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RFQ electrónica: consigue presupuestos competitivos y optimiza tu tiempo siguiendo estos 3 pasos

RFQ Electrónica

Como profesional de compras, seguro que estás familiarizado con el lanzamiento de RFQs (Request For Quotation por sus siglas en inglés), un proceso clave para crear escenarios competitivos entre proveedores, tanto en precio como en condiciones de producto/servicio.

Sin embargo, es posible que todavía no hayas conseguido optimizar el tiempo dedicado a este tipo de procedimientos o que no estés sacando el máximo partido a la digitalización de la RFQ.

Aunque nuestro tiempo y recursos son limitados, no debemos priorizar únicamente algunos procesos y categorías de gastos para realizar RFQs, pues el resto de procesos no priorizados pueden convertirse en un “desagüe” por donde se escape una parte importante de nuestro presupuesto.

¿Cuánto tiempo te lleva recabar toda la información de los proveedores que deseas invitar? ¿Cómo estás realizando el proceso de enviar las solicitudes? ¿Cuánto tardas en analizar la información recibida, filtrarla y estandarizarla? ¿Cómo presentas esta información al comité de dirección y cómo les ayudas para que puedan tomar la mejor decisión? ¿Cómo comunicas la decisión a los proveedores elegidos (y a los no elegidos)? ¿Cuánto tiempo te lleva recibir y que sean validados los documentos contractuales por parte de los implicados? ¿Cuántos errores sueles acabar cometiendo a lo largo del proceso?

No te preocupes, en este artículo queremos compartir contigo un proceso estructurado que te permitirá optimizar la creación y lanzamiento de una RFQ, así como la posterior toma de decisiones y cierre de los contratos de forma centralizada y digitalizada.

Vayamos al grano. Te lo contamos en detalle y sin andarnos con rodeos, como nos gusta en Avanti.

Paso 1 – Apertura

En esta primera fase, se estudia la categoría de gasto y se define el alcance cuantitativo y cualitativo de la licitación.

Según nuestra experiencia, esta es la parte más importante del proceso y, si se hace bien, los resultados llegan solos.

Estas son las acciones que, en nuestra opinión, se debería realizar en la fase de apertura:

  1. Ordenar la categoría en términos de documentos y datos.
  2. Crear la línea base presupuestaria cruzando la siguiente información:
    • Gasto cuenta contable.
    • Contratos
    • Facturas
  3. Conocer aspectos críticos internos de la categoría de mano de los usuarios (clientes internos) a través de entrevistas concertadas. Esto es clave para que lo que adquiramos de los proveedores realmente cree valor en la operativa de la empresa y no lo contrario.
  4. Conocer aspectos críticos externos colaborando con los proveedores actuales. El proveedor siempre es quien más sabe de su producto y de su mercado, y estará encantado de colaborar contigo.
  5. Crear y validar el pliego de condiciones generales y técnico de alcance de servicio junto con el equipo de compras y las partes interesadas.
  6. Confeccionar el listado de proveedores a invitar a participar en la evaluación comparativa del proceso. Salvo casos excepcionales se deben incluir tanto proveedores existentes como nuevos, para que compitan en igualdad de condiciones.
  7. Recopilar y reorganizar toda la documentación técnica de los productos o servicios a negociar (fichas técnicas, muestras, visitas a planta…)

Con todas estas acciones ya deberíamos tener clara la estrategia a seguir en el proceso de licitación.

La última acción será subir la información al portal de proveedores, organizándola de forma matricial y ordenada para facilitar a los proveedores el análisis de esta y abrir el plazo de dudas y consultas a los proveedores.

Paso 2 – Negociación (a través del portal de proveedores)

La negociación electrónica permite incrementar la competitividad entre proveedores, con un impacto significativo en costes, al tiempo que se garantiza que todo el know how negociador permanece en la compañía, ya que todo queda registrado en una base de datos con todo el histórico de compras. Esto también es importante para compras en cuanto a trazabilidad y transparencia.

Para desarrollar la fase de negociación, en primer lugar, hay que configurar el proceso de licitación con la información recabada y ordenada de la fase 1 de apertura. Para ello nos ayudaremos con cargas automáticas desde hojas de cálculo si no existe integración con el ERP o seleccionar automáticamente los ítems y los proveedores a invitar al proceso.

