Artículo escrito por Joaquín Montesinos para la revista Facility Management Latinoamérica y reproducido en nuestro blog con la autorización expresa del autor.
Recuerdo perfectamente mis inicios en los años 90. Acababa de incorporarme a una productora de televisión, y ya entonces gestionábamos un edificio con un sistema de telecontrol Landis & Staefa, que más adelante pasaría a formar parte de Siemens Control. Aquel sistema era capaz de programar el encendido y apagado de luces y detectar movimiento en las zonas comunes, lo que nos permitía un control automatizado que, para aquella época, era realmente avanzado.
Sin embargo, aunque podíamos automatizar las luces, lo más básico resultaba imposible: atender en tiempo real las peticiones de los usuarios. No existía un sistema centralizado de incidencias. Todo se gestionaba con llamadas, correos o notas escritas. Afortunadamente, tenía compañeras excepcionales en recepción que me ayudaban a coordinar todo: desde una incidencia técnica hasta una urgencia inesperada.
Y hablamos de una productora de televisión, donde todo era imprevisible. Un día necesitábamos un elefante, otro día un plató con cocina montado en tiempo récord, o encargábamos un millón y medio de pétalos para un programa como “Lo que necesitas es amor”. Cada día era una aventura distinta. También nos ocupábamos del aire acondicionado, que a menudo requería ajustes manuales y atención urgente. Recuerdo tener que subir personalmente a la cubierta del edificio con una llave inglesa para reiniciar el sistema.
Esa etapa fue una gran escuela. Aprendí que, aunque la tecnología avance, sin una gestión clara y cercana de las incidencias del día a día, ningún sistema funciona. Me di cuenta también de que gran parte de lo que hacemos en Facility Management no es futurismo: es resolver lo inmediato, gestionar tickets y atender bien a las personas. Esa es, para mí, la verdadera base de esta profesión. Vivimos en una época donde términos como inteligencia artificial (IA), automatización, machine learning y digitalización aparecen en casi todas las conversaciones sobre innovación tecnológica.
Pareciera que, en el mundo del Facility Management, estamos preparados para un salto cualitativo importante, pero la realidad cotidiana nos muestra un panorama muy distinto: seguimos gestionando nuestros edificios con herramientas básicas, hojas de Excel o, peor aún, con simples anotaciones en cuadernos al finalizar el mes. Este contraste llama poderosamente la atención, especialmente cuando sabemos que gestionar inmuebles, ya sean oficinas, centros comerciales o instalaciones industriales, requiere precisión, eficiencia y rapidez en la toma de decisiones. Todo esto solo se puede conseguir si disponemos de datos fiables, actualizados y accesibles.
Y es aquí, precisamente, donde reside la clave del futuro del Facility Management. La realidad es sencilla y contundente: sin datos no hay gestión efectiva posible, y sin gestión efectiva es impensable hablar de soluciones avanzadas como la inteligencia artificial o el análisis predictivo. La base de cualquier estrategia tecnológica reside en el dato, puro y bien estructurado. Actualmente, la mayoría de los equipos que usamos en edificios, desde sistemas de climatización hasta equipos de alimentación ininterrumpida, pasando por generadores o sistemas de seguridad, generan datos constantemente. Sin embargo, muchos de estos datos permanecen infrautilizados o directamente inaccesibles porque se almacenan en sistemas propietarios que no interactúan entre sí.
Para avanzar, es imprescindible dar un paso atrás y volver al origen. Antes de plantearnos grandes despliegues tecnológicos, debemos asegurarnos de que manejamos adecuadamente los datos esenciales del día a día. Cuántas personas entran y salen de nuestros edificios, cómo usan los espacios, qué necesidades plantean los usuarios mediante solicitudes o tickets, cuáles son los patrones de ocupación de salas y zonas comunes. Este nivel básico de información puede transformar radicalmente nuestra capacidad de gestión si sabemos aprovecharlo.
Una primera recomendación es, precisamente, simplificar el manejo inicial del dato. Si hoy gestionamos en Excel, pensemos cómo automatizar esas hojas para minimizar la intervención humana, reducir errores y ganar tiempo. Si disponemos de una plataforma GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), analicemos cómo integrar esa herramienta con otras soluciones que los usuarios ya utilizan diariamente, como su correo electrónico o Teams. La clave no es complicar, sino facilitar.
