Nuestros proveedores son la base de nuestras compañías y de nuestros Departamentos de Compras. Los necesitamos a ellos tanto como ellos a nosotros.
Cuanto mejores sean nuestros proveedores, mejores pueden ser nuestros productos. Por ello, la importancia de contar con un Procedimiento de Homologación de Proveedores.
¿Te gustaría conocer más sobre este proceso? Desde Avanti te mostramos más información en el siguiente artículo. ¡No te lo pierdas y sigue leyendo!
¿Qué nos puede aportar la homologación de proveedores?
La homologación de proveedores nos aporta las siguientes ventajas:
- Reducción de Costes: Relaciones basadas en la confianza.
- Menor riesgo: Sabemos la capacidad del proveedor.
- Mayor Calidad: El proveedor conoce nuestro estándar de Calidad y lo puede cumplir.
- Ahorro tiempo: Sabemos a qué proveedores dirigirnos al haberlos homologado.
Un proceso de Homologación de Proveedores evalúa si un proveedor está capacitado y acreditado para suministrar un determinado servicio o producto, de acuerdo a los requisitos de nuestra organización.
Que un proveedor esté homologado no supone que la empresa esté obligada a comprar sus productos, sino que está capacitado y acreditado para hacerlo.
¿Cuál es su objetivo?
El objetivo final de un proceso de homologación de proveedores es disponer de una lista de proveedores aprobados/autorizados que cumplen con las necesidades de nuestra compañía. Pero el hecho de estar homologado no implica que haya que realizar las compras a ese proveedor.
La elección del proveedor forma parte de la Selección de Proveedores no de la Homologación de Proveedores.
¿Qué evalúa este proceso?
La homologación de proveedores busca evaluar aspectos tan importantes como:
- Capacidad de Producción: El proveedor deberá de ser capaz de suministrar nuestros requerimientos en tiempo y forma. Para ello debemos de informar al proveedor de nuestras estimaciones de consumos.
- Certificaciones de Calidad: Si es necesario que nuestro proveedor tenga implantado algún Sistema de Calidad: ISO 9001, 14001,…
- Certificados de productos: Si necesitamos que los productos que nos suministra estén certificados o clasificados.
- Trazabilidad de productos: Cuando es requisito imprescindible que exista un sistema de trazabilidad del producto que nos suministra.
- Solvencia Financiera: Comprobación de que el proveedor esté al corriente del pago de sus obligaciones financieras con el Estado, sus trabajadores y sus propios proveedores.
- Requerimientos técnicos: Que el producto o servicio que suministra cumple los criterios técnicos y de calidad necesarios por nuestra empresa.
- Atención al Cliente: Que el proveedor disponga de un servicio de atención al cliente al que dirigirnos.
- Plazo de entrega: Muy importante comprobar que el plazo de entrega del producto encajará en una futura necesidad de nuestra compañía.
- Incoterms: Aclarar desde un principio cuál es el incoterm que se aplicará a nuestras compras.
- Coste: El producto que vende nuestro proveedor debe de tener un precio, al menos, competitivo o similar al que nosotros necesitamos. Si el coste es desorbitado, nunca podremos comprarle.
- Responsabilidad Social Corporativa: Saber si el proveedor contribuye activa y voluntariamente al mejoramiento social, económico y ambiental. La RSC debería de ser un “MUST” siempre.
- Embalaje de producto: Comprobar que el embalaje de sus productos cumple con nuestras necesidades.
- Penalizaciones por incumplimiento: Necesitamos saber a qué está dispuesto nuestro proveedor en caso de incumplir los plazos de entrega o los requisitos técnicos o de calidad de su producto.
- Atención Post-Venta: En algunos casos es muy importante la atención post-venta, incluso 24h 365 días al año, dependiendo del tipo de producto.
¿Qué hay que hacer antes del proceso?
Y todo lo que se nos pueda ocurrir que pueda ser un requisito necesario para poder suministrar a nuestra compañía.
Nosotros como clientes, también tenemos la obligación de comunicar a nuestros proveedores la siguiente información previa a la homologación:
- Criterios de aceptación de sus productos.
- Método de control.
- Criterio para la “Des-homologación”.
- Periodicidad de las evaluaciones (anuales, semestrales,…).
- Posibilidad de realización de auditorías externas.
- Niveles de proveedor (Homologado, Preferente, Aprobado, Inaceptable).
- Posibles arbitrajes.
Existen teorías que eliminan de la Homologación tanto el coste como el plazo de entrega, para tenerlo en cuenta tan sólo en la Selección y Evaluación de Proveedores. Pueden ser datos imprescindibles que pueden descartar la homologación de algún proveedor. Si su coste y plazo de entrega está muy por encima de nuestra media, se debe de comunicar al proveedor. En caso de no tener posibilidad de mejorarlo, no se homologará directamente a ese proveedor. Por eso, es importante tenerlo en cuenta en esta fase inicial. Eso no implica que más adelante el proveedor mejore estos parámetros y pueda someterse de nuevo a un proceso de Homologación.
Finalmente, se definirán Informes de Homologación donde quedarán reflejados todos los pasos y conclusiones obtenidas en la fase anterior.
¿Qué ocurre luego?
El proceso da como resultado una Lista de Proveedores Homologados o Pool de Proveedores que deberá ser difundida a todas las personas de la compañía con responsabilidades de compra, de manera que no se pueda comprar a proveedores no incluidos en la lista.
Por supuesto, hay que definir una periodicidad para “Re-homologar” a nuestros proveedores y realizar una nueva evaluación de los mismos. En algún caso habrá “Des-homologaciones” por incumplimiento de nuestros requerimientos.
Estamos homologando proveedores, es decir, asegurándonos que cumplen con las necesidades teóricas que nuestra compañía requiere. El hecho de que un proveedor esté homologado no supone que la empresa esté obligada a comprar sus productos, sino que está capacitado y acreditado para hacerlo.
Una vez homologado el proveedor será el momento de realizar la Selección de Proveedores en la que, una vez homologado, se estudia a fondo qué proveedor tiene mejores costes, plazos de entrega, entre otros, mediante un sistema de Evaluación y Selección.
Escrito por Iván Fernández