El control de gastos de una empresa es el recurso que, en gran parte, va a delimitar el éxito de la misma. Pero muchos empresarios, sobre todo al inicio, no tienen idea de cómo iniciar y mantener un ritmo estable entre los ingresos y desembolsos de la empresa.
De ahí surge la duda de los empresarios que se acaban de integrar al mercado: ¿Cómo controlar los gastos de una empresa? Te dejamos cinco claves básicas para que tengas una noción de mejora en el control administrativo empresarial.
De lo contrario, te enfrentas a la fuga de recursos sin saber en dónde termina cada ingreso que reciben por los trabajos hechos. Posteriormente, también interviene el descontrol de las finanzas y ya no sabrás por dónde empezar para cambiarlas o mejorarlas.
Planificación
La clave principal para lograr la gestión y el control de gastos de una empresa es la planificación. Debes hacer un buen registro desde el momento en que decidas emprender, anotando el capital que posees y lo que vas invirtiendo poco a poco.
Cuando comiences a generar ingresos, regístralos también. De la misma manera, anota cuál fue el trabajo realizado, su cotización, la fecha en que se realizó y cuando el pago se haga efectivo. Por otro lado, debes verificar que gastos son justificados y cuales son obviados.
Así conseguirás un mayor rendimiento, medir lo que sea realmente necesario y no sobrepasar el presupuesto planteado para cada mes. Recuerda que el buen rendimiento y administración de los recursos asegura el éxito del emprendimiento.
Lo más recomendable es que desde el inicio lleves un registro, una planificación con cada movimiento que tenga la cuenta. Lo que entra, sale y la razón de todas las transacciones.
Estudio de la empresa y los empleados
De igual forma, para el control de gastos de una empresa mensuales se debe hacer un estudio de la compañía y los empleados.
A pesar de que tengas un salario predeterminado según la posición y el rango del empleado, es importante que registres los movimientos que realizas al cancelar el salario. Si alguno de ellos tiene acceso a la cuenta empresarial, debe mantener una planificación de los gastos que realice.
Como equipo, todos deben colaborar a que la empresa crezca, derrochando en lo más mínimo.
Negocia el precio de los servicios
Al presentar una baja entre las finanzas de una empresa, una de las primeras medidas para equilibrar la economía es negociar el precio de los productos/servicios.
Una buena negociación es fundamental para encontrar las mejores tarifas y así abaratar los costes.
Control y registro
Al igual que la planificación, el control y el registro financiero juegan un papel importante dentro de los gastos. Gracias a este factor, al final de cada mes puedes hacer una evaluación constructiva, comparando mes a mes si las estrategias empleadas han funcionado o, de lo contrario, le han dado de baja a la empresa.
De una u otra manera, ver reflejado el registro de las variaciones ayuda el desenvolvimiento y la superación de la empresa para tener un mayor control de gastos de una empresa.
Soporte y respaldo
Finalmente, para lograr cada una de estas claves, es fundamental utilizar una herramienta para tener controlado el presupuesto en todo momento, poder negociar los productos/servicios, administrar y gestionar los proveedores, proveer a su homologación e identificar oportunidades de ahorro.
¿Qué tipos de gastos puedes encontrarte?
Debes tener presente que existen varios tipos y anotar cuál de ellos enfrenta tu compañía.
Antes de aplicar las cinco claves debes hacer un control de gastos de una empresa actuales, de tal forma podrás tener una idea de cómo comenzar la nueva etapa y en donde han parado los fondos anteriormente.
Variables
Los gastos variables son los que dependen directamente de los trabajos y actividades empresariales. Van en función de las ventas, si estas aumentan, los gastos también.Un ejemplo seria el coste de la mano de obra o de los propios materiales.
Fijos
Los gastos fijos son los que no varían. Aunque la empresa genere o no ingresos, estos gastos se mantienen.Estos gastos son aquellos como los impuestos, alquileres, nominas, suministros…
Marginal
El gasto marginal se presenta solo cuando la empresa eleva la producción. También se presenta dependiendo de la tecnología y los precios de los bienes empleados.
Mixtos
Los gastos mixtos son aquellos que tienen dos factores: uno fijo y el otro variable. El ejemplo más claro en este caso son los empleados que manejan un salario fijo y que además tienen un ingreso por comisión según las ventas realizadas.
Directos
Los gastos directos son los que se generan a través de la producción de los bienes o servicios. También debes llevar un control de gastos de una empresa directos.
Indirectos
Los gastos indirectos están vinculados a la producción empresarial, pero no están relacionados con la misma.
Beneficios de tener el control de gastos de una empresa
El beneficio más importante de tener el control de gastos de una empresa es, principalmente, la posibilidad de evaluar y ser consciente del trabajo, rendimiento y productividad de la compañía. Otros aspectos fundamentales son la transparencia, la trazabilidad de las operaciones, el seguimiento, y el control total en todo momento del ciclo de gasto.
Gracias al control continuo puedes tener claro si es posible el ahorro en algunos gastos, establecer un presupuesto fijo a corto o largo plazo y lograr los objetivos planteados anualmente. Este, desde el principio será tu aliado para planificar la economía con la cual va a subsistir la empresa, evitar el descontrol, desastre o improvisación.
Desde hace años, muchas empresas han llegado a la quiebra total por trabajar a ciegas y no mantener un plan estratégico para equilibrar las finanzas. Es una función diaria y clave para evitar problemas futuros, saber cómo ahorrar dinero y garantizar una solvencia regular.
El control anticipa gastos, genera ingresos, mantiene la tranquilidad y estabilidad. Intenta ser crítico y no tengas miedo a negociar.
El trabajo al igual que el conocimiento son valiosos y los clientes buscan un servicio que ellos mismos no se pueden realizar y por eso acuden a ti como profesional.
Desde Avanti ayudamos a pequeñas y grandes empresas a llevar a cabo una buena gestión de sus gastos. Estamos conformados por un equipo profesional de ingenieros, especializados en la optimización de gastos. Además, disponemos de una potente herramienta de gestión de compras y proveedores para tener el control total del ciclo de gastos de tu empresa.
