El fraude en la función de compras se define como cualquier conducta irregular realizada por individuos involucrados en los procesos de compra de una organización, que implica el uso indebido de sus funciones para obtener beneficios personales o generar perjuicios económicos directos o indirectos a la empresa. Se considera como fraude cualquier práctica ilícita que altere la transparencia y competitividad de los procesos de compra, generando sobrecostes, desgaste de la imagen corporativa y riesgos legales.

Aunque nos suene como un fenómeno extraordinario, lo cierto es que el fraude en Compras se da a nivel global y representa un grave riesgo financiero y reputacional para las empresas. De hecho, según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), el fraude corporativo puede implicar pérdidas de hasta un 5% de los ingresos anuales de una empresa, lo que subraya la urgencia de contar con una estrategia de prevención sólida.

En este artículo, describimos las modalidades más frecuentes de fraude, las señales de alerta y las medidas de prevención y detección, además de ofrecer ejemplos de casos reales y una hoja de ruta práctica para mitigar este riesgo en tu empresa.

Principales tipos de fraude en Compras

Colusión entre proveedores

Se refiere a acuerdos ilícitos entre proveedores para manipular licitaciones y ofertas, fijando precios elevados artificialmente o rotándose contratos para eliminar la competencia real.

• Cómo detectarlo: Revisar la rotación de proveedores, analizar históricos de cotizaciones e implementar análisis de datos para encontrar patrones de fijación de precios.
• Control recomendado: Auditorías frecuentes de las ofertas presentadas y uso de herramientas para comparar montos y tiempos de entrega.

Conflicto de interés

Se presenta cuando los compradores involucrados favorecen a ciertos proveedores debido a relaciones personales o intereses económicos ocultos. Esto puede manifestarse mediante beneficios ocultos como pagos indebidos, obsequios excesivos o favores personales.

• Cómo mitigarlo: Contar con políticas de declaración de intereses, aprobar matrices de autorizaciones y realizar controles cruzados con áreas como Auditoría y Legal.
• Marco de referencia: La ISO 37001 enfatiza la importancia de identificar relaciones personales o financieras que comprometan la objetividad.

Facturación fraudulenta

Este tipo de fraude incluye el cobro por bienes o servicios no entregados, duplicación intencional de facturas o sobreprecios injustificados.

• Cómo detectarlo: Herramientas de data analytics (pe. Ley de Benford), verificación cruzada de entregas y pagos, y segregación de funciones (el mismo empleado no debe poder autorizar el pedido, validar la recepción y aprobar el pago).
• KPIs útiles: Indicadores de facturación duplicada, número de notas de crédito emitidas al mes, discrepancias en precios unitarios.

Manipulación de especificaciones

Se produce cuando los requisitos técnicos o comerciales de las compras se diseñan específicamente para beneficiar a un proveedor particular, limitando la participación efectiva de otros competidores.

• Cómo controlarlo: Involucrar áreas técnicas (Calidad, Ingeniería) para revisar que los pliegos no sean restringidos de forma injustificada.
• Señal de alerta: Cambios de último minuto en las especificaciones o “requisitos únicos” que solo un proveedor puede cumplir.

Sobornos y corrupción

Consiste en la recepción de pagos indebidos, favores u otros beneficios para obtener contratos o sortear requisitos legales.

• Normas relevantes: La ISO 37001 establece prácticas para gestionar riesgos de soborno, incluyendo la debida diligencia a terceros y canales de denuncia.
• Ejemplo de prevención: Políticas de obsequios e invitaciones estrictas y monitorización de transacciones financieras de los responsables de compras.

Mermas y robo interno

Ocurre cuando los empleados desvían inventario o bienes, a menudo de forma encubierta con documentación falsa o manipulada, aprovechando debilidades en los controles internos.

• Controles clave: Monitorización permanente de almacenes mediante sistemas de trazabilidad, conciliaciones regulares y auditorías por sorpresa.
• Indicador de riesgo: Discrepancias persistentes en conteos físicos frente a registros en el sistema.

