El entorno VUCA actual, caracterizado por la volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad, requiere de estrategias adaptativas, flexibles y ágiles para garantizar la supervivencia y el crecimiento de las empresas. Hablar de agilidad se ha convertido en una necesidad y, por supuesto, el área de compras como función expuesta totalmente a los movimientos en los mercados, no podía ser menos.

En este contexto, hace tiempo que ha surgido el concepto de «agile procurement» o «compras ágiles», un término proveniente de la industria del software que implica la adaptación rápida a los cambios constantes en el entorno.

Pero cuidado, cuando hablamos de compras ágiles no nos referimos únicamente a la adquisición de bienes y servicios de forma rápida. O sea, que no se trata sólo de velocidad. El objetivo es llevar a cabo procesos de compras efectivos, eficientes y que aporten valor al negocio, adaptándose rápidamente a las necesidades cambiantes de la organización y el mercado. La palabra clave sería, por tanto, «adaptación» y en este artículo queremos ofrecerte unas pautas básicas sobre los elementos que debes tener en cuenta al iniciarte en el mundo de las compras ágiles.

Principios y principales beneficios de las compras ágiles

Las compras ágiles se basan en cuatro principios clave: adaptabilidad, colaboración, velocidad y simplicidad.

• Adaptabilidad: En un mundo empresarial cada vez más volátil, la capacidad de las organizaciones para adaptarse rápidamente a los cambios es crucial. En el contexto de las compras, esto significa ser capaz de cambiar rápidamente las estrategias y políticas de compras en respuesta a las necesidades cambiantes del negocio y del mercado.
• Colaboración: Las compras ya no son una función aislada. En un ambiente ágil, la función de compras trabaja en estrecha colaboración con otras partes de la organización, así como con los proveedores, para asegurar la eficacia de los procesos de adquisición.
• Velocidad: Las compras ágiles buscan minimizar los retrasos y acelerar el ciclo de compras, permitiendo a las organizaciones responder más rápidamente a las necesidades cambiantes.
• Simplicidad: Los procedimientos de compras deben ser sencillos y eficientes, evitando la burocracia innecesaria y los procesos redundantes que pueden ralentizar las operaciones y añadir costos innecesarios.

La adopción de un enfoque de compras ágiles puede traer muchos beneficios a los departamentos de compras y a las empresas, pero nos gustaría destacar también cuatro beneficios:

• Flexibilidad: La capacidad de adaptarse rápidamente a cambios en el entorno de la cadena de suministro y los proveedores es un elemento clave para el éxito de los departamentos de compras. Las compras ágiles tienen como base el aportar esta flexibilidad.
• Simplificación de procesos: Al simplificar los procesos y eliminar burocracias innecesarias, las compras ágiles permiten a las empresas realizar transacciones de compra de manera más rápida y eficiente.
• Eficiencia colaborativa: Un enfoque de compras ágiles promueve la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa y los proveedores, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y efectividad en los procesos de adquisición de bienes y servicios.
• Innovación: Las compras ágiles tienen como principio el fomentar la innovación, ya que se alienta a la colaboración con los proveedores para desarrollar nuevas soluciones y productos. Los resultados que se pueden obtener están más allá de lo que podemos imaginar.

Implementando las compras ágiles

Implementar un enfoque de compras ágiles en la empresa puede ser un proceso desafiante que requiere cambios significativos en la mentalidad y la cultura organizacional. Os dejamos aquí algunos aspectos que consideramos básicos a la hora de implementar este tipo de enfoque:

• Revisión de los procesos actuales: Este es siempre el primer paso en cualquier proceso de cambio. Al revisar los procesos de compra actuales, se pueden identificar áreas de mejora y establecer un plan de acción para implementar los cambios necesarios.
• Formación y capacitación: Es importante que todos los miembros del departamento de compras entiendan los principios y prácticas de las compras ágiles. La formación y la capacitación pueden ayudar a asegurar que todos estén alineados y preparados para el cambio.
• Fomento de la colaboración: Como hemos indicado con anterioridad, la colaboración es una parte fundamental de las compras ágiles. Esto implica trabajar más estrechamente con otros departamentos dentro de la organización, así como con los proveedores. La Dirección debe velar porque la colaboración interdepartamental sea uno de los pilares del día a día.
• Adopción de tecnología: La tecnología puede desempeñar un papel crucial en la facilitación de las compras ágiles. Herramientas avanzadas de digitalización de la función de compras como Avanti pueden simplificar y acelerar los procesos de compra, facilitando la adopción de enfoques ágiles en compras. A modo de ejemplo, nuestro sistema de workflows de trabajo conecta a los distintos departamentos con Compras, facilitando una colaboración realmente efectiva.

La mentalidad innovadora como base de las compras ágiles

Adoptar un enfoque de compras ágiles no es sólo una cuestión de cambiar los procesos; también requiere un cambio de mentalidad. La mentalidad innovadora es esencial en los departamentos de compras para hacer la transición exitosa hacia las compras ágiles. La mentalidad tradicional de compras a menudo se centra en la reducción de costos y la gestión de riesgos y, aunque esto sigue siendo importante, las compras ágiles requieren una visión más amplia.

En primer lugar, los profesionales de compras necesitan adoptar una mentalidad de colaboración (sentimos ser repetitivos, pero es un concepto clave). En lugar de ver a los proveedores simplemente como entidades a las que adquirir bienes y servicios, deben ser vistos como socios que pueden ayudar a la empresa a lograr sus objetivos estratégicos. En definitiva, una mentalidad que fomente la colaboración y la innovación.

Además, la mentalidad de los departamentos de compras debe ser adaptable. En un entorno empresarial que cambia rápidamente, es crucial que los profesionales de compras puedan adaptarse y responder a las nuevas circunstancias. Deben estar dispuestos a cuestionar los viejos procesos y a explorar nuevas formas de hacer las cosas.

Por otra parte, los profesionales de compras deben adoptar una mentalidad de “valor”. En lugar de centrarse únicamente en el precio, deben considerar el “valor total” que un proveedor puede ofrecer a la empresa. Esto incluye no sólo el coste, sino también factores como la calidad, la fiabilidad, la innovación y el servicio al cliente.

Finalmente, una mentalidad de aprendizaje continuo también es vital. Los profesionales de compras deben estar dispuestos a aprender y crecer, a adquirir nuevas habilidades y conocimientos, y a adaptarse a las nuevas tecnologías y prácticas. La mentalidad innovadora en los departamentos de compras es, por tanto, fundamental para implementar y beneficiarse de las compras ágiles.

¿Hacia dónde van las compras ágiles?

Las compras ágiles están aquí para quedarse. A medida que las empresas continúan adaptándose al entorno empresarial VUCA, es probable que veamos un aumento en la adopción de prácticas de compras ágiles.

Además, a medida que la digitalización de las compras se extienda a más y más departamentos de compras, seguro que iremos viendo una evolución en la forma en que se implementan las compras ágiles. La inteligencia artificial y el aprendizaje automático probablemente desempeñarán un papel cada vez más importante, automatizando aún más el proceso de compras y proporcionando a las empresas insights cada vez más valiosos.

En resumen, el futuro de las compras probablemente será ágil. En este artículo introductorio tan sólo os hemos mostrado la punta del iceberg de las compras ágiles. Ciertamente, es necesario un cambio de mentalidad en la mayoría de departamentos de compras, pero aquellos que puedan adaptarse a este cambio y adoptar las compras ágiles estarán mejor equipadas para los tiempos en los que estamos, cada vez más rápidos y cambiantes.

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