. El e-procurement puede ahorrar tiempo en la gestión de pedidos y facturas de hasta el 50%.
Además, no contar con un sistema especializado en compras que se integre con el ERP de la empresa supone muchísimos errores por parte de los compradores al trasladar la información de compras a los sistemas contables de forma manual. Tener un ERP para nada es equivalente a disponer de un software específico que digitalice verdaderamente la función de compras.
Falta de visibilidad y control
La ausencia de un software de gestión de compras dificulta el seguimiento y control de las operaciones de compras en tiempo real. Esto puede provocar problemas en la toma de decisiones, ya que es complicado obtener información precisa y actualizada sobre el estado de las órdenes de compra, los inventarios y los plazos de entrega. Esta falta de visibilidad puede generar demoras en la cadena de suministro, perjudicando el flujo de trabajo y la satisfacción del cliente.
Por otra parte, la falta de una plataforma digital para realizar un seguimiento y monitoreo de los proveedores y productos puede hacer que sea difícil identificar y solucionar problemas de calidad y cumplimiento. Esto puede resultar en un aumento en la cantidad de productos defectuosos o no conformes, lo que a su vez afecta la reputación de la empresa y su rentabilidad.
Por último, sin un software avanzado de compras la gestión de documentos contractuales es altamente intensiva en tiempo y errores. A la falta de visibilidad y control hay que añadir la falta de agilidad que supone la no automatización de la creación y envío de contratos estandarizados y la dificultad de gestionar eficientemente todo el flujo de revisión y aprobación. A modo de ejemplo, el registro centralizado de contratos puede reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas una media de un 30%.
Riesgo de fraude e incumplimiento de regulaciones
El fraude y el incumplimiento de las regulaciones son dos riesgos importantes para los departamentos de compras. Un sistema adecuado permite establecer controles internos, limitar el acceso a la información y auditar las transacciones, lo que dificulta la realización de actividades fraudulentas. Además, un software de gestión de compras ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones legales, reduciendo el riesgo de multas y sanciones.
Negociaciones no optimizadas y pérdida de oportunidades de ahorro
Obviamente, el departamento de compras es el responsable de negociar con los proveedores para obtener los mejores precios y condiciones posibles. Sin embargo, sin el software adecuado, puede ser complicado llevar un buen registro de los acuerdos, historial de precios y términos de contratos anteriores, lo que acaba resultando en una menor capacidad para negociar acuerdos ventajosos y una pérdida de oportunidades de ahorro para la empresa.
Con la negociación electrónica, las empresas suelen ahorrar entre un 5% y un 20%, lo cual puede suponer un gran incremento en los resultados ya que, por ejemplo, en una empresa industrial una reducción del 5% en costes de compras es equivalente hasta un 30% a los ingresos en términos de EBITDA.
Por otra parte, una comunicación inadecuada, la ausencia de información actualizada y la imposibilidad de compartir documentos de forma eficiente pueden generar malentendidos y tensiones. La digitalización de la gestión con proveedores facilita la colaboración y mejora la comunicación entre las partes, lo que resulta en relaciones comerciales más sólidas y beneficiosas a largo plazo.
Por último, sin una plataforma digital para colaborar con los proveedores, puede ser difícil coordinar y colaborar de manera efectiva con los proveedores y áreas usuarias. Esto puede generar confusiones, retrasos en la entrega de productos y servicios, así como dificultades para implementar iniciativas conjuntas con proveedores, como proyectos de innovación o sostenibilidad.
Dificultad en el análisis de datos y toma de decisiones
Los departamentos de compras se enfrentan a una ardua tarea para analizar datos y tomar decisiones informadas si no están digitalizados. La falta de información centralizada y actualizada dificulta la realización de análisis de costes, evaluación de proveedores y la identificación de oportunidades de mejora en la cadena de suministro.
Además, sin un portal de proveedores, se hace muy complicado llevar un registro preciso y actualizado de los proveedores, los productos y los precios. Esta falta de transparencia puede generar errores en la toma de decisiones y dificultar la identificación de oportunidades de mejora.
En resumen, la no digitalización de la función de compras puede generar grandes problemas que afectan a la eficiencia, rentabilidad y competitividad de tu empresa. Si crees que, con una hoja de cálculo (por muy sofisticada que sea) y unos bonitos informes, tu departamento de compras hace maravillas, es que quizá no conoces lo que la digitalización de compras puede llegar a aportar a los compradores y a los resultados de tu empresa. En ese caso, ya sabes, “tenemos que hablar” 😉
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