La mayoría de las empresas establecen sus estrategias en base a los procesos de compra únicamente, olvidándose así de los gastos indirectos que soportan porque no los consideran relevantes.
Es común en las organizaciones el control de los gastos directos para conseguir así una mayor optimización de este proceso, pero no tienen en cuenta de forma paralela el control de los gastos indirectos, ¿es importante su gestión?
Una gestión eficiente de los gastos indirectos es fundamental para una empresa, el control de estos puede ayudar a la organización a gestionarlos y reducirlos, e incluso puede marcar la diferencia en los resultados finales.
Ahora bien, ¿llevas el control de estos gastos tan sigilosos? o ¿la gestión de tus gastos indirectos no es eficiente? Desde Avanti Lean te proporcionamos toda la información que necesitas saber, ¡sigue leyendo este artículo!
¿Qué son los gastos indirectos?
Los gastos indirectos comprenden aquellos gastos (compras de bienes o servicios), que son difíciles de identificar o relacionar directamente con el producto final que fabrica la empresa. Normalmente, estos gastos suelen ser constantes, ya que suponen la funcionalidad de la organización y del proceso de producción.
Algunos ejemplos de este tipo de gastos son: los suministros, el alquiler del local, la amortización de la maquinaria, el material indirecto para producir el producto (combustible, lubricante, etc.), los intereses bancarios, equipamiento de seguridad, diferentes tributos, etc.
Pero, ¿en qué se diferencian de los gastos directos? Es importante tener claro también este concepto para un mejor entendimiento. Los gastos directos se relacionan directamente con la producción, incluyen desde la materia prima hasta los recursos humanos y materiales utilizados directamente para la elaboración del producto final.
Ahora que ya sabemos la diferencia entre los dos tipos de gasto, cabe destacar, el enfoque secundario que le dan las empresas a los costes indirectos, lo cual se ha convertido en una gran complicación para los directivos y gerentes de las empresas.
Numerosos estudios confirman que la optimización de este tipo de gasto puede resultar en una reducción significativa de costes y ahorros para la organización, pero para ello es importante una buena planificación y gestión de estos.
¿A qué se debe la mala gestión de los gastos indirectos de una empresa?
Con frecuencia, las personas encargadas de la gestión de los gastos en la empresa tienden a centrarse solo en el control de los gastos directos, este problema resulta de la importancia y el miedo que se tiene a frenar el gasto directo en los procesos de compra. Cegarse solo en los gastos directos tapará al gasto indirecto, otorgándole a éste un papel ficticio secundario que no le corresponde.
Otro factor que hace que los gerentes se olviden del coste indirecto es su carácter disperso. Habitualmente, estos gastos son delegados a los responsables de cada departamento, pero cada uno de ellos poseen diferentes gastos administrados por diferentes personas, por lo que su control se hace menos estricto.
No existen estrategias para gestionar el gasto indirecto. Los dos aspectos anteriores dan pie a confirmar la no existencia de estrategias o buenas prácticas en relación con el control de este tipo de los gastos indirectos. Sin datos e información relevantes, ni la transparencia en los mismos, dejamos muy poco margen de maniobra para poder integrar una mayor eficiencia en este tipo de gastos.
Estos tres factores tan solo nos ponen en contexto de la situación en que convive la gestión de los gastos indirectos en una empresa, lo que es suficiente para sufrir pérdidas continuas en el balance de situación.
Consejos que te pueden ayudar a optimizar la gestión de los gastos indirectos en tu empresa
Estos consejos sólo te harán mejorar en tus hábitos y podrás conseguir mayores beneficios, tanto tangibles, en forma de dinero, como intangibles, a través de la seguridad y la tranquilidad. Algunos de ellos son:
1. Control de todos los gastos
Las empresas que mejor administran su gasto indirecto observan su proceso de adquisición, analizando el gasto directo o indirecto, de manera integral y profesional.
2. Comunicación y cuidado de la relación con el proveedor
Es muy importante mantener una comunicación activa y relevante con los proveedores indirectos. El seguimiento del rendimiento del proveedor indirecto difiere en gran medida al seguimiento del rendimiento del proveedor directo, el cual, por lo general, se hace a través de una plataforma de compras.
Es recomendable cuidar las relaciones con los proveedores, y por tanto, crear protocolos de análisis de rendimiento para conocer todo al detalle. Los software de compras cumplen un papel esencial para desarrollar una gestión de los gastos indirectos.
3. Revisar todo el gasto indirecto
Normalmente, el coste indirecto se encuentra fragmentado y los contratos y/o facturas pueden estar en cualquier lugar. Por ello, es importante la revisión de todo lo vinculado con este gasto y estudiar cualquier anomalía o cláusula, también, la renegociación de los contratos si fuera necesario. Para este tipo de gestiones es aconsejable contar con ayuda externa especializada si en la empresa no consta personal cualificado para ello.
4. Posicionar al mismo nivel al gasto directo e indirecto
La balanza tiene que estar equilibrada, ya que la gestión de ambos tipos de costes es igual de prioritaria para la empresa. Este hecho hace importante posicionar al gasto indirecto a la altura del gasto directo, para así facilitar su gestión de una forma más profesional y cuidada.
Ventajas del control de gastos indirectos
Una buena gestión de todos los gastos de la empresa, incluyendo los indirectos, te proporcionarán ventajas muy beneficiosas para tu negocio, tales como:
• Detectar gastos innecesarios: con el control de todos los costes podrás saber bien en qué te gastas el dinero, y evitar así, gastos innecesarios o superfluos.
• Permite hacer un análisis mensual: podrás ver qué está ocurriendo en la caja, qué entra y qué sale, y cómo optimizar todo este flujo a corto plazo. Tener esta imagen financiera de tu empresa te ayudará a plantear un presupuesto de gasto mensual.
• Una mejor negociación: al ser consciente de lo que gastas y de cuánto cuestan las cosas, estarás en posición de renegociar los precios con tus proveedores y así poder ahorrar.
• Evitar problemas a l/p: localiza aquellos gastos que son innecesarios y aquellos que son relevantes. Después de esto, deshazte de los no necesarios y céntrate en los que son primordiales para que estos sean lo más ajustados posibles. De esta manera, estarás invirtiendo correctamente tu presupuesto en costes y asegurando tu futuro.
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En la actualidad, no se puede vivir al margen de la tecnología. En los procesos de compras, los software de negociación electrónica han desarrollado una nueva vía más efectiva con la que poder gestionar eficientemente los gastos en este proceso.
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