SITUACIÓN
TESSI DIAGONAL es una de las principales compañías a nivel internacional en externalización de procesos y servicios financieros cualificados y uno de los partners más importantes de las entidades financieras, compañías de seguros, sanidad, telecomunicaciones, utilities y administraciones públicas.
Tiene una gran presencia a nivel nacional (más de 40 delegaciones) e internacional. Sus áreas de servicio son principalmente: gestión hipotecaria, gestión de inmuebles, recuperación de la posesión y control y gestión legal y normativo.
"El objetivo de Tessi es ayudar a sus clientes a aumentar la eficiencia y el valor de sus negocios en los nuevos entornos digitales y de multicanalidad, ofreciendo un modelo de externalización diferenciado, con las más avanzadas capacidades tecnológicas y de industrialización, y el conocimiento de los verdaderos especialistas."
RELACIÓN CON AVANTI LEAN
En febrero de 2018, tras un tender con otra consultora, AVANTI se adjudicó el proyecto con una propuesta técnica que se fundamentó en tres principales vertientes:
- Proyecto de consultoría: análisis de la situación actual y propuesta de mejora a aplicar dentro de la compañía.
- Soluciones informáticas: implementación de herramientas informáticas que ayudasen en la implantación y cumplimiento de los nuevos flujos de trabajo definidos.
- Negociación y optimización de procesos de compra: junto con los departamentos implicados en cada proceso de compra o categoría de gasto, AVANTI llevo a cabo la renegociación y renovación de acuerdos actuales, buscando como finalidad la optimización o mejora del coste, así como una mejora de la operativa o del servicio actual.
SOLUCIONES APORTADAS
Una vez analizadas y presentadas todas las ineficiencias detectadas durante el proceso de consultoría, AVANTI propuso las siguientes mejoras:
- Definición e implementación de un departamento de compras corporativo que asumiera los siguientes roles:
- Definición de los procedimientos y estrategias de compra
- Estandarización y unificación de todos los procesos de compra de la organización
- Planificación, coordinación y negociación de todas las categorías de gasto
- Control y seguimiento de todos los acuerdos cerrados con los proveedores, a nivel tanto económico como de servicio
- Búsqueda y potencialización de nuevos proveedores dentro de la compañía que mejore las coberturas y niveles de servicio y que a su vez ayude a reducir el riesgo
- Este es un departamento que reportará de forma directa a dirección general
- Implementación de herramientas informáticas que ayuden a cumplir cada uno de los flujos de trabajo definidos. Dichas herramientas informáticas incluyen:
- Módulo de compras avant+: este módulo corresponde con el módulo de negociación y aporta:
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- Facilita el lanzamiento de procesos de negociación garantizando la eficiencia y transparencia.
- Optimiza los plazos de negociación y facilita la participación de un gran número de proveedores.
- Aporta mayor facilidad en la definición y reporting para la medición de los ahorros generados.
- Permite estandarizar los procesos de compra.
- Módulo de homologación Q+: este módulo corresponde con el módulo de homologación y evaluación de proveedores, aportándonos lo siguiente:
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- Control y evaluación de los proveedores adjudicados.
- Medición del riesgo de cada proveedor.
- Análisis de la eficiencia en el servicio de cada uno de los proveedores.
3. Negociación de procesos de compra: de forma paralela al estudio de consultoría, así como a la implementación de la nueva gestión de compras de la compañía, se llevó a cabo la renegociación de ciertas partidas de compra que se consideraron estratégicas y con un valor muy importante dentro de TESSI DIAGONAL.
Además de estos ahorros implementados directamente sobre el diferencial de tarifas actuales y negociadas, se han implementado otras mejoras como:
- Unificación de tarifas a nivel global dentro de la compañía
- Reducción del número de proveedores en ciertas categorías de gasto que se encontraban descentralizadas
- Mejora de las coberturas y niveles de servicio
- Firma y control de contratos con proveedores en todas las negociaciones cerradas
RESULTADOS OBTENIDOS:
Para el estudio de consultoría, dividido en dos partes, se fijó un plazo de entre tres y cuatro meses, teniendo en cuenta que la primera parte del proceso consistía en el análisis y definición del modo de trabajo actual (un mes y medio aproximadamente).
Una vez se tuvo claro, se llevó a cabo la definición del departamento de compras, así como la configuración de todos los flujos de trabajo dentro de la compañía y que tenían cierta trascendencia sobre dicho departamento. Esto se realizó en un plazo de dos meses.
Previa autorización y validación del nuevo modelo de compras propuesto por AVANTI por parte de la dirección general de TESSI DIAGONAL, se comenzó con la implantación del nuevo modelo, tanto a nivel procedimental como a nivel de sistemas, instaurando el módulo de compras y homologación de proveedores. Dicha implementación se llevó a cabo en unos 6 meses.
Por último, y por ello menos importante, de forma paralela al proyecto de consultoría e implementación del nuevo modelo de compras, se realizaron todas las negociaciones definidas inicialmente. El plazo de negociación, así como de cierre de las mismas se vio supeditado por las siguientes cuestiones:
1. Vigencias de los acuerdos actuales: prácticamente fueron nulos los casos en donde debido a la vigencia de acuerdos y contratos en vigor, hubo que esperar para la negociación de los mismos.
2. Definición y calendarización de los procesos: definición y detección de los quick wins.
3. Sensibilidad y criticidad de los procesos de negociación: dependiendo del riesgo y la complejidad en la negociación de los procesos, hubo procesos que se dilataron mucho en el tiempo 8más de lo esperado inicialmente).
Todo este proceso de negociación se dilató 10 meses desde el comienzo del proyecto.
"En Avanti Lean ofrecemos una metodología propia enfocada hacia la reducción sostenible de costes para la optimización del gasto impactando directamente en la competitividad de nuestros clientes.
Nuestra especialización y experiencia en la aplicación de la ingeniería de costes nos ha permitido reunir el conocimiento de las mejores prácticas y las tarifas más competitivas con proveedores líderes en los distintos sectores.
Con nuestro Sistema de Compras avant+ nuestros clientes tienen a su alcance una herramienta eficaz que le permite focalizar el esfuerzo de su departamento de compras hacia la optimización y el ahorro de costes."
RESULTADOS OBTENIDOS:
Los resultados obtenidos tras la implementación de todas las soluciones aplicadas son:
A. Un ahorro de un 10% en el global de negociaciones llevadas a cabo, sobre un perímetro final de negociación de 6 M€ aproximadamente.
B. Implementación de un departamento de compras dentro de la compañía que asume todas las funciones definidas.
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