¿Conoces al nuevo fichaje de miles de empresas a nivel mundial? Es un personaje extremadamente callado, de hecho, no se dirige a ti si no lo haces tú primero. Pero cuando le preguntas cualquier cosa, es atento y muy preciso en cada respuesta (o al menos lo aparenta). Parece que lo sabe todo, aunque a veces le gusta un poco inventar sus respuestas. Desde luego, es un fichaje impresionante, pero para aprovechar su ayuda al máximo, debes hacerle las preguntas adecuadas, entender cómo interactuar con sus respuestas y supervisar su trabajo.

Sí, ChatGPT es ese nuevo empleado en la oficina, un instrumento que se ha convertido en la aplicación de más rápido crecimiento de todos los tiempos. Cuenta apenas con un año de vida pública y sigue sumando usuarios asombrados por su enorme aplicabilidad, basada en el aprendizaje a partir del diálogo.

La aparición y democratización de esta plataforma, la cara hasta ahora más visible de la Inteligencia Artificial (IA), representa una revolución a gran escala. Como menciona Christian Schuh (con quien ya tuvimos el placer de compartir una charla sobre Profit from the Source en nuestro podcast “Líderes de compras”), la tecnología avanza rápidamente, y ChatGPT se está convirtiendo en una herramienta esencial para la comunicación con proveedores y la investigación de mercado en un futuro cercano. Además, la última versión, ChatGPT 4.0, destaca por su calidad y rapidez de respuesta, lo que lo hace aún más confiable que sus predecesores.

En este artículo, exploramos algunas aplicaciones prácticas de ChatGPT en la gestión de compras, pero también reflexionamos sobre las precauciones que sería conveniente tener.

7 aplicaciones prácticas de ChatGPT en compras

En la gestión de compras, la adopción de tecnologías avanzadas se ha vuelto esencial para la competitividad de las empresas. De hecho, nuestro software Avanti nació para aprovechar el gran potencial de la digitalización de la función de compras. En este sentido, una de las innovaciones más destacadas que promete cambiar radicalmente la forma en que los profesionales abordan sus tareas diarias es el uso de la inteligencia artificial y está haciendo que empresas como la nuestra estén investigando cada día en su aplicación práctica. Pero más allá de aplicaciones complejas de la IA en tu empresa, en este artículo queremos ofrecerte algunas aplicaciones prácticas de la IA más conocida en el mercado y que puedes comenzar a utilizar hoy mismo sin demasiada formación: ChatGPT.

1. Buscar de manera eficiente

Con ChatGPT puedes realizar búsquedas de proveedores de manera rápida y efectiva, tanto a nivel local como global. Puedes solicitar información en forma de texto o tablas que incluyan datos como nombres, ubicaciones, sitios web, sedes centrales, direcciones de correo electrónico, líneas de negocio principales, productos o servicios destacados, números de teléfono, etc. Además, puedes acceder a información pública relevante para identificar proveedores especializados en ubicaciones específicas y recopilar datos esenciales para tus bases de datos, entre otras funcionalidades. Además, ChatGPT suele ser bastante hábil encontrando proveedores competidores.

2. Facilitar la comunicación con proveedores

La inteligencia artificial generativa puede ser un puente de comunicación eficaz entre los equipos de compras y sus proveedores. Al aprovechar la IA para la redacción de correos electrónicos y aclaración de requisitos, entre otras funcionalidades, como experto en compras puedes impulsar la eficiencia y agilizar todos los procesos.

3. Comparar proveedores

ChatGPT puede ayudarte a discernir las ventajas de unos proveedores respecto a otros haciendo una tabla comparativa basada en los criterios que marques, como costes, calidad, disponibilidad, ubicación y otros factores que estimes relevantes. Gracias a su capacidad de búsqueda y de análisis de datos se pueden obtener comparativas detalladas que permiten tomar decisiones. Eso sí, hay que ser bastante experto utilizándolo para conseguir análisis al nivel de detalle que exigen los departamentos de compras. Sinceramente, no ponemos la mano en el fuego sobre esta aplicación práctica, pero te animamos a que la pongas a prueba.

4. Gestionar contratos

ChatGPT ofrece apoyo a los departamentos de compras al facilitar la tramitación de contratos, proporcionando información detallada sobre los términos y condiciones contractuales. Además, puede serte útil en la resolución de conflictos con proveedores y en la respuesta a consultas relacionadas con la renovación de contratos.

5. Resolver consultas y planificar pasos a seguir

Preguntar a ChatGPT, además de ser divertido, es sorprendentemente útil para resolver consultas. Prueba a hacerle preguntas relacionadas con definiciones de términos, normativas y mejores prácticas y te sorprenderá su nivel de respuestas. Es especialmente útil para ofrecerte los pasos a realizar para casi cualquier cosa. Es sorprendente la de pasos que parecen obvios pero que nos saltamos en nuestro día a día.

