Ha llegado el verano y con él la tan esperada desconexión. Pero para muchos líderes de Compras, tomarse vacaciones puede ser una fuente de ansiedad más que de alivio. Delegar, organizar y prever no solo permiten irse tranquilo, sino también volver y encontrar el equipo funcionando como si nunca te hubieras ido.

En este artículo intentamos aportar nuestro granito de arena para que los responsables de compras puedan planificar su ausencia sin comprometer la operativa y, en definitiva, desconectar mientras todo sigue funcionando.

El vacío del líder en vacaciones: una fuente de riesgo real

Como dijo Mintzberg, “el directivo es el centro nervioso del sistema de información de su organización”. O lo que es lo mismo, si los equipos te necesitan para tomar decisiones, tu ausencia puede traducirse en:

• Pedidos retrasados.
• Acuerdos no cerrados a tiempo.
• Oportunidades perdidas de ahorro.
• Fallos en el cumplimiento de normativas internas o legales.

Así que, a no ser que asumas aquello de que “en agosto España se para”, es conveniente que exista una delegación clara y eficiente que minimice los riesgos.

Delegar no es externalizar

Es importante tener claro que delegar no es transferir tareas, sino distribuir capacidad de decisión bajo condiciones de confianza controlada.

La teoría de la agencia de Jensen & Meckling explica que la relación entre principal (líder) y agente (sustituto temporal) está mediada por asimetrías de información y riesgo moral. ¿Y qué quiere decir esto? Que si no se diseñan mecanismos o incentivos adecuados hay mayor riesgo de que se actué de forma discrecional.

Aplicado a vacaciones, esto significa que dejar decisiones críticas en manos de alguien sin el contexto, la formación o el respaldo institucional necesario no es delegar, es externalizar riesgos.

Así que la delegación eficaz exige que las decisiones estén estructuradas en una arquitectura formal de autoridades, roles y procesos. No se improvisa.

Diseña tu ausencia

Jay Galbraith propuso que las organizaciones deben incrementar su capacidad de procesamiento de información ante la complejidad. Y para ello, ante la ausencia de un nodo decisor como el responsable de compras, se requiere rediseñar temporalmente una estructura que tenga en cuenta los siguientes principios:

• Redundancia estructural: asegúrate de que al menos una figura puede asumir funciones críticas con autoridad equivalente.
• Codificación operativa: establece reglas claras sobre decisiones automáticas y excepcionales.
• Autonomía funcional: permite que ciertas decisiones sigan su curso sin necesidad de validación.

Sigue leyendo y te explicamos cómo puedes concretar estos principios.

La importancia de la anticipación

Planificar una salida vacacional no debería hacerse una semana antes. La anticipación estratégica consiste en tomar el tiempo necesario para:

• Revisar el calendario de proyectos en marcha y prever los puntos de decisión críticos.
• Conversar con el equipo sobre cargas de trabajo cruzadas.
• Bloquear entregables o aprobaciones sensibles para fechas anteriores o posteriores al periodo vacacional.

Una técnica útil: realizar una matriz de impacto vs. urgencia, que ayude a priorizar lo que sí o sí debe quedar resuelto antes de la salida.

Delegación efectiva: no se trata solo de repartir tareas

Para conseguir una delegación efectiva, céntrate en estos tres elementos:

a) Identificación de responsables sustitutos

Designa a una persona para cada responsabilidad crítica. No basta con «dejar a cargo al equipo». Piensa en todas aquellas decisiones que tomas directamente y elige a las distintas personas más preparadas para tomarlas.

b) Entrenamiento previo

Haz que los responsables sustitutos ejecuten tareas críticas al menos una vez antes de tu salida. Simula escenarios para ganar seguridad. Si esto lo ves poco realista, al menos intenta ponerles a prueba en decisiones reales que se den en las semanas anteriores a tu marcha.

c) Cultura de responsabilidad compartida

Una delegación basada en confianza debe incluir canales claros de revisión y seguimiento. Establece un protocolo de toma de decisiones durante tu ausencia: qué pueden aprobar, qué deben escalar, a quién y cuándo. Muchas veces, es mejor que una decisión se tome con dos puntos de vista que con una única interpretación.

Documentación clara y accesible

Las palabras se las lleva el viento y la falta de documentación es una de las principales causas de errores cuando no está la persona responsable.

3 recomendaciones prácticas:

• Redacta SOPs (procedimientos operativos estándar) breves y claros.
• Deja todos los documentos clave en un único repositorio digital.
• Un buen documento no debe tener más de dos páginas, pero debe incluir:
  • Qué hacer.
  • Cómo hacerlo.
  • Con quién contactar.
  • Qué pasa si algo sale mal.

Comunicación con stakeholders y proveedores 

Para un responsable de compras, comunicar bien es parte del trabajo. Antes de ausentarte:

• Asegúrate de que todo el mundo tiene claros sus roles, ha entendido los procesos y no  tiene ninguna duda. No dejes todo por escrito y salgas corriendo con la toalla de playa.
• Informa a los proveedores clave de tus fechas de ausencia y del contacto sustituto.
• Define los tiempos de respuesta esperados y los límites de decisión de tu equipo.
• Prepara respuestas automáticas en correo y otras plataformas con la información clave.

Este punto es especialmente importante en entornos internacionales o con proveedores en otros husos horarios.

El regreso: cómo reintegrarse sin caos

Después de unas semanas de desconexión, volver y encontrar una bandeja colapsada o decisiones mal tomadas puede hacerte perder de golpe todo el flow de tus vacaciones. Te dejamos aquí nuestras recomendaciones para una vuelta tranquila:

• Agenda una reunión de traspaso con tu equipo en las primeras 48 horas.
• Solicita un informe ejecutivo con los temas más relevantes gestionados durante tu ausencia. Pero, ojo, ejecutivo, no hagas trabajar a tu equipo innecesariamente.
• Agradece públicamente el trabajo de quienes mantuvieron el barco a flote.
• Evalúa lo que funcionó y lo que no, para mejorar la preparación la próxima vez. Ojo, hazlo en el momento y ponte una alarma un mes antes de tus próximas vacaciones para aplicarlo con tiempo.

Aprende a delegar durante todo el año

La verdadera prueba de liderazgo no es cuánto controlas, sino cuánto puedes soltar sin que nada se derrumbe. Delegar con inteligencia y organizar bien la transición antes de irse de vacaciones es una competencia directiva que te puede preparar para tu verdadero reto: delegar en el día a día y ser un faro estratégico de un equipo autosuficiente.

Un responsable de compras que puede ausentarse con tranquilidad es alguien que ha sabido construir un equipo autónomo, procesos sólidos y relaciones de confianza. Y lo mejor: vuelve más descansado, con perspectiva, energía y nuevas ideas.

Si al volver, no has sido indispensable, es que lo has hecho bien. Esa es la clave de un líder, hacer que los equipos funcionen y avancen en la dirección estratégica marcada.

Prepara tu ausencia y ¡disfruta de tus vacaciones!

Imagen diseñada por Freepik