Actualmente, las negociaciones online están presentes en todos los ámbitos de nuestra vida, esto hace que las empresas necesiten plataformas intuitivas y actualizadas que les permitan realizar todas sus transacciones de forma clara y segura.
La práctica tradicional en la gestión de contratos muestra ineficiencias que solo pueden restarle eficacia a la organización. Ante ello, la integración de un servicio digitalizado ayudará a reducir las horas de trabajo y automatizar los procesos asociados a la gestión de contratos, generando así más valor para la empresa.
¿Conoce cómo puede un software ayudarte a implantar este cambio hacia la digitalización? En Avanti Lean te contamos todo lo que debes saber, ¡sigue leyendo este artículo!
¿Qué es la gestión de contratos?
En términos generales, cuando hablamos de gestión de contratos, hacemos referencia al proceso de administrar la creación, ejecución y análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y legal en una organización, reduciendo al mismo tiempo el riesgo.
Hoy en día, las compañías se enfrentan a una creciente presión para ahorrar costes, optimizar procesos y minimizar riesgos, por ello que estas se planteen nuevas formas de actuación.
Importancia de la gestión de contratos
A veces, se tiende a pensar que la gestión de un contrato finaliza con su firma, pero este pensamiento es erróneo; los contratos tienen un ciclo de vida después de su aceptación por las parte involucradas, para así garantizar que se cumplen los objetivos requeridos del mismo, por lo que tienen que ser controlados y evaluados hasta su fecha de fin.
Los contratos afectan a diversas áreas en una empresa, por lo que la manera en que son administrados puede inferir de forma relevante en las operaciones, el presupuesto, la atención al cliente e incluso en la imagen que proyecta la organización. Es por esto que una gestión de contratos eficiente mejora la productividad de la empresa, facilita el trabajo de los colaboradores y genera mejores resultados en su totalidad.
Beneficios de la utilización de un software para la gestión de contratos
Son múltiples los beneficios que puede aportar a tu empresa la gestión de contratos a través de un software adecuado. Algunos de ellos son:
• Reducción de los tiempos administrativos de tu empresa.
• Acceso inmediato a los contratos e información desde cualquier lugar.
• Ahorro de costes administrativos a través de la agilización de los procesos.
• Estandarizar la creación de contratos utilizando un conjunto de términos, condiciones y lenguaje legal que se aplica a un gran subconjunto de contratos.
• Establecer recordatorios automáticos, a través de alarmas, para alertar la revisión o firma del documento.
• Establecer KPI’s de gestión de contratos para hacer que los objetivos sean transparentes para toda la empresa.
• Transparencia para todas las partes en el proceso de contratos, lo cual le permite ver instantáneamente el estado de los mismos, identificar cuellos de botella y mejorar los tiempos de los ciclos de trabajo.
• Seguimiento a todos las acciones realizadas del contrato, ayudándole a documentar el cumplimiento normativo y reducir el tiempo necesario para realizar una auditoría.
• Reducción de riesgos legales y financieros.
6 consejos a tener en cuenta para elegir el software de gestión de contratos adecuado
Actualmente, existen numerosas plataformas que facilitan la gestión de los contratos en las organizaciones, es por ello que la cantidad de oferta puede resultar abrumadora, y por eso tenemos que tener en cuenta algunas características para asegurarnos una mejor elección. Algunas recomendaciones que debe exigir a un software de administración de contratos son:
1. Intuitivo y fácil de usar
2. Al día con la legislación
3. Almacenaje de documentos en la nube
4. Sincronización automática
5. Seguridad y privacidad
6. Creación de contratos
Desde Avanti Lean puedes cubrir todas tus necesidades contractuales, ya que contamos con productos que abarcan todas estas características y beneficios que te acabamos de contar.
Simplifica y agiliza la gestión de contratos, facilitando su creación y envío estandarizado, así como la gestión del flujo de revisión y aprobación, quedando registrados en un repositorio común lo que permite una considerable reducción del tiempo de dedicación a las tareas administrativas en un 30%.
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