5 señales básicas de alerta del fraude

Para gestionar eficazmente el fraude en la función de compras, es aconsejable conocer y vigilar signos específicos que indican posibles irregularidades. Aunque ya hemos mencionado algunos de estos signos en el punto anterior, a continuación os indicamos 5 señales que deberían ser monitorizados desde la propia área de compras o bien desde el área financiera o de dirección general:

1. Falta de rotación de proveedores o aparente desinterés de otros participantes en alguna licitación. Es una señal de que los proveedores se repiten sin competencia real, lo que podría indicar colusión o favoritismo.
2. Compras fragmentadas o divididas. Cuando se fracciona una compra grande en varias de menor cuantía, se puede estar intentando no superar límites de aprobación o esquivar auditorías.
3. Relaciones demasiado cercanas entre comprador y proveedor. Si se detecta un trato demasiado personal o vínculos familiares, puede que se esté viendo que afectada la objetividad en la selección.
4. Pagos frecuentes por sobrecostes, retrasos injustificados o anomalías en facturación (como pagos duplicados).  Si se observan anomalías en facturas o encarecimiento repentino de productos clave sin justificación de mercado, es una alerta roja en toda regla.
5. Contratos ambiguos o con poca documentación. La revisión contractual puede hacer aflorar contratos que facilitan transacciones opacas y dificultan las revisiones posteriores.

Estrategias para prevenir y detectar el fraude

Para enfrentar de manera proactiva el riesgo de fraude en compras, es conveniente implementar las siguientes prácticas:

Controles internos y gestión de riesgos

• Segregación de funciones: Evitar que una sola persona se encargue de todo el ciclo de compra.
• Matriz de autorizaciones: Definir límites de aprobación claros por importe y categoría de compra.
• Auditorías con enfoque de riesgo: Integrar la revisión de compras en planes anuales de auditoría, priorizando proveedores críticos o proyectos de alto valor.
• Integración con marcos de riesgo: Mapear los riesgos de fraude en Compras contra los cinco componentes de COSO o alinearlos a ISO 31000 para una visión integral.

Análisis de datos avanzado

• Minería de datos y machine learning: Identificar patrones atípicos en precios, volúmenes o tiempos de entrega. Por ejemplo, aplicar algoritmos de cluster analysis para detectar ofertas sospechosamente similares.
• KPIs e indicadores clave:
  • Variación promedio de precio (comparada con el mercado).
  • Frecuencia de compras sin proceso competitivo.
  • Índice de rechazos o reclamaciones en cada proveedor.
• Monitorización continua: Implementar plataformas que crucen en tiempo real transacciones, pedidos y facturas, generando alertas automáticas cuando se cumplan criterios de riesgo (montos inusuales, proveedores recién creados, etc.).

Transparencia, ética y ejemplo

• Código de conducta claro: Establecer definiciones de fraude, soborno y conflicto de interés, con sanciones asociadas.
• Formaciones periódicas: Para todos los niveles, reforzando la cultura de cero tolerancia y el uso adecuado de canales de denuncia.
• Liderazgo ejemplar: La Alta Dirección debe respaldar activamente las iniciativas de control y reportar los resultados de forma transparente.

Canales de denuncia y protocolos de investigación

• Líneas de reporte anónimas: Protegen a denunciantes y promueven la notificación temprana de irregularidades.
• Procedimientos de investigación estandarizados: Un equipo interdisciplinario (Legal, Auditoría, Recursos Humanos) debe recopilar pruebas y preservar la confidencialidad.
• Acciones correctivas y comunicación interna: Tras detectar un fraude, ajustar controles y difundir las medidas para prevenir recurrencia.

Due diligence y vendor management

• Verificación de antecedentes: Revisar estados financieros, reputación e historial de cumplimiento de potenciales proveedores.
• Monitorización continua del desempeño: Visitas de verificación, auditorías periódicas y evaluación de KPIs (cumplimiento de plazos, calidad, costes).
• Contratos con cláusulas anticorrupción: Que permitan dar por terminado el acuerdo si se detectan prácticas ilícitas.

Casos reales de fraude en Compras

Los siguientes ejemplos, tanto del ámbito público como privado, ilustran cómo se materializa el fraude y por qué es esencial contar con controles sólidos. 

Ámbito gubernamental

• Contratos fraudulentos de mascarillas (España): Un exasesor facilitó contratos millonarios sin proceso competitivo, evidenciando cómo la urgencia o la falta de transparencia abren brechas para la corrupción.
• Refinería de Cartagena (Colombia): La modernización de la planta generó sobrecostes multimillonarios por contratos inflados y pagos excesivos. La auditoría independiente y el due diligence robusto habrían podido detectar señales de alerta más temprano.
• Proyecto Big Dig (EE. UU.): Una constructora entregó materiales de mala calidad y alteró informes. Esto derivó en multas por 50 millones de dólares, subrayando la importancia de supervisar la ejecución de obras y validar la calidad de los suministros.

