La manera en la que tratamos la gestión documental en el siglo XXI ha cambiado en los últimos años. No es necesario el clásico boli-papel sino que ahora hacemos uso de las nuevas tecnologías pero, ¿Qué es la digitalización certificada?
Gracias a este proceso de digitalización de documentos podremos realizar gestiones administrativas con la misma validez legal.
Desde Avanti Lean queremos darte más información detallada sobre qué es la digitalización certificada, cómo se realiza y sus ventajas. Es muy interesante y te ayudará mucho así que ¡sigue leyendo!
¿Qué es la digitalización certificada y para qué sirve?
Se podría decir que la digitalización certificada se trata del proceso tecnológico por el cual un documento de formato digital tiene validez legal en cualquier organismo oficial.
Este documento en papel se escanea, pasando de lo analógico a lo digital. Para poder realizarlo se debe utilizar un software homologado y admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria que autentifique la digitalización. Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
De esta forma se pueden tener copias auténticas digitales sin que el documento original en papel pierda valor. La imagen digital está codificada según la lista de formatos estándares de uso común.
La documentación electrónica y su digitalización ya es un proceso fundamental en el desarrollo de muchas empresas y administraciones públicas. El escaneo del soporte papel convierte el documento en inteligente y nos permitirá buscar en él palabras clave, agruparlas por categorías, entre otros.
¿Cuáles son los formatos que podemos utilizar para codificar la imagen?
•Acrobat 5 PDF 1.4 o superior
•ISO 19005 PDF/A
•TIFF 6.0 o superior
•PNG
•JPEG2000
Esta documentación electrónica nos da la seguridad de que no se ha manipulado la imagen ya que incluye la firma digital.
¿En qué se diferencia de la firma digital?
Digitalización de documentos y firma digital son dos conceptos diferentes que se complementan y forman parte del proceso de las copias digitales.
Nos referimos con firma digital a aquella que atestigua que el documento digital escaneado está firmado por nosotros y no por otra persona jurídica o física. Gracias a ella nos asegura que la firma es íntegra y que nos identifica como firmantes.
A nivel informático, ¿Cómo se consigue este resultado? Esto es debido a la criptografía asimétrica, la cual garantiza la identidad, y las funciones hash, que actúa como prueba de integridad.
¿Qué necesito tener?
Como hemos comentado al inicio del artículo, para poder realizar este proceso se necesitan: la firma electrónica, un certificado digital y un software homologado por la Agencia Tributaria.
En primer lugar, necesitamos tener un certificado electrónico, que es la base de la firma electrónica. Luego, debemos firmar el documento con el software mencionado anteriormente cumpliendo con las Normas Técnicas de Interoperabilidad.
Existen guías para poder utilizar paso a paso la firma electrónica e información detallada sobre el certificado electrónico. VALIDe nos ofrece en su web más herramientas para ello.
¿Cuáles son sus beneficios?
La digitalización certificada comparte ciertas ventajas como la digitalización de documentos, incluso las amplía gracias a la garantía de su validación.
A continuación, te decimos en qué te ayuda la digitalización certificada:
•Ganas tiempo gracias a la simplificación de las búsquedas de los archivos digitales que un documento en papel.
•El equipo tiene acceso a todos los documentos, lo cual aumenta la productividad.
•Evitas la pérdida de documentos gracias a su repositorio seguro digital.
•No ocupan espacio físico.
•Reduces los costes de papel, la impresión, entre otros.
•Ya no será necesario conservar el original en papel.
•Automatizan los procesos.
•Se cumple el marco regulatorio que impone la AEAT y aseguran las operaciones.
¿Qué ocurre si me roban o pierdo el dispositivo donde tengo instalado el software?
Esto es algo que no debemos dejar a un lado ya que es algo que puede suceder a cualquier persona. Si esto nos pasa debemos actuar inmediatamente para que no hagan un uso fraudulento de nuestro certificado electrónico.
Para ello, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre nos ofrece varias maneras para la anulación del certificado electrónico si eres una persona física:
•Asistiendo presencialmente en una Oficina de Acreditación
•Solicitándolo de manera online
•Llamando al Servicio de Revocación de Certificados de Persona Física a los números de teléfono 902200616, 917406848 y 913878337.
En el caso de ser una persona jurídica puedes realizarlo en el siguiente enlace.
Gracias a la digitalización certificada nos ayuda a agilizar y automatizar procesos en nuestra empresa o en nuestro día a día aunque debes saber que existen otras herramientas que nos traen muchos beneficios. Si estás pensando en la digitalización en facturas de tu empresa o mantener estos en papel debes conocer los pros y los contras de cada uno.
Si quieres optimizar los costes de tu empresa o mejorar el sistema de producción, puedes solicitar una reunión para que te hagamos un estudio personalizado dejándonos tus datos y estaremos encantados de ponernos en contacto conmigo.