6. Aconsejar en la negociación

¿Sabías que puedes utilizar la IA para simular procesos de negociación? Simplemente pide a ChatGPT una guía para simular una negociación, proporcionándole detalles específicos sobre lo que deseas abordar. Obtendrás orientación sobre cómo mejorar tus habilidades de negociación y recibir consejos sobre estrategias para obtener mejores resultados al negociar con proveedores. Por supuesto, recuerda que ChatGPT no es infalible, pero te puede dar posibilidades en las que no habías pensado. Es tu responsabilidad darle credibilidad y sentido como experto comprador.

7. Ampliar el conocimiento técnico

Con ChatGPT, puedes incrementar tu conocimiento en áreas específicas, obtener asesoramiento, recomendaciones y realizar comparaciones. Esto te ayuda a aclarar dudas en diversas categorías de compras, proponer soluciones técnicas, obtener información sobre marcas y sugerir alternativas, incluso sin ser un experto en la materia.

No es oro todo lo que reluce. Algunas precauciones que debes tener

Al margen de las aplicaciones prácticas de ChatGPT en compras que acabamos de comentar (somos conscientes de que nos dejamos muchas otras), es conveniente tener en cuenta que no es oro todo lo que reluce en ChatGPT.

Para empezar, obviamente, infalible no es. O al menos de momento. No debemos confiarnos plenamente a su extraordinario potencial, por lo que debemos establecer algunas barreras de seguridad. Para mitigar los riesgos asociados a su uso, es conveniente que como lider de compras establezcas protocolos claros para guiar a los equipos en su uso responsable. Te dejamos un posible protocolo que te puede ayudar:

1. Validación y verificación: Si bien ChatGPT es una herramienta poderosa, no siempre proporciona información precisa. Por lo tanto, es fundamental verificar los resultados que genera antes de tomar decisiones críticas basadas en ellos. Investiga y contrasta la información con fuentes confiables para garantizar su precisión.
2. Protección de datos sensibles: Evita compartir información confidencial o datos empresariales sensibles con la herramienta. ChatGPT no garantiza la privacidad de los datos y podría representar un riesgo de seguridad si se comparten datos importantes.
3. Detección de sesgo: La IA generativa puede incorporar sesgos inherentes a los datos con los que fue entrenada. Al revisar los resultados, ten en cuenta posibles sesgos en la información. Es importante que los resultados sean objetivos.
4. Integración gradual: No integres de inmediato ChatGPT en procesos de compras críticos. Comienza utilizándolo para tareas menos cruciales y verifica su precisión y eficacia antes de confiar en él para decisiones de mayor envergadura. Esto minimiza riesgos potenciales.
5. Capacitación y supervisión: Asegúrate de que tu equipo esté debidamente capacitado en el uso correcto de la herramienta. Establece procedimientos de supervisión para garantizar que se utilice de manera coherente y responsable, y que se respeten las políticas internas establecidas para su uso. La supervisión garantiza que la herramienta se utilice de manera efectiva y segura.

¿Nos rendimos a la evidencia?

Ciertamente, nadie puede prever cómo se desarrollarán en un futuro a medio plazo las herramientas de IA, pero parece desprenderse de su impacto actual que las recompensas de adoptar IA generativa supera los riesgos, si valoramos cómo puede cambiar la forma en que realizaremos nuestra función de compras con una mayor eficiencia y reducción de costes.

La realidad, a día de hoy, es, que si interactuamos convenientemente con la aplicación, describiendo con detalle todo aquello que singulariza nuestra situación, evitando ser vagos en la exposición de la cuestión que nos ocupa y supervisando en todo momento, vamos a encontrar respuestas rápidas muy útiles a una parte importante de nuestros desafíos en el ámbito de las compras.

Sin embargo, nuestra experiencia tanto utilizando directamente ChatGPT como en la investigación y pruebas que estamos llevando a cabo para introducir herramientas de inteligencia artificial en el software Avanti, nos dice que la utilidad real de la IA en compras es incipiente y va a requerir de procesos de ensayo y error para casar las infinitas posibilidades de esta tecnología con las necesidades reales de la función de compras.

Una cosa parece bastante clara, la aplicación de la IA aplicada a la gestión de empresas va a ser imparable y los avances que se están consiguiendo así lo muestran. Al margen de los dilemas de su uso y de teorías sobre el peligro de darle tal nivel de poder de decisión a la tecnología, parece innegable que la IA ha llegado para quedarse, aunque actualmente sea un bebé que cuando abra sus ojos, veremos de qué color serán.

Imagen cortesía de nijieimuart en Freepik