Para celebrar Halloween hemos recopilado los principales errores en el proceso de compras que pueden llegar a ser verdaderas pesadillas para los compradores:
- FALTA DE PLANIFICACIÓN Y DE POLÍTICA DE COMPRAS
Un error muy común es no hacer una buena planificación inicial del proceso de compras. En cambio, es fundamental dedicar tiempo al desarrollo de la estrategia de adquisiciones y contrataciones, así como es muy importante tener implementada una buena política de compras, es decir un conjunto de normas que se deben cumplir en el proceso de compras.
- ERRORES EN LOS PEDIDOS
A todo el mundo puede pasar pedir un artículo que no tocaba o la cantidad equivocada. La solución está en la relación que tienes con tus proveedores. Si la relación es buena tan solo con comentárselo podrá solucionarse fácilmente.
La adopción de software que incluyan un protocolo que permita la aprobación de más de una persona es un salvoconducto contra errores como este en el futuro.
- RECIBIR PEDIDOS DAÑADOS
A veces las compras efectuadas no llegan en las mejores condiciones. El mal estado en el que nos llegan las compras es una de las dificultades que más impotencia puede producir a un responsable de compras, pues a pesar de una gestión correcta el objetivo no se ha cumplido. En este caso también, como en el anterior, es fundamental tener una buena relación con los proveedores, para que haya mutua comprensión para solucionar el problema cuanto antes.
- NEGOCIAR CON PROVEEDORES INFLEXIBLES
Con algunos proveedores parece que es imposible negociar, pero si no puede bajar el precio a lo mejor puede ceder en otros aspectos, como por ejemplo pagar el envío, o buscar un descuento en pedidos al por mayor, etc. Siempre hay margen para negociar…
- EXCEDERSE EN EL PRESUPUESTO
Si se tiene una herramienta de gestión presupuestaria se puede remediar fácilmente a este problema, porque se dispone un control del gasto en todo momento.
- NO ESTANDARDIZAR LOS PROVEEDORES Y NO EVALUAR SU DESEMPEÑO
Este punto es fundamental. No estandardizando el perfil del proveedor y trabajando bajo parámetros desiguales, existe un alto grado de exposición al riesgo sobre la calidad de materiales y servicios. De la misma manera es fundamental llevar un registro de evaluación cuantitativa por cada abastecimiento de los proveedores considerando factores de tiempo de reposición, cantidades atendidas, calidad, cumplimientos comerciales, entre otros. Con un software de compras como avant+ este proceso es rápido y sencillo.
- IGNORAR LA ROTACIÓN
Los materiales, como agentes del abastecimiento, son el punto de partida para determinar la frecuencia y cantidades a comprar. Todo comprador debe administrar sus recursos y su tiempo, y debe clasificar los materiales según la frecuencia de despacho.