El proceso de gestión de contratos es una de las tendencias actuales para la optimización de la gestión empresarial. Si no se maneja correctamente pueden afectar negativamente a la rentabilidad y productividad del negocio.

Hoy en día son muchas las empresas que administran su negocio con herramientas y estrategias obsoletas. Esto conduce a una gestión poco eficiente. 

En este sentido, Avanti Lean puede ofrecerte todos los instrumentos necesarios para evitar estos riesgos y ganar en control y eficiencia. Te mostraremos la importancia que tiene una buena gestión de contratos B2B. ¡Sigue leyéndonos!

 

¿De qué trata la gestión de contratos?

 

Como ya sabes, la gestión de contratos es el proceso que se encarga de coordinar todo el ciclo de vida del contrato. Abarca desde las solicitudes iniciales hasta su vencimiento y renovación.

Gracias a esta gestión, se administra la creación y ejecución de los contratos maximizando el rendimiento operativo y reduciendo el riesgo.

Es importante que sepamos organizar bien los contratos, pues de lo contrario se pueden generar grandes pérdidas en las empresas.

A continuación, vamos a presentarte algunas de las principales consecuencias que más afectan a las empresas en cuanto a una mala gestión de contratos:

-Pérdida de documentos.

-Perjuicios por pérdida de plazos y renovaciones.

-Demora en las negociaciones.

-Ausencia de estandarización de sistemas, procesos y cláusulas contractuales.

-Pérdida de tiempo en tareas manuales.

 

Digitalización de la gestión de contratos

 

Tal y como hemos comentado anteriormente, la gestión de contratos es un proceso que ocupa mucho tiempo. Por ello, surge la necesidad de contar con un programa que sea capaz de gestionarlos de manera automatizada y efectiva.

Un proceso de gestión digitalizado evitará un mayor número de errores. Las empresas están viendo en estos softwares una gran oportunidad de impulsar su desempeño y alcanzar objetivos. ¡No te quedes atrás!

Algunos beneficios de contar con un sistema automatizado de gestión de contratos son:

 

Seguridad y centralización

Los contratos suelen agruparse en carpetas físicas y generalmente sin ningún tipo de control. Por lo tanto, resulta un tanto complicado el llevar a cabo una gestión eficiente y segura de los documentos si no se sigue un sistema estandarizado de almacenaje.

 

 

Facilidad en la gestión de documentos

Al ser todo el proceso automatizado, se garantiza que todos tengan acceso a la misma información. De esta manera, se genera efectividad y se asegura que todos tengan las versiones actualizadas.

Podrás dejar atrás los días en los que tenías que notificar al resto del departamento la existencia de un documento actualizado. ¡Todos tendrán acceso a la misma información!

 

Ligereza del proceso

En la mayoría de los casos los contratos, y los documentos en general, quedan dispersos por las empresas. En ocasiones son incluso extraviados.

¡Nunca más! Gracias a la automatización todas las actividades de solicitud, notificaciones y tareas son mucho más sencillas. Podrás incluso establecer recordatorios automáticos que alerten a las partes involucradas para proceder a la revisión o firma del documento. ¡La digitalización llega a todas partes!

 

Acompañamiento de los vencimientos y renovaciones

En relación al punto anterior, todos los contratos tienen un vencimiento y fecha de entrega definida. Muchas empresas hacen la gestión y control de la validez y renovación a través del uso de plantillas. 

Gracias a la gestión de contratos de manera automatizada se pueden rastrear las fechas de renovación y avisar a los administradores con notificaciones. Además, se pueden generar informes que te avisen de la fase en la que se encuentra cada contrato. ¡Lo controlarás todo!

 

¿Cómo escoger el software ideal para la gestión de contratos?

 

Actualmente existen muchas herramientas que permiten gestionar los contratos entre empresas. Para asegurarte de elegir el mejor programa, debes exigir algunas características como las siguientes:

• 1. Almacenaje documentos en la nube. Es uno de los puntos clave que debe cumplir todo software. Así podrás centralizar los contratos y acceder a ellos cuando sea necesario desde donde sea necesario.

