Hasta hace poco la gestión de compras era una actividad más o menos sencilla, o al menos, muy establecida ya que bastaba con establecer la oferta en función de los productos más vendidos. Las reglas del juego cambian y se han complicado todo un poco.

Las necesidades y el comportamiento del consumidor han evolucionado rápidamente determinando las oportunidades de establecer estrategias orientadas a fortalecer la conexión inventario-satisfacción cliente. Sin embargo, los compradores pueden relativizar las trabas en su gestión de compras incidiendo positivamente en los resultados operativos y financieros a través de este compendio de 15 claves que siempre merece la pena tener presentes.

• Establecimiento de políticas en compras. Las políticas establecen un conjunto de normas de debido cumplimiento en el proceso sobre condiciones de costes, elección de proveedores, tiempos, modalidades de financiación y de operaciones como cambios y devoluciones.

• Estandarización de proveedores. Al trabajar con parámetros no estandarizados nos exponemos más a riesgos sobre calidad de materiales y servicios demandados por nuestros clientes para la continuidad de las operaciones. Al desarrollar el perfil de nuestros proveedores medimos su capacidad en el manejo de la información, su capacidad de respuesta, disponibilidad de materiales y adaptabilidad en los tiempos de entrega.

• Visita a los proveedores. Desde nuestro escritorio no nos es posible medir y visualizar la realidad de nuestros proveedores. A veces, cometemos el error de focalizar el abastecimiento en proveedores como si fueran asistentes. Hay que conocerlos, medir su capacidad, sus instalaciones y operatividad para no llevarnos sorpresas y arriesgarnos en capacidad de respuesta ante cambios inesperados del mercado.

• Evaluar el desempeño de los proveedores. Registrar cuantitativamente su evolución por abastecimiento considerando los factores fundamentales como reposición, cantidades atendidas, nivel de calidad o cumplimientos comerciales nos proporcionará oportunidades de mejora que además, fortalecerán la relación comercial con nuestros partners.

• Intercambiar información. Es determinante en la planificación del abastecimiento. Anticiparnos a la demanda del mercado, nos da ventaja para establecer cronogramas de abastecimiento estableciendo acuerdos comerciales sobre el coste unitario de compra más beneficioso.

• No limitar la negociación a los descuentos. En momentos en los que los materiales no son críticos o escasos, debemos evaluar el impacto del incremento del volumen de compra por descuentos en el coste unitario. A veces pueden esconder excedentes de inventario, cierres de ciclo de vida o repliegue de la demanda incrementando el coste de almacenamiento.

• La orden de compra en el comienzo no el final. No podemos esperar a que el proveedor responda a nuestra orden de compra sino que es importante monitorear el cumplimiento de los acuerdos establecidos para tener toda la información para los clientes que lo requieran.

• Evaluar la rotación. Todo comprador debe administrar tiempo y recursos, así como clasificar materiales según su frecuencia de salida. Así se podrá identificar los artículos de mayor o menor rotación diseñando estrategias que garanticen su disponibilidad en el primer caso, e inmovilizar la inversión en el segundo.

• Clasificar correctamente los artículos. Podemos utilizar herramientas que permitan administrar los artículos de forma optimizada, garantizándonos la mejor información para la toma de decisiones en el abastecimiento. Clasificaciones como la de Pareto y los índices de rotación así como la subcategorización a partir de la función que cumplan en la empresa (artículos estacionales, de tránsito, obsoletos, etc, nos ayudarán a conseguirlo.

• Controlar artículos de baja rotación. No debemos precipitarnos y deshacernos de este inventario, a veces encontramos entre ellos artículos estacionales, críticos o sensibles a la escasez que respondan a la demanda en determinados momentos.

• Catálogo actualizado. Los códigos suele ser una tarea que se centraliza en el área de compras, ya que son ellos los que tienen la información técnica y funcional de primera mano. Para no duplicar códigos sobre un mismo artículo, entre otras problemáticas, debemos ser conscientes de la complejidad de esta tarea.

• Logística proyectada en la demanda. Es fundamenta adelantarse, controlar y ser flexibles para atender la demanda, para lo que nos debemos ayudar de modelos de gestión de inventarios que nos aseguren el mínimo margen de error.

• Generar alertas de inventario. Solo controlando los niveles de inventario podremos minimizar los riesgos ante excedente o descompensación. La alerta sobre stock máximo nos permitirá tener en almacén la cantidad necesaria para cubrir tanto la demanda como el nivel de seguridad, mientras que la alerta sobre nivel mínimo nos ayudará a gestionar la reposición evitando la descompensación o el quiebre.

• No se puede estar siempre al 100%. Las grandes compras en las que no se considera la rotación nos puede llevar a posibles inmovilizaciones de inventario aumentando la posibilidad de incidencias por artículos obsoletos, vencimientos o falta de liquidez.

• Marcar indicadores. Gestionar con indicadores son herramientas que nos permiten concentrar esfuerzos y minimizar riesgos.

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