Es crucial recordar que los usuarios no son técnicos ni expertos en software complejo. Ellos necesitan herramientas intuitivas, fáciles y directas. Una plataforma tecnológica eficiente debe comunicarse mediante códigos simples.
Por ejemplo, un usuario debería poder reportar una incidencia con apenas un par de clics, enviar un correo electrónico o incluso utilizar un botón físico colocado estratégicamente en una zona común. El objetivo no es imponer nuevas herramientas, sino integrar soluciones en los hábitos cotidianos de los usuarios. Al simplificar el proceso de recopilación de datos, estaremos más cerca de gestionar de manera efectiva aspectos tan críticos como la limpieza, el mantenimiento preventivo, la optimización energética o la conservación general del inmueble. Cuando conocemos con exactitud la temperatura óptima en cada espacio, cuándo y cómo se usan las salas, o cuántas veces se solicita una intervención de mantenimiento, la eficiencia se multiplica exponencialmente.
Un ejemplo práctico es el caso de una gran empresa con múltiples sedes corporativas. Inicialmente, gestionaban sus instalaciones mediante hojas Excel y formularios manuales, lo que les impedía tener una visión global eficiente. La transición hacia una plataforma integrada les permitió automatizar la recopilación de datos sobre el uso de espacios, temperatura, necesidades de limpieza y mantenimiento, lo cual no solo redujo costes operativos en un 25% sino que mejoró notablemente la satisfacción de los empleados al disponer de un entorno más cuidado y ajustado a sus necesidades reales.
Otro caso es el de un centro comercial que decidió implementar un sencillo sistema basado en sensores de ocupación para monitorizar el uso de los baños y áreas comunes. Esto les permitió ajustar con precisión las rutinas de limpieza, pasando de intervenciones programadas a intervenciones basadas en necesidades reales, lo que generó una reducción considerable de recursos y aumentó significativamente la calidad percibida por los visitantes.
Un tercer caso a destacar es una universidad que decidió implementar una solución basada en IoT (Internet de las Cosas) para controlar y optimizar sus sistemas de climatización y alumbrado. Al recolectar información precisa y en tiempo real sobre ocupación, temperatura y condiciones ambientales, consiguieron reducir en un 30% su consumo energético anual, generando un impacto positivo tanto económico como medioambiental.
Además de estos ejemplos, es fundamental que las organizaciones entiendan que gestionar datos no solo ayuda en la operativa diaria sino que también mejora sustancialmente la planificación estratégica. Los datos permiten tomar decisiones informadas sobre inversiones futuras en equipos, previsión de recursos necesarios o incluso en la planificación arquitectónica y estructural de nuevos edificios.
La inteligencia artificial, por ejemplo, ofrece una promesa extraordinaria para optimizar el Facility Management, desde la predicción de fallos en equipos críticos hasta la gestión dinámica de la ocupación de espacios. Sin embargo, ninguna herramienta, por muy avanzada que sea, podrá ofrecer soluciones efectivas si no cuenta con datos claros y estructurados.
En definitiva, el Facility Management del futuro no empieza por una IA avanzada ni por grandes plataformas complejas. Comienza en un lugar mucho más sencillo y humano: el dato básico. Empieza por recopilar correctamente, registrar eficientemente, y analizar con sentido común. Desde aquí, y solo desde aquí, podremos construir soluciones tecnológicas que transformen verdaderamente la gestión de edificios.
Nuestro objetivo es lograr que los edificios sean lugares donde las personas disfruten de una experiencia óptima, con servicios eficientes, espacios bien mantenidos y una gestión transparente y ágil. Esto solo será posible cuando reconozcamos que sin datos básicos, sin una adecuada gestión del día a día, cualquier intento por innovar será simplemente un salto al vacío.
Volvamos a los fundamentos, humanicemos la tecnología, y construyamos desde ahí. El futuro depende de nuestra capacidad para hacer lo básico de manera extraordinaria. Y eso comienza y termina en los datos.