Sector privado

• Fraccionamiento de contratos en el sector salud (España): Empresas dividieron adquisiciones para evitar límites de aprobación y controles; resultó en procesos judiciales y sanciones.
• Desvío de fondos en Segalmex (México): Se desviaron 50 millones de pesos a través de contratos simulados, resaltando la relevancia de la due diligence financiera y la supervisión continua.
• Enron (EE. UU.): uno de los casos más emblamáticos, donde ejecutivos de alto nivel participaron en fraudes complejos relacionados con compras y contratos ficticios, causando la quiebra de la empresa, pérdidas millonarias para inversores y duras consecuencias legales para sus directivos.
• Sobreprecios en contratos de consultoría: Compañías han detectado pagos a proveedores inexistentes o consultorías ficticias con altos honorarios. En muchos casos, la falta de segregación de funciones y la poca transparencia interna facilitaron el engaño.

Hoja de ruta para mitigar el fraude en Compras

Ahora que ya conoces el alcance del fraude en la función de Compras, quizá te preguntes si esto también puede estar pasando en tu empresa. Tal vez no sea el caso, pero siguiendo la máxima de que “más vale prevenir que curar” y la menos agradecida “piensa mal y acertarás”, aquí te dejamos una hoja de ruta en 5 fases para minimizar el riesgo de fraude. 

1. Diagnóstico inicial
   • Revisar procedimientos actuales de compras, políticas de conflicto de interés y canales de denuncia.
   • Mapear riesgos de fraude usando COSO o ISO 31000, priorizando las áreas o proveedores de mayor exposición.

2. Diseño de controles y KPIs
   • Definir reglas de segregación de funciones y límites de aprobación claros.
   • Establecer KPIs específicos (pe., frecuencia de compras directas, índice de facturas modificadas, variación de precios) y alertas automatizadas.

3. Implantación de tecnología y analytics
   • Integrar un sistema de monitoreo transaccional que vincule ERP, facturación y órdenes de compra.
   • Aplicar técnicas de minería de datos (cluster analysis, Ley de Benford) para detectar patrones sospechosos.

4. Fortalecimiento cultural
   • Crear o actualizar el código de conducta, enfatizando soborno, fraude y conflictos de interés.
   • Capacitar periódicamente al personal de Compras, Finanzas, Legal y otras áreas involucradas.
   • Asegurar el compromiso de la Alta Dirección, comunicando mensajes claros sobre tolerancia cero al fraude.

5. Monitorización y mejora continua
   • Programar auditorías internas y externas con un enfoque específico en las adquisiciones de mayor riesgo.
   • Analizar sistemáticamente los hallazgos de auditoría y realizar ajustes en políticas y procesos.
   • Documentar y compartir lecciones aprendidas de cada incidente o hallazgo de fraude.

En todas partes cuecen habas 

Es posible que pienses que el fraude sólo se da en países con cultura del “engaño” pero nada más lejos de la realidad. Como reza el refranero español, en todas partes cuecen habas y hasta en las empresas con fuertes cultura de transparencia y honestidad pueden darse comportamientos fraudulentos que afecten la integridad financiera y operativa de las organizaciones, exponiéndolas a sobrecostes, pérdida de reputación y acciones legales.

Para estar preparado y eliminar o minimizar el impacto de estas prácticas ilegales y poco éticas, se recomienda un enfoque integral que abarque controles internos, análisis de datos avanzado, fomento de la ética corporativa y debida diligencia continua a los proveedores.

La clave está en alinear la función de Compras con los objetivos estratégicos y los estándares de compliance más exigentes, integrando marcos de gestión de riesgos como COSO o ISO 31000, así como guías anticorrupción (pe., ISO 37001). La alta dirección debe liderar con el ejemplo, destinando recursos y promoviendo la cultura de transparencia.

Siguiendo esta hoja de ruta y manteniendo una vigilancia constante, las empresas pueden diseñar procesos de compra a prueba de fraudes o, como mínimo, disuadir y detectar aquellos casos que puedan producirse.

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