 

• 2. Fácil de usar e intuitivo. La finalidad del programa es ayudarte en tus tareas optimizando el máximo de tiempo. Debe ser una herramienta sencilla y fácil de utilizar.

 

• 3. Actualizado a la legislación vigente. Debe estar actualizado en relación a leyes y legislaciones relativas a convenios. 

 

• 4. Sincronización automática. Un factor esencial en la optimización de tareas es la posibilidad de la automatización de procesos. 

 

• 5. Seguridad y privacidad. No se puede pasar por alto la seguridad y privacidad cuando se hace mención a datos personales o acuerdos de confidencialidad. El software tiene que cumplir con ciertos estándares que garanticen la privacidad de los usuarios y los datos almacenados. De nada sirve ganar tiempo en procesos administrativos si luego se ve comprometida la privacidad de tu empresa y de tus clientes. 

 

Software Avant+

 

En Avanti Lean sabemos la importancia de contar con una herramienta capaz de simplificar y agilizar los documentos contractuales. Así se facilita la creación y envío de los contratos estandarizados.

Si sigues teniendo dudas sobre nuestros servicios, nuestros clientes nos avalan. Hemos conseguido ayudar a empresas de diversos sectores como Grupo Interbus, el RACC, Tessi Diagonal, Compass Group, Aegon o Banca March.

En el caso de AEGON, les ayudamos en la gestión de sus contratos a través de nuestra herramienta digital. Para conocer todos los detalles haz click aquí. ¡Déjate  convencer viendo lo que sabemos hacer! 

El Software Avant+ cuenta con un módulo de gestión de contratos que crea un repositorio común, lo que permite la gestión del flujo de revisión y aprobación de los mismos.

Gracias a esta plataforma podemos recibir alarmas e informes cada vez que tengamos que realizar una tarea. De este modo, se reducen en un 30% los tiempos administrativos.

Asimismo, se refuerza la seguridad de tu empresa, reduciendo así los riesgos legales y financieros.

Los beneficios que aporta este módulo a tu empresa son los siguientes:

Mayor control: te permite realizar un seguimiento online del estado de los contratos en tiempo real para los usuarios o perfiles autorizados

Fluidez: esta herramienta te permite tener una comunicación con los proveedores sencilla e intuitiva. ¡Se acabaron los malentendidos

Aumento de la productividad: Se estandarizan los procedimientos y la información de los contratos está unificada.

Eficiencia: tendrás una comunicación fluida entre las distintas áreas y los proveedores proveedores de tu empresa. ¡La comunicación es importante!

Facilidad de uso: tendrás una repositorio común de todos los contratos con clasificación y filtros configurables para facilitar el archivado y las búsquedas.

Transparencia: obtendrás una mayor visibilidad para todas las partes involucradas en relación a la gestión de contratos.

RSC: ¡Se acabó el papel! Ya no tendrás que estar utilizando la impresora para todo.

 

¿Por qué Avanti Lean?

En Avanti Lean contamos con una gran especialización y una dilatada experiencia gracias a nuestras herramientas. Por ello, te damos la oportunidad de alcanzar la excelencia y eficiencia en la gestión de contratos B2B. Podrás ahorrar costes y agilizar los procesos dentro de tu empresa consiguiendo un trabajo más efectivo y duradero.

Si aún dudas en contratar un servicio de gestión de contratos debes tener en cuenta que la competencia ya lo está utilizando. ¿Te vas a quedar atrás?

Queremos ayudarte a crecer. Por tanto, si tienes cualquier duda o quieres saber más sobre nuestros servicios, no dudes en contactar con nosotros. Nuestro equipo de especialistas se pondrá en contacto a la mayor brevedad. Estaremos encantados de ayudarte. ¿A qué estás esperando? ¡Haz que tu negocio crezca con Avanti Lean!