Una vez montado el proceso, podremos lanzar diferentes rondas con diferentes estrategias, a los participantes, como por ejemplo jugando con ofertas con precios diferentes por escalados de cantidades, precios objetivos y/o short lists de proveedores para las diferentes rondas del proceso.

Este proceso tiene la ventaja de que, una vez los proveedores suban sus ofertas, se realiza un comparativo económico automáticamente con diferentes escenarios de adjudicación para obtener varios puntos de vista y poder personalizar los escenarios de posible adjudicación en función de información útil como precios mínimos, proveedores competitivos, respuestas a preguntas técnicas, etc. de forma automatizada.

Recuerda realizar el análisis de las propuestas técnicas de cada uno de los proveedores participantes en el proceso. Es interesante contar con el cliente interno para este análisis.

Una vez realizado el análisis, se presentan al comité de decisión los diferentes escenarios de adjudicación y las ventajas e inconvenientes de cada uno de ellos, con el fin de que se seleccione el que se considere más adecuado.

Una vez consensuamos el escenario de adjudicación en el comité de compras, contando con toda la información técnico-económica, estamos preparados para la fase 3 de cierre.

Claves negociación exitosa

Paso 3 – Cierre y seguimiento

Esta fase se lleva a cabo tras consensuar el escenario de adjudicación en el comité de compras, donde deberían participar el cliente interno y Compras y, en función de la importancia del proceso (ya sea por importe o por valor estratégico para la empresa), el comité de dirección.

De esta forma una vez tomada la decisión de adjudicación, con toda la información, y utilizándose de forma objetiva, podremos comunicar automáticamente el resultado de la adjudicación a los proveedores.

Recuerda que Compras vive de los proveedores y en otro momento podremos necesitar a los proveedores no adjudicatarios, por lo que merecen ser comunicados sobre la decisión final. Además, si les explicas el porqué de su no adjudicación, les ayudarás a mejorar.

Por otra parte, es importante aprovechar la comunicación a los proveedores adjudicatarios para revisar las condiciones del acuerdo.

Una vez realizada la comunicación a proveedores, estaremos preparados para la gestión de contratos. Esta parte del proceso consiste en redactar los contratos así como generar los anexos con los precios pactados y las condiciones de servicio (SLA´s) definidos con apoyo de nuestros servicios jurídicos y del cliente interno. Posteriormente, estableceremos el workflow por donde debe pasar el contrato.

Es importante mencionar la utilidad de un software de compras para garantizar la trazabilidad y la agilidad de todo el proceso de gestión de compras, así como tener un repositorio de fácil consulta con todo el histórico de compras. Además contar con un repositorio de contratos con alertas de vencimientos, nos ayudará a ir elaborando los planes de compras de los años sucesivos así como los presupuestos.

Por último, no debemos olvidar el realizar un buen seguimiento de KPIs como ahorros reales, garantía de servicio y control de consumo, entre otros. Nosotros aconsejamos:

  • Realizar la medición de los ahorros reales mes a mes en base al consumo real mensual.
  • Si trabajamos para nuestros clientes internos, un KPI importante sería la satisfacción de estos, que podremos constatar, por ejemplo, mediante encuestas de satisfacción. También válidas para medir la satisfacción del proveedor con nosotros.
  • Garantizar que el servicio implantado corresponda a las exigencias especificadas por el cliente es básico para medir nuestro rendimiento.
  • Realizar controles sobre posibles desvíos de consumo no soportados por un aumento de la venta también es muy importante en nuestra faceta de control de costes de la empresa.

En resumen

Lanzar una RFQ es un proceso importante que requiere una visión estratégica y una correcta planificación por parte del departamento de compras. Afortunadamente, la digitalización de estos procesos permite que los profesionales de compras puedan centrarse en su función de aportación de valor y que los procesos sean altamente eficientes y efectivos. Si sigues todos estos pasos, nuestra experiencia nos dice que tus procesos de licitación acabarán de forma exitosa para todas las partes implicadas.

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