La negociación es una de las situaciones más importantes dentro de una empresa. Conseguir acuerdos favorables con proveedores es el objetivo principal y la convicción y el poder de persuasión son algunos de los medios para conseguirlo. Es importante centrar en las fases de la negociación para intentar optimizar cada proceso y sacar la máxima rentabilidad.
Muchas compañías se resignan a llegar a acuerdos que apenas satisfacen sus necesidades y arriesgan la viabilidad de la compañía. Optimizar el proceso de negociación permitirá disponer de productos y servicios de mayor calidad e impulsar el crecimiento de la empresa.
¿Quieres saber cómo? A continuación, exponemos en este artículo de Avanti Lean las diferentes fases de negociación que existen.
Proceso de negociación
En cualquier ámbito laboral, la negociación es un asunto difícil de tratar en muchas ocasiones. La resolución de la negociación no siempre satisface a ambas partes, por lo que se pueden ver frustradas. Se pueden tomar diferentes posturas cuando hay un desacuerdo, como cancelar la negociación, apelar a la ley, buscar una solución o resignarse. Conocer los puntos claves durante la negociación es vital antes de planificar una reunión.
La eficacia en la negociación no depende tanto del modelo o estilo que se utilice, sino de adaptarse al transcurso del debate. La flexibilidad de ajustarse a las necesidades de la compañía, teniendo en cuenta las del otro negociador permitirá llegar a un consenso. Es clave adaptarse al contexto cambiante de la negociación y al interlocutor.
Está claro que cualquier negociación pasa por varias fases, a continuación te mostramos las más importantes.
1. Preparación
En cualquier negociación es necesario establecer y planificar unos objetivos, límites o posibles escenarios en los que intentaremos conseguir un acuerdo. Es importante familiarizarse con estos elementos para tener un buen conocimiento de ellos y tenerlos en cuenta durante todas las fases de la negociación.
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2. Planificación
Uno de los pasos más importantes para lograr el éxito en la negociación es planificar la reunión, los asistentes, el lugar donde se realizará y los contenidos a tratar. Tradicionalmente, las reuniones constaban de dos personas, sin embargo, en la actualidad con el crecimiento de las empresas puede haber más personas.
En reuniones de mucha importancia se reúnen equipos multidisciplinares por ambas partes. Si se realiza entre dos personas, puede realizarse por videollamada u organizando una comida informal. La relación con los proveedores puede ser complicada y es necesario establecer una relación sana y rentable para ambos.
3. Organización
Antes de la reunión, la empresa debe organizar las diferentes propuestas que va abordar durante la negociación, aquello que quiere conseguir. Las propuestas deben ser cautelosas y no es recomendable arriesgarse demasiado para no tener el rechazo inmediato de la otra compañía.
Es clave localizar el momento exacto de la negociación para introducir las propuestas para que la otra persona esté predispuesta a escucharla detenidamente y tenerla en cuenta.
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4. Negociación
Durante reuniones formales, se inicia la conversación presentando a los participantes, el proceso y los temas a tratar durante la negociación. Con el transcurso de la negociación es clave tomar nota de los puntos que se están tratando y dejar por escrito los acuerdos a los que se han llegado.
La reunión debe contar con una especie de moderador que establezca cada fase de la negociación y mantenga el equilibrio de la conversación.
En reuniones más informales no es necesario un procedimiento tan específico. Es importante respetar el tiempo asignado a cada punto por ambas partes y al finalizar realizar una evaluación de la reunión junto a los puntos solucionados. Los resultados de la negociación pueden ser los siguientes:
• Se llega a un acuerdo y se redacta el contrato.
• Se planea una nueva reunión para intentar llegar al acuerdo.
• No se llega a un acuerdo y ambas partes deciden no volver a reunirse.
5. Acuerdo
Llegados a este punto ambas partes redactan el acuerdo de manera que todo lo estipulado quede guardado por escrito. Debe realizarse de forma segura y firme para no caer en ambigüedades. Es primordial que ambas partes estén de acuerdo con lo escrito y si es necesario se firmará un contrato.
Para llegar al acuerdo, las condiciones propuestas deben satisfacer gran parte o todas las necesidades previstas de la empresa. Esta fase daría por finalizado el proceso de negociación. Es clave tener una estrategia o varias durante la negociación para satisfacer tus intereses y conseguir un acuerdo favorable.
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