Preparar una negociación. Objetivo: reducción de costes sostenible

La información es fundamental para poder preparar una negociación con éxito y que esté totalmente alienada con nuestros objetivos para la reducción de costes sostenible. Como hemos visto en el post sobre estrategia en la negociación en compras, además de manejar la mejor información, es necesario, sí o sí, preparar las pautas de negociación una vez definida la estrategia de compras que seguirá nuestra empresa u organización.

Por eso, previo a cualquier negociación debemos tener claro varios aspectos:

• Cuál es tu objetivo de reducción de costes
• Cuál será tu argumentación así como la información que le dará soporte
• Determinar qué tipo de negociación vas a preparar (confrontación o cooperación)
• Establecer la condición mínima necesaria para seguir negociando (Walk Away Point: WAP) además de las posibles concesiones, estrategias y tácticas de las cuales harás uso
• Ciclo de vida del producto. Identifica en qué etapa se encuentra el producto y el precio que le corresponde
• Si te ayuda, también puedes establecer un orden del día para negociaciones extensas

Establecer las necesidades a cubrir por el producto o servicio a contratar

Ya que un comprador no solo adquiere productos sino que también contrata actividades y servicios debemos conocer al detalle tanto el producto como las necesidades de nuestra empresa en relación al mismo para que, antes de llamar a los proveedores para solicitarles ofertas de productos o de servicios, hayamos podido sentar las bases de lo que necesitamos y las condiciones en las que lo queremos recibir.

La elaboración de documentación al respecto será muy útil para ambas partes entre la que se puede contemplar:

• Formulación de Especificaciones de la forma más exhaustiva posible, y consensuado con todos los implicados en el proceso.
• Pliego de Condiciones en el que se detallen los objetivos de la negociación junto a las condiciones de contratación e información complementaria para la presentación de las ofertas por parte de los proveedores. De esta forma evitaremos productos con calidad inferior o superior a la requerida.

En el caso de nuevos suministros de productos que ya tenemos en nuestro stock, nuestras necesidades girarán en torno a aspectos como la cantidad, los plazos, stocks, servicio postventa, etc. Debemos conocer por tanto los precios de los productos, cantidades suministradas normalmente y el stock del que disponemos además de disponer de información sobre el proveedor para tener una idea clara de los resultados obtenidos hasta el momento, el nivel de cumplimiento de lo acordado, la calidad, evaluaciones, etc.

Marcar los objetivos de la negociación para la reducción de costes

Puedes establecer tu objetivo determinando elementos como el precio, la calidad, fiabilidad, transporte, plazos, cumplimiento de plazos, condiciones de pago y financiación, servicio técnico, servicio postventa y garantía. Entre estos parámetros, además, es recomendable establecer una jerarquía de importancia, que, al igual que los objetivos de reducción de costes, deben ser realistas.

Análisis y homogeneización de Ofertas

Tras la recepción de las primeras ofertas, lo primero que debemos hacer será asegurarnos de que todos los proveedores participantes se ajustan al pliego de condiciones establecidas para validar sus ofertas así como organizar toda la información disponible para mostrarla de modo que pueda realizarse una comparación realista de las mismas. Tras comprobar que todas las ofertas están realizadas bajo los mismos criterios, procederemos a la comparación de precios.

Para ganar en eficacia y celeridad tanto en la realización del proceso de petición como en la homogeneización de ofertas podemos contar con herramientas tecnológicas, como las plataformas de compras, que permiten ordenar, contactar y manejar información de un mayor número de proveedores facilitando así muestra de distintos escenarios y por lo tanto, la toma de la mejor decisión.

Consejos para una buena negociación según la Asociación Española de Responsables de Compras

La Asociación Española de Responsables de compras aconseja seguir los siguientes puntos a la hora de llevar a cabo una negociación para que sea lo más eficiente posible:

• Ampliar las bases de la negociación
• Presencia activa: Preguntar y escuchar
• Recapitular aquello que se ha acordado
• Hacer valer las necesidades de la empresa
• Hacer propuestas potenciales para inducir a participar y configurar una solución
• Aplazar los problemas críticos para una reunión posterior, así se abre un periodo de reflexión
• Pedir siempre más allá del objetivo deseable, siempre podremos ceder
• No dejar impresionarse por los trucos o la prepotencia del interlocutor