Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) es esencial para medir y mejorar la eficiencia del área de compras. En este artículo, te presentamos 25 KPI utilizados por nuestros clientes y te indicamos cómo calcularlos. Los hemos dividido por categorías para facilitar su lectura.
Es importante tener en cuenta que los KPI en compras deben ser útiles para cada empresa, es decir, deben dar información útil para tomar decisiones estratégicas y para mostrar el desempeño del departamento. Pare ello, además, es necesario que los datos sean de calidad.
Cada negocio, cada empresa y cada departamento de compras es diferente, por lo que es importante que elijas los KPI que sean realmente útiles para tu caso. Este listado es, por tanto, tan sólo un ejercicio que esperamos que despierte tu interés por calcular aquellos ratios verdaderamente útiles para tu departamento. Como verás, ratios hay muchos y debes elegir los tuyos propios. Es aconsejable trabajar con un número reducido de KPI de compras pero que sean realmente claves para medir y tomar mejores decisiones.
Vamos con el listado:
KPI para medir la eficiencia en el proceso de compras
1. Tiempo de ciclo de compras
Mide el tiempo necesario para completar el proceso de compra, desde la identificación de la necesidad hasta la recepción del pedido.
Cálculo: Fecha de recepción del pedido – Fecha de identificación de la necesidad
2. Índice de exactitud en el pedido
Mide el porcentaje de pedidos que se procesan sin errores, como discrepancias en cantidad, calidad o especificaciones.
Cálculo: (Número de pedidos sin errores / Número total de pedidos) x 100
3. Porcentaje de pedidos urgentes
Indica la proporción de pedidos que requieren entregas rápidas o fuera de plazo.
Cálculo: (Número de pedidos urgentes / Número total de pedidos) x 100
4. Tasa de órdenes de compra cerradas
Muestra el porcentaje de órdenes de compra que se han completado con éxito.
Cálculo: (Número de órdenes de compra cerradas / Número total de órdenes de compra) x 100
5. Valor de las compras por empleado
Este indicador relaciona el valor total de las compras realizadas con el número de empleados que trabajan en el departamento de procurement, permitiendo evaluar la eficiencia del equipo.
Cálculo: Valor total de compras / Número de empleados en el departamento de procurement
KPI para medir la relación con los proveedores
6. Número de proveedores
Mide la cantidad de proveedores con los que trabaja la empresa.
Cálculo: Contar el número de proveedores activos en un periodo dado
7. Concentración de compras por proveedor
Indica el porcentaje de compras realizadas a los principales proveedores.
Cálculo: (Valor de compras al proveedor principal / Valor total de compras) x 100
8. Índice de rotación de proveedores
Indica la frecuencia con la que se cambia de proveedor.
Cálculo: Número de proveedores nuevos / Número total de proveedores
9. Índice de satisfacción de proveedores
Mide la satisfacción de los proveedores respecto a la relación comercial con la empresa.
Cálculo: Promedio de las puntuaciones de satisfacción de proveedores en una escala numérica
10. Índice de riesgo de proveedores
Evalúa el riesgo asociado a cada proveedor en función de diversos factores, como la estabilidad financiera, calidad y capacidad de entrega.
Cálculo: Suma de los riesgos individuales de los proveedores / Número total de proveedores
KPI para medir costes y ahorros
11. Variación de precio promedio
Mide la variación en los precios de los productos adquiridos, comparando los precios actuales con los precios anteriores.
Cálculo: (Precio promedio actual – Precio promedio anterior) / Precio promedio anterior x 100
12. Porcentaje de descuento conseguido
Refleja la efectividad en la negociación de precios y descuentos con proveedores.
Cálculo: (Importe de descuento / Importe inicial) x 100
13. Relación precio-calidad
Mide la relación entre el precio pagado por un producto y su calidad percibida.
Cálculo: Precio pagado / Calidad percibida (en una escala numérica)
14. Tasa de ahorro en compras
Refleja el ahorro conseguido en las compras en función de las negociaciones realizadas.
Cálculo: (Coste inicial – Coste final) / Coste inicial x 100
15. Índice de ahorro anual en compras
Muestra la cantidad de ahorros conseguidos en un año, permitiendo comparar la eficiencia del proceso de compras a lo largo del tiempo.
Cálculo: (Ahorros totales en el año / Coste total de adquisición del año) x 100
KPI para medir cumplimiento y desempeño
16. Porcentaje de entregas a tiempo
Indica la proporción de pedidos entregados dentro del plazo acordado.
Cálculo: (Número de entregas a tiempo / Número total de entregas) x 100
17. Porcentaje de entregas completas
Muestra el porcentaje de pedidos entregados en su totalidad.
Cálculo: (Número de entregas completas / Número total de entregas) x 100
18. Índice de devolución de productos
Mide la cantidad de productos devueltos en relación con el total de productos entregados.
Cálculo: (Número de productos devueltos / Número total de productos entregados) x 100
19. Porcentaje de cumplimiento de contratos
Indica el porcentaje de contratos que se han cumplido correctamente en términos de plazo, calidad y condiciones acordadas.
Cálculo: (Número de contratos cumplidos / Número total de contratos) x 100
20. Tasa de reclamaciones de clientes
Mide la cantidad de reclamaciones recibidas de los clientes en relación con el total de productos entregados.
Cálculo: (Número de reclamaciones de clientes / Número total de productos entregados) x 100
KPI para medir la estrategia de compras y responsabilidad social
21. Centralización de compras
Indica el grado en que se centralizan las compras en la organización.
Cálculo: (Valor de las compras centralizadas / Valor total de compras) x 100
22. Porcentaje de compras locales
Muestra el porcentaje de compras realizadas a proveedores locales.
Cálculo: (Valor de compras locales / Valor total de compras) x 100
23. Número de reclamaciones a proveedores
Indica la cantidad de reclamaciones realizadas a proveedores por incumplimientos o problemas en la relación comercial.
Cálculo: Contar el número de reclamaciones en un periodo dado
24. Porcentaje de proveedores certificados
Mide la proporción de proveedores que cuentan con certificaciones reconocidas en temas de calidad, medio ambiente, responsabilidad social o cualquier otro criterio relevante para tu empresa.
Cálculo: (Número de proveedores certificados / Número total de proveedores) x 100
25. Porcentaje de compras sostenibles
Refleja la proporción de compras realizadas a proveedores que cumplen con criterios de sostenibilidad y responsabilidad social.
Cálculo: (Valor de compras sostenibles / Valor total de compras) x 100
Como decíamos al inicio, ratios de compras hay muchos, pero recuerda no medir por medir sino medir aquello que te sea de utilidad. Esperamos que estos ratios te hayan podido servir de inspiración.
